Die Fortsetzung der Serie im Report: Wir räumen mit den gängigsten Mythen im Kontext des Arbeitsplatzes der Zukunft auf und geben Empfehlungen für die Umsetzung in Organisationen.

In der vergangenen Ausgabe (Telekom & IT Report, 6/2018) wurden die Mythen »Home-Office ist nicht mehr zeitgemäß«, »Work-Life-Balance löst alle Probleme« und »Mitarbeiterführung über Distanzen funktioniert wie vor Ort« diskutiert. Das Magazin ist online auf report.at unter ­E-Paper/Telekom & IT Report abrufbar.

Mythos 6: Der eigene Büroarbeitsplatz verliert an Bedeutung

Oberflächlich betrachtet könnte man bei so manchem Vorzeigeprojekt im Kontext Arbeitsplatz der Zukunft den Eindruck gewinnen, dass es primär um die Optimierung der zur Verfügung stehenden Bürofläche geht. In diesem Zusammenhang hört man sehr oft, dass rund 20 Prozent der Schreibtische eingespart werden können. Als Ergebnis neu gestalteter Büros zeigen sich die Arbeitsplätze heute farbenfroher, heller und wesentlich moderner. Statussymbole, wie das Einzelbüro verlieren dabei zum Leidwesen älterer Generationen kontinuierlich an Bedeutung. Im modernen Büro wird an unterschiedlichen Stellen zusammengearbeitet, häufig sind Tische MitarbeiterInnen nicht mehr fix zugeordnet und über neue Ideen wird in sogenannten Begegnungszonen nachgedacht. Auch Rückzugszonen, die ein konzentriertes Arbeiten ermöglichen, werden verstärkt angeboten.

Jedoch eignet sich diese Form der Flexibilität nicht für alle Bereiche eines Unternehmens beziehungsweise stößt diese auf Widerstände. Beispielsweise benötigen MitarbeiterInnen in der Buchhaltung, im Empfangsbereich, im Vertriebsinnendienst oder etwa im Marketing weiterhin feste Arbeitsplätze innerhalb der Büro­räumlichkeiten. Auch MitarbeiterInnen, die sich schlicht und einfach nicht täglich einen neuen Arbeitsplatz suchen möchten und mit der geforderten Flexibilität nicht gut zurechtkommen, wünschen sich künftig einen fixen Schreibtisch.

Obwohl wir heute mittels moderner Technologie weitgehend unabhängig von Ort und Zeit zusammenarbeiten können, ist ein regelmäßiges Ausweichen auf das Home-Office nicht immer möglich. Insbesondere dann, wenn die erforderlichen Voraussetzungen an den Arbeitsplatz zu Hause nicht erfüllt werden können.

Es ist daher wichtig, MitarbeiterInnen von Anfang an in die Raumplanung miteinzubeziehen und eine ausführliche Analyse der individuellen Bedürfnisse sowie der Bedürfnisse der jeweiligen Abteilung zu erstellen. Erst anschließend können die passenden Räumlichkeiten, die produktives Arbeiten ermöglichen, zur Verfügung gestellt werden.

Mythos 7: Gute IT-Lösungen brauchen viele Funktionen

In der Tat werden heutzutage Lösungen zur Zusammenarbeit kontinuierlich um eine Fülle neuer Funktionen erweitert, die »normale« AnwenderInnen vermutlich niemals einsetzen werden. Neue Funktionen, die die Produktivität erhöhen sollen, erzielen meistens gegenteilige Effekte, da die Bedienung dadurch komplexer wird. Im ungünstigsten Fall werden die grundlegenden Funktionen nicht mehr gefunden, was negative Implikationen auf das Nutzungsverhalten haben kann. Nur sehr wenige Anbieter haben es geschafft, Lösungen für die Kommunikation und Zusammenarbeit einfach zu machen und die Funktionen konsequent auf das Wesentliche beziehungsweise das Benötigte zu beschränken.

Im Kontext des Arbeitsplatzes der Zukunft ist es essenziell, besonders einfach zu bedienende Lösungen auszuwählen und gleichzeitig bei der benötigten Funktionalität keine Abstriche zu machen. Erst dadurch entsteht eine breite Akzeptanz bei den MitarbeiterInnen und eine hohe Nutzung. Nur durch die konsequente Verankerung der Lösungen in bestehende und neue Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesse lassen sich die damit einhergehenden und gewünschten Produktivitätseffekte für das Unternehmen freisetzen und nachhaltig erschließen.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass die eingesetzten Lösungen einen möglichst hohen Sicherheitsstandard aufweisen, um den strenger gewordenen Datenschutzgesetzen zu entsprechen. Aufgrund der Vielzahl der unterschiedlichen Lösungen mag die Auswahl keine leichte Aufgabe sein. Eine ältere Weisheit passt auch hier sehr gut: Wer es zuerst schwer hat, hat es danach leicht – und umgekehrt.

Mythos 8: Vertrauen entsteht von alleine

Der Themenkomplex modernes Arbeiten und Workshifting ist eng mit dem Begriff Vertrauen verbunden. In diesem Zusammenhang hört man immer öfter von Vertrauensarbeitszeit – auch wenn der Gesetzgeber diese nicht kennt. Weitaus wichtiger ist eine unternehmensweite Vertrauenskultur.
Im Idealfall vertrauen sich dabei Teammitglieder und MitarbeiterInnen untereinander und auch zwischen MitarbeiterInnen und Führungskräften gibt es eine substanzielle Vertrauensbasis.

Vertrauen ist dabei eng mit einer ergebnisorientierten Führung verbunden. MitarbeiterInnen übernehmen Verantwortung für Ergebnisse und haben die Möglichkeit, sich sinnstiftend einzubringen. Vertrauen legt dabei die Basis für mehr Flexibilität, also wo, wie und wann Arbeit erledigt wird. Um diesen Idealfall zu erreichen, wird kein einmaliges Projekt ausreichen. Vertrauen entsteht nicht auf Zuruf und kann nicht eingefordert oder bestimmt werden. Jeder Mensch führt für andere Personen in seinem Umfeld eine Art Vertrauenskonto, in dem laufend »Einzahlungen« und »Abhebungen« stattfinden und auch Vorschüsse gewährt werden. Eine nachhaltige Vertrauenskultur ist somit vielmehr ein Prozess, der uns ein Leben lang begleitet.

Es gibt natürlich unterschiedliche Zugänge, um eine Vertrauenskultur nachhaltig in einem Unternehmen oder Team zu etablieren. Beispielsweise hat der Sohn des 2012 verstorbenen amerikanischen Beraters und Bestsellerautors Stephen Covey bereits vor vielen Jahren dreizehn Regeln identifiziert, die Vertrauen aufbauen und Beziehungen intensivieren. Sie sind auch heute noch so wirkungsvoll, weil sie auf Prinzipien basieren, die universell einsetzbar sind und sich als konkrete Handlungsgrundlage nutzen lassen. Gerade in einer dynamischen Arbeitswelt, in der kurzfristige Managementtrends öfters keine nachhaltigen Ergebnisse erzielen, gewinnen Prinzipien immer mehr an Bedeutung.

Fortsetzung folgt: Im nächsten »Telekom & IT Report« beschäftigen wir uns mit Mythen zu Passwortsicherheit, Mitarbeitergesundheit und künstlichen Intelligenz (Link).