»Prozesswissen entscheidet über Wettbewerbsfähigkeit«

Die Digitalisierung ist in vollem Gange und verändert sowohl die Arbeitswelt als auch die Unternehmen grundlegend. Künstliche Intelligenz (KI) spielt dabei eine zentrale Rolle, um Geschäftsprozesse effizienter, nachhaltiger und innovativer zu gestalten. Wir haben mit dem Geschäftsführer der Fabasoft Approve GmbH, einem europäischen Softwareanbieter für Dokumenten- und Qualitätsmanagement, über die Herausforderungen und Chancen rund um KI gesprochen. Andreas Dangl erläutert, wie Unternehmen von standardisierten Prozessen, automatisierten KI-Funktionen und nahtloser Lieferkettenintegration profitieren.

Kaum ein Thema wird aktuell so intensiv diskutiert wie KI. Wie bewerten Sie die Bedeutung dieser Entwicklungen?

Andreas Dangl: Der Hype um KI ist groß, dennoch bleibt es entscheidend, die Erwartungen realistisch zu betrachten. Gezielt eingesetzt, dient KI als wirkungsvolles Werkzeug, das Abläufe beschleunigt und vereinfacht. Viele Ideen, die entstehen, erweisen sich als wenig umsetzbar oder verschlingen in der Realisierung deutlich mehr Zeit und Geld, als die fertige Anwendung letztlich einbringt. Nicht jede Aufgabe lässt sich durch KI automatisieren. Unternehmen müssen die richtigen Anwendungsfälle identifizieren, um echten Mehrwert zu schaffen, anstatt blind Technologien einzuführen. Digitalisierung und KI sind für uns keine Buzzwords, sondern wesentliche Treiber der Transformation, die wir aktiv mitgestalten. Unser Ziel ist es, Unternehmen zu befähigen, ihre Prozesse unternehmensübergreifend zu digitalisieren – automatisiert und nachvollziehbar.

Wie unterstützt Fabasoft Approve Unternehmen konkret dabei, Prozesse digital und automatisiert zu gestalten?

Dangl: Fabasoft Approve ist eine KI-gestützte Software für Dokumenten- und Qualitätsmanagement, speziell für die Industrie. Sie sorgt dafür, dass technische Dokumente, Prüfberichte, Zertifikate und weitere Projektdaten strukturiert, versioniert und in einer gemeinsamen Datenumgebung verfügbar sind – für Mitarbeitende, Lieferanten und Kunden. Unsere KI unterstützt Anwender:innen direkt im Arbeitsprozess, indem sie beispielsweise Dokumente automatisch klassifiziert, Metadaten extrahiert und Formulare oder Listen mit relevanten Informationen befüllt. Mit intuitiven No-Code-/Low-Code-Funktionen modellieren Unternehmen individuelle Workflows, um komplexe Prüf-, Freigabe- und Reklamationsprozesse effizient und nachvollziehbar zu steuern. Große Industriekonzerne wie Siemens Energy oder KSB stellen damit Qualität und Compliance entlang der gesamten Wertschöpfungskette sicher.

Seit wann beschäftigen Sie sich bei Fabasoft mit KI?

Dangl: Mindbreeze, ein Tochterunternehmen der Fabasoft, befasst sich bereits seit mehr als 20 Jahren mit dem Thema semantische Analyse und Wissensmanagement. KI ist dabei ein Instrument, das wir systematisch in die verschiedensten Abläufe einbinden, sodass sie dem User wirklich Zeit spart – ohne aufwendige Chat-Dialoge.

Auf welcher Datenbasis trainieren Sie die KI?

Dangl: Die in Fabasoft Approve integrierte KI nutzt ausschließlich unternehmensinterne Daten mittels Retrieval Augmented Generation. Das bedeutet, es besteht keine Verbindung zum Internet, wodurch Know-how und Datenschutz gewahrt bleiben. Die KI lernt kontextbezogen aus realen, strukturierten Datenquellen innerhalb der Organisation und liefert stets fundierte Antworten. Dieses Wissen bleibt im jeweiligen Unternehmen.

Wo sehen Sie das größte Potenzial von KI?

Dangl: Die größten Chancen ergeben sich durch die Verknüpfung von Daten, Prozessen und KI. Unternehmen verfügen oftmals über eine Vielzahl von bisher ungenutzten Dokumenten und Projektdaten. KI kann diese Daten strukturieren, Zusammenhänge erkennen und präventiv Risiken sichtbar machen. Dadurch lassen sich schneller fundierte Entscheidungen treffen. Während viele KI-Projekte vor allem Dokumenteninhalte analysieren, ist das Verständnis der tatsächlichen Prozessausführung oft wertvoller. Dieses »Prozesswissen« liefert wesentliche Optimierungspotenziale, insbesondere an den Schnittstellen zwischen Unternehmen, Lieferanten und Kunden, und entscheidet folglich über die Wettbewerbsfähigkeit.

Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Integration von KI in bestehende Unternehmensprozesse?

Dangl: KI ist kein Allheilmittel, sondern muss sinnvoll in eine bestehende Prozesslandschaft eingegliedert sein. Dazu bedarf es sorgfältiger Analyse der Geschäftsprozesse, klar definierter Ziele und einer realistischen Erwartungshaltung. Der tatsächliche Nutzen, den künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag bringen kann, hängt sehr von der Qualität und Aktualität der im Unternehmen vorhandenen Daten ab. Gerade in sensiblen Bereichen wie dem Maschinen- und Anlagenbau halten Unternehmen Datenschutz und regulatorische Vorgaben konsequent ein. Außerdem ist es unerlässlich, Mitarbeitende frühzeitig einzubinden und zu schulen, um Akzeptanz zu schaffen und die Zusammenarbeit effektiv zu gestalten.

Welche Auswirkungen wird KI auf Arbeitsplätze in der Industrie haben?

Dangl: KI wird die Anforderungen an Jobs verändern, wie jede Technologie zuvor. Daher braucht es viel Kommunikation über alle Bereiche im Betrieb hinweg. Es ist essenziell zu vermitteln, dass künstliche Intelligenz als Werkzeug dient, um das Team zu unterstützen, gewisse Abläufe zu erleichtern. KI kann niemals Menschen ersetzen. Sie hat allerdings das Potenzial, den Fachkräftemangel etwas auszugleichen, indem sie den Mitarbeitenden im jeweiligen Arbeitskontext Wissen bereitstellt, über welches ansonsten nur Personen mit langer Berufserfahrung verfügen.

Welche Effizienz- oder Qualitätsverbesserungen beobachten Sie in der Praxis?

Dangl: Die Effizienzsteigerungen lassen sich am besten anhand eines praktischen Beispiels verdeutlichen, etwa bei der Prüfung von Materialzeugnissen: Im Maschinenbau sind Tausende Dokumente pro Projekt auf Vollständigkeit und Regelkonformität zu bewerten. Unsere KI führt eine Vorabkontrolle durch, identifiziert offensichtliche Mängel oder fehlende Informationen und entlastet so die Fachkräfte.
Ähnlich zeigt sich der Nutzen im Reklamations- bzw. Beschwerdemanagement: Das System analysiert eingehende Meldungen per E-Mail automatisch, ordnet sie den richtigen Projekten zu und ergänzt sie um Handlungsvorschläge. So bleibt das Know-how aus vergangenen Fällen erhalten und ist jederzeit abrufbar – selbst wenn Expert:innen das Unternehmen verlassen.

Ein Blick in die Zukunft: Welche Entwicklungen werden die ­Branche in den nächsten Jahren prägen?

Dangl: In den nächsten Jahren wird »Agentic AI« eine zentrale Rolle spielen. Diese KI-Agenten übernehmen spezialisierte Aufgaben eigenständig, schlagen Entscheidungen vor und steuern komplexe Prozesse selbstständig. Parallel gewinnt »Predictive Quality« an Bedeutung: Anstatt erst am Ende der Produktion zu prüfen, ermöglicht diese Methode, bereits in der Designphase Qualitätsrisiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.

Über Fabasoft Approve
Die Fabasoft Approve GmbH ist ein europäischer Hersteller von Dokumenten- und Qualitätsmanagementsoftware (DMS/QMS) für die Industrie. Dank der einfachen Anpassbarkeit via No-Code/Low-Code lassen sich kundenspezifische Anforderungen innerhalb kürzester Zeit umsetzen. Unternehmensübergreifende Prozesse vernetzen interne und externe Projektpartner in einer gemeinsamen Datenumgebung und bilden – gestützt durch KI – den gesamten Informationslebenszyklus rund um industrielle Erzeugnisse digital ab. Zahlreiche international tätige Großunternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau vertrauen auf das cloudbasierte Produkt Fabasoft Approve als gemeinsame Datenumgebung in ihrer Digitalisierungsstrategie. Die Fabasoft Approve GmbH ist Teil der Fabasoft Gruppe, die im Geschäftsjahr 2024/2025 (Stichtag 31. März 2025) mit 494 Mitarbeitenden einen Gesamtumsatz von rund 87 Millionen Euro erwirtschaftete.

www.fabasoft.com/approve 

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