Das neue Lieferantenportal von EDITEL öffnet seine Services nun auch für kleinere Unternehmen. Als eines der ersten profitiert der Facility-Management-Dienstleister ISS Österreich davon.

Größere Unternehmen mit eigenem ERP-System und integrierter EDI-Lösung können jederzeit und rasch mit Geschäftspartnern ihre Daten elektronisch austauschen. Kleinere Unternehmen sind oft aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen nicht in der Lage, Geschäftsdaten automatisiert auszutauschen – aber auch mit diesen Partnern ist strukturierte, digitale Kommunikation möglich, und zwar in Form eines webbasierten Lieferantenportals. »Lieferantenportale ermöglichen es jedem einzelnen Geschäftspartner – unabhängig ob EDI-fähig oder nicht – einfach und kostengünstig in die digitalen Geschäftsprozesse eingebunden zu werden«, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer von EDITEL Austria. Eine Lösung wie diese wurde nun von EDITEL für »taste’njoy« erfolgreich umgesetzt.

Mit »taste’njoy« bietet ISS Österreich an über 20 Standorten gehobene Mitarbeiterverpflegung an. Im vergangenen Jahr wurden insgesamt 1,8 Millionen Speisen direkt vor Ort mit frischen Zutaten von ausgesuchten Lieferanten zubereitet. Diese Lieferanten kommen aus den verschiedensten Bereichen und haben unterschiedliche IT-Konfigurationen.

»Eine gemeinsame Lösung zu finden, um mit allen Geschäftspartnern in einer digitalen Sprache kommunizieren zu können«, war die große Herausforderung, wie Erich Steinreiber, CEO von ISS Österreich, erklärt: »Bereits seit vergangenem Jahr setzen wir für die Warenbeschaffung auf eine direkt in unser Warenwirtschaftssystem integrierte EDI-Lösung von EDITEL. Wir profitieren von EDI und können schnell, einfach und sicher Daten mit Geschäftspartnern austauschen, die bereits über eine vorhandene EDI-Anbindung verfügen. Für all jene Lieferanten, denen das aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen – meist aufgrund einer kleinen Betriebsgröße – nicht möglich ist, nutzen wir nun das in Zusammenarbeit mit EDITEL errichtete Lieferantenportal.«

Gerd Marlovits, EDITEL Austria: »Prozesse genau analysieren und vereinheitlichen.« (Foto: EDITEL)

Optimales Set-up

Die Nutzung des webbasierten EDI-Portals für Lieferanten ist einfach, bedarf aber sorgfältiger Vorbereitung. Besonderer Fokus liegt auf der Nutzerfreundlichkeit: Das Portal muss auch visuell gut und übersichtlich gestaltet sein, um die Dateneingabe so einfach wie möglich zu machen. Diese individuellen Einrichtungen erfordern in der Projektumsetzung einige Abstimmungen mit den einzelnen Lieferanten. »Aus jahrelanger Erfahrung empfehlen wir, die Prozesse davor genau zu analysieren und idealerweise zu vereinheitlichen. Damit können bereits im Vorfeld etwaige Stolpersteine vermieden werden. Diese Schritte machen sich in weiterer Folge aber schnell bezahlt«, betont EDITEL-Geschäftsführer Marlovits.

Mittlerweile nutzen Dutzende Lieferanten von ISS Österreich erfolgreich das neu errichtete Lieferantenportal und profitieren von der vereinheitlichten Kommunikation via EDI im Tagesgeschäft: Artikelkataloge, Bestellungen, Lieferscheine sowie Rechnungen werden ausschließlich auf digitalem Weg ausgetauscht. Erstes Fazit seitens ISS: »Die Prozesse laufen wesentlich schneller und genauer, da das gesamte Papierhandling und damit die manuellen Eingaben wegfallen«, meint Harald Denk, Head of Country IT bei ISS Österreich. Weitere Geschäftsbereiche wie etwa Lieferanten aus dem Facility-Management-Bereich, Reinigung, Gebäudetechnik oder Security sollen nun ebenfalls bald digital an ISS Österreich angebunden werden.