Was die Flexibilisierung der Arbeitswelt für Kanzleien bedeutet

Nicht zuletzt die Corona-Pandemie und der steigende Konkurrenzdruck zwingen Anwaltskanzleien dazu, ihre Arbeitsprozesse zu überdenken – zum Wohle der Mitarbeiter und der Kollaboration im Unternehmen.

Die Flexibilisierung der Arbeitswelt ist per se nichts neues doch wie so viele Entwicklungen wurde auch diese durch die Corona-Pandemie beschleunigt. Unter Flexibilisierung wird in diesem Zusammenhang vor allem jene der Arbeitszeiten und –orte verstanden. Im Homeoffice verschiebt sich die Arbeit vom klassischen "9 to 5" in Randzeiten, vor allem wenn Eltern ihre Kinder betreuen müssen aber nicht nur. Abhängig von der momentanen gesetzlichen (Lockdown-) Situation und den unternehmensinternen Regelungen befindet sich ein Teil oder die ganze Firma im Homeoffice.

Dadurch entstehen hybride Arbeitsweisen, also eine Gleichzeitigkeit und Überlappung von klassischen und "remoten" Arbeitsformen.

Was sich in der Theorie einfach anhört, führt in der Praxis auf individueller, aber auch unternehmerischer Ebene zu Herausforderungen, zum Beispiel für die Kollaboration untereinander. Der erst kürzlich veröffentlichte Work Trend Index von Microsoft analysierte auf Basis von Metadaten 122 Milliarden E-Mail-Interaktionen und 2,3 Milliarden Meeting-Interaktionen in Microsoft Teams und Outlook. Die Autoren fanden heraus, dass mit dem Lockdown im Frühjahr 2020 zwar die Interaktion in den unmittelbaren Netzwerken, also zum Beispiel mit den nahen Kollegen, stiegen. Die Kollaboration über dieses kleine Netzwerk hinaus nahm jedoch ab, was bedeutet, dass sich in den Unternehmen mehr Silos bildeten als zuvor.

Eine zweite große Herausforderung betrifft die Mitarbeiter selbst, die zunehmend überlastet sind: Plus 148 Prozent mehr Meetings, noch mehr E-Mails und zusätzlich Chat-Nachrichten aber auch plus 66 Prozent mehr Menschen, die mit Office Dokumenten arbeitet – all dies bedeutet, dass das Zeitbudget der Mitarbeiter ordentlich unter Druck gerät. Denn der neue Aufwand für Abstimmung, Kommunikation und Dokumentation muss im Arbeitstag erst untergebracht werden.

Was können Anwaltskanzleien daraus mitnehmen?

Zunächst sollten Kanzleien sicherstellen, dass auch mit hybriden Arbeitsweisen, die Kollaboration funktioniert, und zwar nicht nur zwischen engsten Kolleginnen und Kollegen, sondern über Abteilungsgrenzen hinweg. Dies ist im Sinne des Mandantenservice eine absolute Notwendigkeit. Denn klar ist, dass uns hybride Arbeitsweisen noch länger begleiten werden. Außerdem sollten die Mitarbeiter Tools an die Hand bekommen, die ihnen dabei helfen, Zeit zu sparen, wo dies möglich ist, zum Beispiel bei den „Zeitfressern" Dokumentation und Admin. Mit Spracherkennung lassen sich Texte bis zu sieben Mal schneller erstellen, als mit der Tastatur.

Sprachtechnologie-Lösungen – wie SpeechExec Enterprise 7 mit Dragon Spracherkennung – unterstützen Kanzleien dabei, Sprache schnell und einfach in Text zu verwandeln und die Dokumente im Team kollaborativ zu managen.

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