Zeitgewinn am Arbeitsplatz

Im zweiten Halbjahr 2025 wurden Büromitarbeiter aus unterschiedlichen Branchen in ganz Österreich zu ihren GenAI-Nutzungserfahrungen online befragt. Die Daten von mehr als 1.000 Personen flossen in die Auswertung ein. 60 % der Teilnehmer*innen arbeiten in KMU, 40 % in großen Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten. Zwei Ergebnisse vorweg: Die Nutzung von generativer KI (GenAI) am Büroarbeitsplatz lohnt sich. Und das ungenutzte Potenzial ist groß. Der Großteil der Befragten steht in der GenAI-Lernkurve allerdings erst am Anfang – 70 % gaben an, über Anwendungserfahrung von weniger als einem Jahr zu verfügen.

Dennoch zeigen sich schon jetzt positive Effekte. Untersucht wurde unter anderem die wöchentliche Zeiteinsparung durch GenAI am Arbeitsplatz. Bedingt durch die erst kurze Anwendungsdauer gaben nur rund 20 % an, dass sie wöchentlich ungefähr einen halben bis einen ganzen Arbeitstag durch GenAI-Nutzung gewinnen. Die übrigen Teilnehmer*innen lagen darunter. Bei intensiverer Nutzung birgt GenAI also die Möglichkeit, mindestens vier bis acht Stunden Arbeitszeit pro Woche einzusparen. Auf der rechnerischen Grundlage einer 40-Stunden-Woche entspricht dies immerhin einem Zeitgewinn von 10 bis 20 %. Wenn Unternehmen sich darauf fokussieren, die Nutzung von GenAI gezielt zu fördern, ließen sich erhebliche Produktivitätsgewinne erschließen.

Bild: Michael Bartz, Professor am IMC Krems, leitet das Forschungsprojekt »Produktivitätssteigerung durch GenAI«.

Die Studie zeigt zudem auf, wie der Zeitgewinn durch die Arbeitnehmer*innen genutzt wird. Nur ein Viertel der Nutzer*innen gibt an, die gewonnene Zeit für sich persönlich zu nutzen, also entweder kürzer zu arbeiten oder längere Pausen einzulegen. 60 % investieren hingegen die Zeitgewinne wieder in die Arbeit, indem sie mehr Aufgaben pro Tag erledigen und raschere Ergebnisse liefern. Alternativ nutzt mehr als die Hälfte der Mitarbeiter*innen die gewonnene Zeit auch regelmäßig als Freiraum für höherwertige Aufgaben, z. B. kreative Tätigkeiten. Die Produktivitätsgewinne durch GenAI fließen somit ins Unternehmen zurück.

Grafik: Verwendung durch GenAI gewonnener Arbeitszeit

Allerdings fallen die KI-Potenziale nicht vom Himmel. Damit die KI-Nutzung am Arbeitsplatz ins Laufen kommt, sind Investitionen erforderlich. Das IMC Krems identifizierte dafür konkrete Ansatzpunkte, die nicht nur mögliche Kosteneinsparungen, sondern auch Veränderungen in der Organisation einschließen. Um konkretere Ergebnisse zu liefern, wird die Studie unter Leitung von Michael Bartz noch weiter fortgesetzt. Der Einstieg ist weiterhin möglich: Mitarbeiter*innen und Führungskräfte sind eingeladen, als ersten Schritt den Fragebogen auszufüllen (https://ww3.unipark.de/uc/KI-Produktivitaet2025). In einem zweiten Schritt ist die Teilnahme an kostenfreien Vergleichs- und Austauschworkshops möglich. In »Simulationsworkshops« werden KI-Transformations-Landkarten entwickelt – danach ist klar, welche Schritte im Unternehmen zu gehen sind.

Finanziert wird das dreijährige Forschungsprojekt durch das Land Niederösterreich. Als Partner fungiert das IT-Unternehmen MBIT, das ein Analyse- und Bewertungstool für KI-Potenziale in Unternehmen entwickelt.