Cloud statt Chaos: Effizienter arbeiten ohne Schatten-IT

Die Mitarbeitenden des österreichischen Unternehmens Rubble Master hatten jahrelang völlige Freiheit bei der Konfiguration und Benützung ihrer digitalen Geräte. Dadurch wurde auch Hard- und Software genutzt, die von der IT weder geprüft noch freigegeben wurde. Diese zunehmende Schatten-IT führte zu Sicherheitsrisiken, großem Verwaltungsaufwand, hohen Kosten und ineffizienter Zusammenarbeit. Darüber hinaus war die Unternehmens- IT bisher auf On-Premises-Lösungen ausgerichtet – das erwies sich zunehmend als nicht mehr zeitgemäß. Die Lösung: Die IT-Strategie komplett überdenken und den Fokus auf Prozessautomatisierung legen.

Rubble Master steht vor Herausforderungen

Mit 350 Mitarbeitenden an sieben Standorten ist Rubble Master HMH ein führender Hersteller von mobilen Brechanlagen und Sieben, die unter anderem für das Bauschutt-Recycling einen wichtigen Beitrag zu Nachhaltigkeit leisten. 95 % der Produkte des Unternehmens werden exportiert – internationale Mitarbeiter*innen in Europa, Amerika und Asien unterstützen hierbei Verkauf, Support und Verwaltung.

In der IT erwiesen sich die historisch gewachsenen On-Premises-Lösungen zunehmend als ein Hemmschuh für die Digitalisierung. Aus diesem Grund wurde der Head of IT Lukas Dorn-Fussenegger beauftragt, die IT zu modernisieren, Sicherheitslücken zu schließen und die Zusammenarbeit zwischen Ländern, Abteilungen und Projektteams zu verbessern.

Axians unterstützt in der Modernisierung der IT

Rubble Master beauftragte Axians ICT Austria, die IT-Transformation zu begleiten. Ein entscheidender Bestandteil der Zusammenarbeit war dabei eine gezielte und genaue Analyse der aktuellen Strukturen und Prozesse. Die über Jahre gewachsene Zusammenarbeit von Mitarbeitenden und Abteilungen wurde genau unter die Lupe genommen. Denn Berechtigungen, Kommunikationsflüsse und Arbeitsabläufe können nur optimiert werden, wenn verstanden wird, wie diese optimal ablaufen sollen.

Axians identifizierte folgende Kernbereiche der IT, die im Laufe der Zusammenarbeit verbessert wurden:

• Zentrales Device-Management mit MS Intune
• Gezielte Verteilung und Verwaltung von Berechtigungen
• Einsatz einer Cloud-Lösung mit Support von Microsoft
• Umstellung auf Office 365
• Integration von Microsoft Teams als zentrales Kommunikationstool

Initialer Aufwand lohnt sich

Um ein effizientes Device-Management zu lancieren, mussten die Geräte von 200 teils international tätigen Mitarbeitenden eingesammelt und die Daten in die Cloud migriert werden. Das neu auf Smartphones, Tablets und Laptops integrierte MS Intune ermöglicht auch nach der Rückgabe eine zentrale Verwaltung. Einstellungen und Berechtigungen können automatisiert verarbeitet werden, sodass Lizenzen, Vorgesetzte und Berechtigungen einfach gewechselt werden können. Das neu eingeführte MS Teams ersetzte die Telefonanlage und erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit von verteilten Abteilungen und Teams.

Durch die Cloud-Lösung von Office 365 sind zudem alle Daten sicher und Sicherheitslücken werden direkt von Microsoft behoben.

Veränderungsprozesse brauchen Begleitung in der Kommunikation

Um Unsicherheiten vorzubeugen und die Mitarbeitenden im Veränderungsprozess zu begleiten, braucht es eine gute Kommunikation und gezielte Schulungen. Ruth Wagner begleitete deshalb die gesamte Transformation. Damit wurden disruptive Störungen minimiert und die Akzeptanz gegenüber den Veränderungen war hoch.

Hervorragende Ergebnisse durch gute Zusammenarbeit

Mit Axians ICT Austria hatte Rubble Master HMH einen verlässlichen Partner an seiner Seite, der durch gute Vorbereitung, eine gezielte Analyse und einen verlässlichen Support den gesamten Veränderungsprozess optimal begleitete. Mit den Cloud-Lösungen von Microsoft konnte die Effizienz gesteigert werden und mit Microsoft Intune werden nun Konfiguration und Security-Einstellungen von PCs und mobilen Geräten zentral verwaltet.

Die Mitarbeitende können besser zusammenarbeiten – egal, ob sie am Standort in Nordirland sitzen oder am Headquarter in Linz.

"Es war eine sehr intensive und produktive Partnerschaft. Die Zusammenarbeit mit den Experten von Axians wird sicher weiter andauern."
Lukas Dorn-Fussenegger, Head of IT

Link zur Case Study: https://www.axians.at/referenzen/microsoft-365-und-intune-zur-modernisierung-der-it-infrastruktur-referenz-rubble-master-hmh/