Tipps zur Optimierung der Microsoft Office-Nutzung im Unternehmen

Effizientes Arbeiten ist für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich, dies gilt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Microsoft Office bietet zahlreiche Tools und Funktionen, um die Produktivität zu steigern, die Kommunikation zu verbessern und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Optimieren Sie Ihren Arbeitsalltag im Unternehmen mit unseren besten Produktivitätstipps für Microsoft Office. Erfahren Sie im folgenden Artikel, wie Sie Tastaturkürzel verwenden, Aufgaben automatisieren und Office effizienter nutzen können.

Microsoft Office für Unternehmen

Microsoft Word ist in den meisten Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Mit seinen zahlreichen Funktionen steigert es die Produktivität erheblich. Als eine der beliebtesten Geschäftsanwendungen der Welt hilft MS Office Millionen von Menschen, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Egal, ob Sie Anfänger oder erfahrener Benutzer sind: Wenn Sie eine Microsoft Office Lizenz kaufen – wobei übrigens auch der Kauf von gebrauchten Softwarelizenzen rechtsicher und deutlicher günstiger als der Erwerb neuer Lizenzen ist -, können Sie mit dieser Software eine Vielzahl von Aufgaben erledigen.

Doch viele schöpfen das Potenzial dieses Tools noch nicht aus. Es bietet eine Fülle von produktivitätssteigernden Funktionen, die nur wenige kennen.

Das sind die besten Office-Funktionen und -Features für mehr Produktivität

1. Schreibstil optimieren

Haben Sie Schwierigkeiten, den richtigen Ausdruck für Ihren Text zu finden? Der Microsoft Editor ist ein intelligenter Rechtschreibassistent, der Stilempfehlungen für Word, Outlook und Webportale wie Facebook und Gmail gibt. Das Programm prüft nicht nur Grammatik und Rechtschreibung, sondern auch Schreibstil und Ausdruck - und das in Echtzeit in über 20 Sprachen und über verschiedene Programme und Webportale hinweg, einschließlich Social-Media-Plattformen wie:

• Twitter
• LinkedIn
• Facebook

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre Schreibfähigkeiten verbessern können, klicken Sie in Word auf die Schaltfläche "Editor" mit dem Stift in der rechten oberen Ecke.

2. E-Mails von Cortana vorlesen lassen

Mit dem persönlichen Produktivitätsassistenten von Microsoft (Cortana) können Sie Ihren Arbeitsalltag noch produktiver gestalten. Cortana hilft Ihnen, Zeit zu sparen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. So müssen Sie beispielsweise nicht mehr vor dem Bildschirm sitzen, um Ihre E-Mails abzurufen. Der Assistent von Microsoft liest Ihnen Ihre eingehenden Nachrichten auf Knopfdruck vor. Klicken Sie einfach auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie im Dropdown-Menü die Funktion "Vorlesen". Cortana beginnt dann, Ihre E-Mails vorzulesen. Sie können die Funktion jederzeit anhalten oder zu einem anderen Absatz springen. So können Sie sich währenddessen anderen Aufgaben widmen und bleiben trotzdem über Ihr elektronisches Postfach informiert.

3. Vertrauliche Dokumente im Privat-Tresor schützen

Besonders sensible Daten verdienen einen speziellen Schutz. Dafür bietet Microsoft OneDrive den persönlichen Safe. In diesem geschützten Bereich können Sie Ihre wichtigsten und vertraulichsten Dateien und Fotos sicher aufbewahren und trotzdem bequem von überall darauf zugreifen. Die Dateien in diesem Ordner sind durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt und der Zugriff wird automatisch einige Minuten nach dem Ablegen gesperrt. Um den Safe zu nutzen, klicken Sie in OneDrive auf "Personal Vault" und folgen Sie den Einrichtungsschritten.

4. Versendete E-Mail zurückholen

Wer kennt das nicht: Sie wollen eine wichtige E-Mail an einen Kunden schicken, sind aber abgelenkt. Und schon ist es passiert - ein peinlicher Rechtschreibfehler unterläuft Ihnen beim Versenden und der Anhang fehlt. Mit Outlook kein Problem! Das E-Mail-Programm bietet eine Rückruffunktion für Nachrichten. Gehen Sie einfach in den Ordner "Gesendete Objekte" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Aktion > Diese Nachricht zurückrufen". So können Sie ungelesene Kopien der Nachricht löschen oder durch eine neue ersetzen. Auf diese Weise bemerkt der Empfänger Ihren Fehler nicht.

Fazit

Office von Microsoft ist unverzichtbar, wenn Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen verbessern wollen. Es ermöglicht Ihnen und Ihrem Team die einfache Erstellung von Dokumenten und erleichtert die Korrespondenz mit wichtigen Kunden. Nutzen Sie MS Office, um die beschriebenen Funktionen optimal zu nutzen und den Einsatz von Office in Ihrem Unternehmen zu maximieren.

Bilder: unsplash/Ed Hardie/Clint Patterson