Der Beginn einer Serie im Report: Wir ­räumen mit den gängigsten Mythen im Kontext des Arbeitsplatzes der ­Zukunft auf und geben ­Empfehlungen für die Umsetzung.

Modernes Arbeiten ist über die letzten Jahre zu einem absoluten Trendthema geworden und hat das Potenzial, die Arbeitswelt umfassend und nachhaltig zu verändern. Unter den Begriffen »Workshifting«, »Zukunft der Arbeit«, »Arbeitswelt 4.0« und »New Work« wird all das verstanden, was sich auf ständig neue technologische Möglichkeiten und Innovationen, den Generationen- und Wertewandel sowie neue Modelle der Zusammenarbeit zurückführen lässt.

Wir haben die häufigsten Mythen im Kontext des Arbeitsplatzes der Zukunft zusammengefasst und geben Denkanstöße, wie Unternehmen schon heute den Arbeitsplatz von morgen gestalten können. Mit den beschriebenen Mythen – und darüber hinaus – beschäftigen wir uns tagtäglich in unseren Beratungsprojekten und unterstützen Unternehmen dabei, die individuell passenden Antworten zu finden.

Mythos 1: Die E-Mail ist tot

Für viele Menschen ist der Arbeitsalltag mittlerweile zu einer Belastung geworden: Ständige Arbeitsunterbrechungen in Verbindung mit Aufgaben, die ein konzentriertes Arbeiten benötigen, verringern zunehmend die Produktivität. Zu den typischen Arbeitsunterbrechungen gehören immer noch E-Mails. Bildlich könnten die ständigen Unterbrechungen so beschrieben werden, dass einem Marathon-Läufer alle zehn Minuten das Schuhband aufgeht. Unter Umständen wird er es so ins Ziel schaffen, eine Bestzeit ist jedoch kaum vorstellbar. Um Unterbrechungen radikal zu reduzieren, wurde in manchen Organisationen versucht, die Kommunikation via E-Mails dramatisch einzuschränken. So versuchte ein französisches Technologieunternehmen 2011 mit seiner Zero-­E-Mail-Kampagne auf  ­diese Problematik hinzuweisen und binnen drei Jahren intern völlig auf E-Mails zu verzichten. Ein Ansatz, über den Jahre später nichts mehr zu lesen oder zu hören war.

Für Jugendliche spielt E-Mail bereits seit einigen Jahren eine eher untergeordnete Rolle. Hier sind mobile Messenger-Angebote angesagt: Studien zufolge kommunizieren die meis­ten Jugendlichen über WhatsApp,  nutzen Instagram und Snapchat regelmäßig. Face­book hingegen verwendet mittlerweile nur noch ein Viertel aller Jugendlichen. Doch lässt sich dieser Umstand auch auf die Arbeitswelt anwenden? Ja, denn der Trend geht auch bei der Zusammenarbeit immer stärker zum virtuellen Arbeitsraum, in dem sich beispielsweise Projektteams treffen, asynchron kommunizieren und zusammenarbeiten. Exemplarisch sei hier Citrix Podio und Intrexx genannt. Solche Lösungen können als Social-Collaboration-Plattformen beziehungsweise Social-Intranets bezeichnet werden. Die Anwendungen gehen aber weit über die des Projektmanagements hinaus: Sämtliche Abteilungen eines Unternehmens können darüber ihre Arbeit abwickeln, Dokumente teilen und ablegen, Beiträge verfassen, kommentieren und liken. Darüber hinaus können auch Aufgaben transparent zugewiesen werden. Alle beteiligten Personen kommunizieren so transparent über eine zentrale Plattform, ohne eine einzige E-Mail zu schreiben.

ExpertInnen sprechen bereits seit einigen Jahren von einem anhaltenden Trend, bei dem sich die Kommunikation von E-Mail zu Social-Collaboration-Plattformen verschiebt. Eine Befragung von Deloitte aus dem Jahr 2016 zeigt, dass 76 % der befragten Führungskräfte davon ausgehen, dass die E-Mail zunehmend von komplexeren (differenzierten) digitalen Tools verdrängt werden wird.

Dennoch wird die E-Mail in absehbarer Zukunft kein Arbeitsmittel der Vergangenheit werden, sondern zentrales Werkzeug in der internen und externen Unternehmenskommunikation bleiben. Hier liegt es an den Unternehmen, sinnvolle Regelungen einzuführen, die für einen verantwortungsbewussten und effektiven Einsatz sorgen – zum Wohle des Unternehmens und der MitarbeiterInnen.

