REPORT Mehrwert für Manager - Nicht nur digitalisieren, sondern automatisieren

Der Startschuss für ToolSense fiel im Jahr 2017. Weil sie immer wieder von Maschinen- und Gerätediebstählen auf Baustellen gehört haben, entwickelten Benjamin Petterle, Rostyslav Yavorskyi und Alexander Manafi in ihrer Freizeit eine eigene Anti-Diebstahl-Lösung. Aus der Freizeitbeschäftigung wurde ein Seminarprojekt an der FH Technikum. Nachdem sie einen ersten Prototyp entwickelt hatten, beschlossen die vier Freunde, aus der Idee ein richtiges Unternehmen zu machen. Heute zählt ToolSense zu den 100 besten Start-ups des Landes, im Bereich Bau- und Immobilienwirtschaft belegt man sogar den fünften Platz (siehe https://www.report.at/bau/die-besten-start-ups-der-bau-und-immobilienwirtschaft).

»Wir haben mit möglichen Kunden und Partnern geredet und schnell gemerkt, dass es einen Markt gibt«, sagt der heutige CEO von ToolSense, Alexander Manafi. Der erste große Kunde war der Hersteller von Betonbohrmaschinen und Wandsägen Tyrolit, der ToolSense zur Digitalisierung der Serviceprozesse einsetzen wollte.

Der Unternehmensgegenstand hat sich im Laufe der Jahre aber geändert: Weg von Anti-Diebstahl-Lösungen, hin zur kompletten digitalen Vernetzung und Verwaltung von Baumaschinen und Geräten. Heute ermöglicht ToolSense das digitale Management aller Prozesse rund um ein Gerät auf einer einzigen Plattform, von Großgeräten und Fahrzeugen in den Maschinen- und Fuhrparks bis zum kleinen Akkuschrauber. Das reicht von Prüfungen über das gesamte Servicemanagement und die Logistik bis hin zur Kostenkontrolle und einem kompletten Lebenszyklusmanagement. »Damit können Abläufe optimiert und Stillstandszeiten verhindert werden«, erklärt Manafi.

Die Ausgangslage
In den meisten Unternehmen ist Papier immer noch weit verbreitet. Dazu kommen Excel-Listen und WhatsApp-Gruppen. »Immer mehr Unternehmen erkennen das Potenzial einer echten Digitalisierung. Da setzen wir an«, erklärt Manafi. Ziel von ToolSense ist es, Branchen wie das Facility Management oder die Bauwirtschaft effizienter zu machen. Während sich andere, vergleichbare Lösungen in der Regel auf ein Kernthema konzentrieren, etwa Telematik, oder einfach nur vorhandene Prozesse digitalisieren, versucht ToolSense, diese beiden Welten zusammenzuführen. Dieser Ansatz hat auch Andreas Hüttner überzeugt. Der betriebswirtschaftliche Leiter des Bauunternehmens Leithäusl war auf der Suche nach einer Digitalisierungslösung für den Fuhr- und Maschinenpark. »Mein ursprünglicher Plan ging in Richtung einer klassischen Fuhrparklösung«, erklärt Hüttner. Die Gespräche mit diversen Anbietern waren bereits weit fortgeschritten, als für Hüttner unerwartet ToolSense auf den Plan trat. »ToolSense hat mit seiner einfachen, nutzerfreundlichen und individuell anpassbaren Gesamtlösung sofort überzeugt«, so Hüttner. Heute werden sämtliche Geräte und der gesamte Fuhrpark auf der ToolSense-Plattform verwaltet. Auch die Zeiterfassung, die Ein- und Ausgabe der Geräte und sämtliche Leistungsnachweise laufen über ToolSense. Damit spart Leithäusl pro Jahr in der Verwaltung 76 Arbeitstage und rund 22.000 Euro.

Bild: »Wir hören einfach nicht auf, unsere Plattform weiterzuentwickeln, wir haben laufend neue Ideen«, erklärt CEO Alexander Manafi den ToolSense-Spirit.

Die ToolSense-Lösung
In einem ersten Schritt analysiert ToolSense gemeinsam mit dem Kunden, welche Prozesse rund um Maschinen und Geräte wir durch Digitalisierung vereinfachen können. Im zweiten Schritt werden IoT- und Telematiklösungen integriert. »Wir digitalisieren nicht nur, wir automatisieren«, erklärt Manafi den ToolSense-USP. Im Gegensatz zu anderen Lösungen werden auch Arbeitsprozesse, die normalerweise von Mitarbeiter*innen vor Ort manuell durchgeführt werden, digitalisiert. »Die Mitarbeiter haben Zugang zu allen relevanten Informationen und können die Maschinen und Geräte über eine einzige digitale Plattform verwalten und alles dokumentieren«, so Manafi. Dabei ist die ToolSense-Lösung modular aufgebaut und kann individuell zusammengestellt und laufend ergänzt werden. »Alles kann, nichts muss«, fasst Manafi zusammen.

Ein wesentliches Verkaufsargument von ToolSense ist auch der Support. »Der Support und die laufende Betreuung von ToolSense war schon in der Pilotphase sehr, sehr gut«, bestätigt Hüttner. ToolSense bleibt auch nach der Implementierung an Bord. Dazu kommt, dass die ToolSense-Plattform laufend weiterentwickelt wird. Ob das die Integration der Maschinenverrechnung, die Dokumentation von CO2-Emissionen für die Nachhaltigkeitsberichterstattung oder der Ausbau des Ersatzteil- und Mängelmanagements ist. »Wir hören einfach nicht auf, haben laufend neue Ideen.«

Die Erfolgsstory
Mittlerweile beschäftigt ToolSense 60 Mitarbeiter*innen aus zwölf Ländern und betreut knapp 200 Unternehmen rund um den Globus. Nach der Gründung 2017 wurde in den ersten fünf Jahren Aufbauarbeit geleistet. Ein wichtiger Meilenstein war eine erfolgreiche Series-A-Finanzierungsrunde über 8 Millionen Euro. In den letzten beiden Jahren konnte der Umsatz jeweils verdoppelt werden, Ähnliches wird für 2025 anvisiert. Zweifel, ob der eingeschlagene Weg richtig und das Risiko wert ist, gab es bei Manafi nicht. »Ich wusste immer, dass ich unternehmerisch tätig sein will«, sagt der Jungunternehmer, der schon während des BWL-Studiums eine Werbeagentur gegründet hat. »Ich fand es immer schon spannend, Neues zu entwickeln und umzusetzen.« Das treibt Manafi auch heute noch an. »Es macht mir unglaublich Spaß, eng mit den Kunden zusammenzuarbeiten und positive Veränderungen herbeizuführen.« Dabei versteht sich ToolSense auch als Consultant und Sparringpartner, der unterstützt und den Kunden Lösungswege aufzeigt. »Es geht weit über die Software und Technologie hinaus. Wir stehen unseren Kunden mit all unserem Know-how zur Seite und begleiten sie in ihrem Transformationsprozess.«

Leistungsübersicht

Die ToolSense-Plattform bietet Lösungen in den Bereichen:

✔ Asset Management
✔ Work Order Management
✔ Wartungsmanagement
✔ Prüfungen & Inspektionen
✔ Asset-Lifecycle-Prozesse
✔ Analysen & Berichte
✔ Individuelle Formulare & Checklisten
✔ SSO, Integrationen & Sprachen
✔ IoT-Hardware
Mengenartikel- & Ersatzteilmanagement
✔ Maschinen-Disposition
✔ Fahrtenmanagement & Winterdienst-Dokumentation