Software-Tools: Mit Lean das Optimum herausholen

Die fortschreitende Digitalisierung verändert die Arbeitsweisen in der Bauindustrie grundlegend. Moderne Softwarelösungen wie iTWO spielen dabei eine zentrale Rolle in der Projektsteuerung, Kalkulation und im Controlling. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig, dass diese Werkzeuge nicht optimal genutzt werden, da viele Mitarbeiter*innen mit den Funktionen nicht ausreichend vertraut sind. Dies führt zu ineffizienten Arbeitsabläufen, Fehlern bei der Datenpflege und Mehraufwand beim technischen Support.

Am Beispiel eines Hamburger Hochbauunternehmens, das iTWO als zentrales Softwaretool zur Projektabwicklung einsetzt, zeigt die Studie »Reifegradmessung und Verbesserung der iTWO-Anwendung«, dass trotz vorhandener Schulungsangebote erhebliche Defizite in der praktischen Anwendung bestehen können, insbesondere bei neuen Mitarbeiter*innen und im Bereich der Bauleitung. Ziel der Studie war es, ein System zur Reifegradmessung der Anwender*innen zu entwickeln und darauf aufbauend ein strukturiertes Schulungskonzept zu erstellen, das eine nachhaltige Verbesserung der Softwarekompetenz sicherstellt.

Theoretische Grundlagen
Die Forschungsarbeit basiert auf den drei zentralen Konzepten Lean Management, Reifegradmodelle und Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP).

Lean Management: Der Ansatz des Lean Management, insbesondere Lean Administration, ermöglicht es, Verwaltungsprozesse effizient zu gestalten und Verschwendung durch unnötige manuelle Dateneingaben oder ineffiziente Abläufe zu reduzieren. Insbesondere im Baubereich können mit Lean-Methoden erhebliche Optimierungspotenziale durch Standardisierung und Digitalisierung von Prozessen identifiziert werden.

Reifegradmodelle: Die Bewertung der Nutzerkompetenz erfolgt mithilfe eines Reifegradmodells, das verschiedene Kompetenzstufen definiert. Solche Modelle werden in der Softwareentwicklung und Prozessoptimierung eingesetzt, um Entwicklungsschritte von unstrukturierten zu optimierten Prozessen zu messen. Reifegradmodelle helfen Unternehmen, den aktuellen Stand der Softwarebeherrschung zu analysieren und gezielte Maßnahmen zur Weiterentwicklung zu planen.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Der KVP-Ansatz basiert auf dem Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA) und stellt sicher, dass Verbesserungsmaßnahmen iterativ getestet und optimiert werden. Dies bildet die Grundlage für eine langfristige Optimierung der iTWO-Nutzung. Ein konsequent angewandter KVP führt zu einer stetigen Effizienzsteigerung und reduziert Fehlerquellen signifikant.

Methodik
Zur Messung des Reifegrades wurde eine detaillierte Reifegradmatrix entwickelt, die verschiedene Kompetenzstufen von Stufe 1 (Grundkenntnisse) bis Stufe 5 (Expertenstatus) abdeckt. Die Erhebung des Ist-Zustandes erfolgte durch Befragungen und Interviews der Mitarbeiter*innen. Dabei wurden sowohl technische als auch organisatorische Faktoren in die Bewertung einbezogen. Basierend auf diesen Ergebnissen wurde eine Trainingsstrategie entwickelt, die auf mehreren Elementen basiert:

1. Basisschulungen für neue Mitarbeiter*innen zur Einführung in die wichtigsten Funktionen. Damit wird sichergestellt, dass alle Anwender*innen über ein einheitliches Basiswissen verfügen.
   
   
2. Praxisworkshops zur Vertiefung der Anwendung in realen Projekten. Hier werden reale Szenarien simuliert, um eine praxisnahe Anwendung der Software zu fördern.
   
   
3. Mentoring-Programme, in denen erfahrene Anwender*innen als Ansprechpartner*innen für weniger erfahrene Kolleg*innen fungieren. Dies fördert den Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens und erleichtert neuen Mitarbeiter*innen den Einstieg.
   
   
4. Regelmäßige Feedbackschleifen zur Überprüfung des Lernerfolgs und Anpassung der Trainingsmaßnahmen. Durch regelmäßige Evaluationen können Defizite frühzeitig erkannt und behoben werden.
   
   
5. Integration von Gamification-Elementen zur Steigerung der Motivation der Teilnehmer*innen. Gamification-Ansätze tragen dazu bei, das Lernen spielerischer zu gestalten und langfristig zu verankern.
   
   
6. Einsatz von E-Learning-Plattformen, um das Lernen flexibler zu gestalten und den Schulungsaufwand zu reduzieren.

Ergebnisse
Die durchgeführten Schulungsmaßnahmen führten zu einer durchschnittlichen Verbesserung um zwei Stufen auf der Reifegradskala. Besonders effektiv war der Einsatz von praxisnahen Workshops, die eine direkte Anwendung der gelernten Inhalte ermöglichten. Darüber hinaus konnte durch die Einführung von Mentoring-Programmen die nachhaltige Nutzung der Software verbessert werden, da neue Mitarbeiter*innen schneller an die praktische Anwendung herangeführt wurden.

Ein zentrales Problem in der Anfangsphase war die unzureichende Selbsteinschätzung der Mitarbeiter*innen hinsichtlich ihrer eigenen Kompetenzen. Erst durch gezielte Testverfahren und kontinuierliche Anwendung konnte eine realistische Einschätzung erreicht werden. Darüber hinaus zeigte sich, dass eine strukturierte Schulung in Verbindung mit klar definierten Arbeitsabläufen dazu beiträgt, die Fehlerquote bei der Dateneingabe deutlich zu senken und den Mehraufwand für den technischen Support zu reduzieren.
Darüber hinaus wurde festgestellt, dass verschiedene Schulungsformate unterschiedliche Auswirkungen auf die Nutzer*innen haben. Während traditionelle
Schulungsformate vor allem Grundlagenwissen vermittelten, sorgten interaktive Formate wie Simulationen und Workshops für eine stärkere Verankerung des Wissens. Durch den verstärkten Einsatz von praktischen Übungen konnten die Schulungsteilnehmer*innen die Software schneller und effektiver nutzen.

Die Einbindung der Führungskräfte in den Trainingsprozess erwies sich als entscheidend für den nachhaltigen Erfolg der Maßnahmen. Die Führungskräfte fungierten als Multiplikatoren, indem sie die Nutzung der Software aktiv förderten und als Vorbilder für ihre Teams agierten.

Studienablauf

Fazit und Ausblick
Die entwickelte Reifegradmatrix erwies sich als effektives Instrument zur Bewertung der Nutzerkompetenz und zur Planung gezielter Schulungsmaßnahmen. Die Kombination aus theoretischem Wissen, praktischer Anwendung und kontinuierlichem Feedback führte zu einer nachhaltigen Verbesserung der iTWO-Nutzung. Für die Zukunft wird empfohlen, die Schulungskonzepte weiter zu verfeinern und auf spezifische Anwendungsfälle zuzuschneiden. Darüber hinaus sollte die Einführung digitaler Lernplattformen geprüft werden, um orts- und zeitunabhängiges Lernen zu ermöglichen. Der Einsatz von Gamification-Elementen könnte weiter ausgebaut werden, um die Motivation der Teilnehmer zu erhöhen. Abschließend wird vorgeschlagen, die Reifegradmessung auch für andere Softwarelösungen im Unternehmen zu adaptieren, um eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie zu etablieren.