Mythos 2: Eine Kommunikationslösung für alle Anwendungsfälle reicht

Mit richtiger E-Mail-Kommunikation und Social-Collaboration-Plattformen können Sie zwar bereits effizienter, effektiver sowie unabhängig von Zeit und Ort kommunizieren, damit auskommen werden Sie vermutlich nicht. Um bereits heute die Kommunikationsweichen nachhaltig zu stellen, müssen Unternehmen und deren MitarbeiterInnen mit zusätzlichen, synchronen Kommunikationswerkzeugen ausgestattet werden.

Bewährt haben sich hier leichtgewichtige Online-Meeting-Lösungen, welche auf der TeilnehmerInnenseite keine Installation oder Konfiguration erfordern. Klassische Besprechungen können so effektiv und effizient in den virtuellen Raum verlagert werden. Die Einsatzbereiche sind dabei vielseitig: von der internen Besprechung mit mehreren MitarbeiterInnen über den schnellen Austausch mit entfernt arbeitenden KollegInnen bis hin zu Verkaufsgesprächen und Vertragsverhandlungen mit KundInnen. So helfen Lösungen, wie GoToMeeting, ortsunabhängig zusammenzuarbeiten und dabei Reisezeit und -kosten deutlich zu reduzieren.

Bild oben: Daniel Holzinger: »Erwarten Verschiebung der Kommunikation von E-Mail zu Social-Collaboration-Plattformen.« 

Darüber hinaus lassen sich lange E-Mail-Konversationen durch spontan einberufene Online-Meetings zur schnellen Abstimmung ersetzen. Grundlage dafür ist eine nachhaltige, im Unternehmen verankerte Online-Meeting-Kultur, deren Etablierung eine Führungsaufgabe ist. Mit Werkzeugen zur besseren Zusammenarbeit, wie Online-Meetings oder Webinaren stehen technologisch ausgereifte Lösungen zur Verfügung, welche nötig sind, eine solche Kultur zu schaffen. Nur dadurch erschließen sich die vollen Potenziale einer alltäglichen Zusammenarbeit mit MitarbeiterInnen, KundInnen und GeschäftspartnerInnen über räumliche Distanzen hinweg. So kommunizieren Sie ganz wie gewohnt von Mensch zu Mensch, als wären diese im gleichen Raum wie Sie selbst.

Damit dies gelingt, ist es wichtig, bei der Auswahl der Lösungen auf einfachste Bedienung zu achten, damit sie so selbstverständlich wie ein Festnetztelefon genutzt werden können. Wenn Sie erst ein Handbuch studieren müssen, bevor Sie ein Online-Meeting oder eine Videokonferenz durchführen können, haben Sie sich schon für die falsche Lösung entschieden. Gehen Sie niemals davon aus, dass Ihre MitarbeiterInnen oder  Ihre TeilnehmerInnen erst ein Handbuch durcharbeiten, um mit Ihnen zusammenarbeiten zu können.

Heutzutage gibt es nicht nur eine singuläre Kommunikationslösung, sondern eine Vielzahl von Werkzeugen, die sich im Idealfall auch miteinander vernetzen lassen und sinnvoll ergänzen. Beispielsweise können MitarbeiterInnen Online-Meetings aus einer Social-Collaboration-Plattform oder einem Instant-Messenger heraus starten. Der Vorteil einer solchen Integration: Die Kommunikation kann sowohl synchron wie auch asynchron zwischen allen Beteiligten erfolgen. Alle TeilnehmerInnen haben dadurch, parallel zur Bildschirm-, Ton- und Videoübertragung, auch Zugriff auf relevante Dokumente und können Aufgaben und Arbeitsfortschritte gemeinsam dokumentieren.

Sollen große Gruppen mit bis zu mehreren tausend Personen gleichzeitig ortsunabhängig angesprochen werden, bieten Webinare, eine Sonderform von Online-Meetings, eine ideale Erweiterung. Das Wort Webinar setzt sich aus den Wörtern Web und Seminar zusammen. Die Einsatzgebiete von Webinaren sind vielfältig und reichen von virtuellen Marketingveranstaltungen über interne und externe Schulungen bis hin zu überregionalen Company-Meetings.

Fortsetzung folgt: Im nächsten Telekom & IT Report beschäftigen wir uns mit Mythen zu den Themen Work-Life-Balance, MitarbeiterInnen­führung und Büroarbeitsplatz (Link).