Im Vertragsmanagement spielen schnelle Entscheidungen, der einfache Zugriff auf Dokumente sowie ein kompakter Überblick über vorhandene Informationen in der Organisation eine bedeutende Rolle. Mit "Fabasoft Contracts" liefert der österreichische Cloud-Pionier Fabasoft gemeinsam mit seiner Tochter Mindbreeze eine Software für Vertragsmanagement, die Suchfunktionen und angewandte künstliche Intelligenz erfolgreich vereint. Robin Schmeisser, Geschäftsführer Fabasoft International Services, dazu im Gespräch.

Report: Warum sollten Unternehmen auf die Lösung Fabasoft Contracts setzen? Welchen Bedarf sprechen Sie damit an?

Robin Schmeisser: Dezentrale Ablagestrukturen, manuell geführte Vertragslisten und Fristenkalender stellen Unternehmen aus allen Branchen vor enorme Herausforderungen im täglichen Vertragsmanagement. Der mangelnde Überblick über die vorliegenden Verträge sowie die darin enthaltenen Rechte und Pflichten resultiert in dem latenten Risiko, wichtige Informationen zum entscheidenden Zeitpunkt zu übersehen. Die Folge sind vermeidbare Mehrkosten und in manchen Fällen erhebliche Geschäftsrisiken. Die betroffenen Abteilungen lösen dieses Problem generell mit einem hohen Ressourceneinsatz. Das ist wertvolle Zeit, die an anderer Stelle fehlt.

So entstand die Idee, ein Produkt zu entwickeln, das Antworten auf diese Hürden im Arbeitsalltag gibt und zugleich durch die Nutzung künstlicher Intelligenz den Weg in die digitale Vertragswelt signifikant abkürzt. Die bewährte KI-Technologie unserer Business Unit Mindbreeze kommt zum Einsatz, um durch Analyse und Extraktion der benötigten Metadaten aus Verträgen digitale Vertragsakten zu erstellen. Nach einfachem Drag-and-drop stehen unmittelbar übersichtliche Vertragslisten, automatisiertes Fristenmanagement und auch mobile Anwendungen zur Verfügung. Risiken manueller Erfassung und Zeitaufwand hierfür gehören damit der Vergangenheit an.

Report: Was wurde dabei aus Ihrer Sicht besonders gut gelöst?

Schmeisser: Unsere Lösung Fabasoft Contracts ist die Essenz aus 30 Jahren Erfahrung im Handling dokumentenintensiver Prozesse, beschleunigt durch künstliche Intelligenz. Das Standardprodukt für digitale Vertragsverwaltung besticht durch das umfassende und vollständige Funktionsspektrum, die intuitive Bedienung und die sofortige Verfügbarkeit, ohne IT-Projekt.

Es fällt schwer, aus diesem Gesamtpaket ein oder zwei Aspekte hervorzuheben. Das Angebot einer unverzüglich einsetzbaren künstlichen Intelligenz ist definitiv ein Alleinstellungsmerkmal mit hohem Mehrwert für Unternehmen und Anwender. Die Möglichkeiten, auch mobil jederzeit und jederorts mit benutzerfreundlichen Apps auf Unterlagen und Informationen zuzugreifen sowie externe Partner dabei – beispielsweise mit der systemeigenen digitalen Signatur gemäß eIDAS-Standard – einfach im Prozess einzubinden, stellen in einer mehrfach zertifizierten und testierten, äußerst sicheren Cloudplattform ebenfalls besonders gute Lösungen dar.

Einer meiner persönlichen Favoriten ist, neben der intelligenten semantischen Volltextsuche, die Zeitreise. Im revisionssicheren Vertragsarchiv lässt sich der Zustand eines Dokuments, einer Vertragsakte oder des gesamten Vertragsbestandes zu jedem historischen Zeitpunkt ganz einfach nachvollziehen. Der Überblick und die lückenlose Nachverfolgung jeglicher Anpassungen sind immer gegeben.

Die weiteren Vorteile der KI- und cloudbasierten Software von Fabasoft liegen im integrierten Fristenmanagement mit Outlook-Anbindung sowie in für Benutzer individuell gestaltbaren Vertragslisten und Dashboards. Übersichtliche, automatisierte, medienbruchfreie Prozesse machen Fabasoft Contracts zu einem unverzichtbaren Werkzeug für effizientes und sicheres Vertragsmanagement.

Report: Welchen Herausforderungen sind Sie in der Umsetzung begegnet?

Schmeisser: Das Training der künstlichen Intelligenz war sicher eine Aufgabe, die besonderen Einsatz erforderte. Der Schlüssel, um hochwertige Ergebnisse bei der Vertragsanalyse durch KI zu erzielen, lag im Fokus auf den zentralen Metadaten für das Vertragsmanagement: Partner, Fristen, Klassifizierung der Vertragsart und Vertragssummen. Dadurch ist gezieltes Lernen möglich. Die Sprache in Verträgen gestaltet sich sehr homogen, dennoch finden sich immer wieder neue Beispiele, die die künstliche Intelligenz noch nicht versteht. Deswegen war es wichtig, von Beginn an weiterführendes, laufendes Training mitzudenken und für sehr spezielle Verklausulierungen die künstliche Intelligenz durch regelbasierte Extraktionsmethodik zu begleiten. Damit vermeidet man, neuronale Netze auf im Gesamtkontext kaum relevante Fälle zu trainieren, während sie dennoch in der Lage sind, Daten zu extrahieren.

Report: Was ist prinzipiell das Kerngeschäft Ihres Unternehmens? Wer sind Ihre Kunden?

Schmeisser: Fabasoft zählt zu den führenden Softwareproduktunternehmen und Cloud-Dienstleistern für digitale Dokumentenlenkung sowie elektronisches Dokumenten-, Prozess- und Aktenmanagement in Europa. Zahlreiche namhafte Privatunternehmen und Organisationen der öffentlichen Hand vertrauen seit mehr als drei Jahrzehnten auf die Qualität und Erfahrung von Fabasoft. Dazu gehören Siemens, ÖBB, Österreichische Post AG, voestalpine, Telekom Austria, Spar, Palfinger und viele mehr.

Die Produkte von Fabasoft dienen der Digitalisierung, Vereinfachung, Beschleunigung und Qualitätssteigerung von Geschäftsprozessen. Kunden profitieren durch orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf Informationen, angewandte künstliche Intelligenz, schnellere Arbeitserledigung sowie durch verbesserte Compliance.

Weitere Infos unter www.fabasoft.com/de/produkte/fabasoft-contracts und Video