Odoo im KMU: Wann sich das Open-Source-ERP rechnet und wann nicht

Odoo rechnet sich vor allem dort, wo mehrere Insellösungen durch eine gemeinsame Datenbasis ersetzt werden. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Schweizer B2B-Dienstleister arbeitete mit Excel für die Kundenverwaltung, DocuSign für Verträge und Outlook als eigentlichem Arbeitsinstrument. Mit Odoo CRM und Odoo Sign laufen Vertragsvorlagen, Freigaben und Kundenhistorie heute an einem Ort, Outlook ist angebunden. Der Nutzen liegt weniger in einer einzelnen Funktion als darin, dass niemand mehr Daten zwischen drei Werkzeugen abgleichen muss.

Ähnlich bei einem österreichischen Hersteller von CNC-Maschinenzubehör, einer kleinen GmbH: Verkauf, Buchhaltung, Lager, CRM und Webshop mit Produktkonfigurator wurden in einem System zusammengeführt. Anfragen aus dem Konfigurator landen direkt als Verkaufschance im CRM, statt per Mail weitergeleitet zu werden.

Gut geeignet ist Odoo also für Unternehmen, die mehrere Bereiche gleichzeitig digitalisieren wollen und nicht nur eine Buchhaltung brauchen, mit Standardprozessen weitgehend leben können,
und schrittweise vorgehen möchten, denn Module lassen sich nacheinander einführen.

Wo die Kosten wirklich entstehen

Die Lizenz ist bei Odoo selten der große Posten. Teuer wird es an drei Stellen. Erstens bei Integrationen. Beim CNC-Zubehörhersteller lag der eigentliche Aufwand nicht in der Einführung, sondern in den Anbindungen: an die Telefonanlage, an ein QR-Leadformular für Messen und an ein externes CRM. Die Zwei-Wege-Synchronisation übertrug anfangs nur Firmennamen und erzeugte später Dubletten. Solche Schnittstellen müssen getestet, nachgebessert und bei jedem Update erneut geprüft werden.

Zweitens bei Compliance-Details. Die E-Rechnung ist in der DACH-Region ein echter Stolperstein. Im selben Projekt lehnte ein deutscher Kunde Rechnungen ab, weil das erzeugte Factur-X/ZUGFeRD-Profil vom offiziellen KoSIT-Validator nicht akzeptiert wurde. Wer in Österreich an öffentliche Auftraggeber fakturiert oder deutsche Geschäftskunden beliefert, sollte die E-Rechnungsformate vor dem Go-live mit echten Testrechnungen prüfen, nicht danach. Beim Schweizer Projekt mussten zudem die Anforderungen an eine revisionssichere Ablage nach Schweizer und EU-Datenschutzrecht eigens geklärt werden.

Drittens bei scheinbar kleinen Sonderwünschen. Ein kleiner deutscher Handwerksbetrieb aus dem Bereich Dach und Gebäudetechnik wollte lediglich einen automatischen täglichen Export der CRM-Aktivitäten nach Google Drive. Im Standard gibt es das nicht, die Umsetzung brauchte rund 24 Stunden Entwicklung. Jede dieser Anpassungen ist für sich überschaubar, in Summe machen sie aber oft den größten Teil des Budgets aus. Ein realistisches Einführungsbudget für ein kleines Unternehmen mit einigen individuellen Modulen liegt nach unserer Erfahrung schnell im fünfstelligen Bereich, ohne Lizenzen.

Die unterschätzte Größe: Wartung und Upgrades
Odoo erscheint jährlich in einer neuen Hauptversion. Eigene Module und Schnittstellen müssen bei einem Versionswechsel angepasst werden. Beim CNC-Zubehörhersteller wurden die laufenden Wartungskosten und wiederkehrende Korrekturen an Mail- und Rechnungsvorlagen zum Diskussionspunkt, das nächste Upgrade steht noch an. Wer Odoo einführt, sollte Wartung und Upgrades deshalb von Anfang an mit einplanen und nicht als Überraschung im zweiten Jahr erleben.

Wichtig ist auch die Wahl der Betriebsform. Odoo Online ist am einfachsten, erlaubt aber keine eigenen Programmmodule. Odoo.sh und der eigene Server bieten volle Freiheit, verlangen aber mehr technische Betreuung. Auch die Entscheidung zwischen der kostenlosen Community-Version und der lizenzpflichtigen Enterprise-Version hat Folgen: Manche Funktionen, etwa Teile der Buchhaltung oder Odoo Sign, gibt es nur in Enterprise.

Die Alternativen ehrlich betrachtet
Odoo ist nicht für jedes KMU die beste Wahl. Wer im Kern nur eine saubere Buchhaltung und Lohnverrechnung braucht und eng mit dem Steuerberater arbeitet, ist in Österreich mit etablierten Lösungen wie BMD oder RZL oft besser bedient. Microsoft Dynamics 365 Business Central passt gut zu Unternehmen, die stark in der Microsoft-Welt arbeiten und einen Partner mit Branchenerfahrung haben. SAP Business One ist für Firmen interessant, die perspektivisch in eine SAP-Landschaft wachsen. Cloud-ERP-Systeme wie Weclapp sind schneller startklar, aber weniger anpassbar. Und manchmal ist die ehrlichste Antwort, bei der bestehenden Lösung zu bleiben und nur gezielt einzelne Schnittstellen zu bauen.

Wann es sich rechnet
Odoo rechnet sich, wenn ein Unternehmen mehrere Insellösungen ablösen will, bereit ist, sich an Standardprozessen zu orientieren, und Integrationen, E-Rechnung sowie Wartung realistisch budgetiert. Es rechnet sich nicht, wenn jeder bestehende Ablauf eins zu eins nachgebaut werden soll, wenn nur ein Teilbereich wirklich Probleme macht oder wenn niemand intern Verantwortung für das System übernimmt. Die wichtigste Frage vor dem Projekt lautet daher nicht, was Odoo kann, sondern welche Prozesse man bereit ist zu ändern.


Zum Autor
Gleni Isaku ist Gründer von Metanow, einer Agentur für Webentwicklung, Odoo und Individualsoftware mit über 20 Mitarbeitenden, die vor allem kleine und mittlere Unternehmen im deutschsprachigen Raum betreut. www.metanow.com