BBG: Von Daten zu Taten

Vor der Modernisierung setzte die BBG auf Microsoft Dynamics 2011, ein System, das über Jahre hinweg den vielfältigen Anforderungen des öffentlichen Beschaffungswesens gerecht wurde. Doch mit der Zeit wuchsen die Anforderungen: Eine verbesserte Verfügbarkeit von Echtzeitdaten, eine stärkere Automatisierung sowie eine technologisch gestützte Umsetzung gesetzlicher Vorgaben wurden immer wichtiger. So wurden etwa Vertragsdaten bisher nur einmal täglich synchronisiert und viele Arbeitsschritte mussten manuell durchgeführt werden. Das eröffnete erhebliches Potenzial zur Optimierung – mit dem Ziel, Prozesse effizienter zu gestalten und Fehlerquellen nachhaltig zu reduzieren.

Die BBG entschloss sich daher, ihre Plattform auf den neuesten Stand zu bringen. „Mit der Modernisierung unserer Plattform haben wir nicht nur unsere internen Prozesse optimiert, sondern auch die Servicequalität für unsere Kunden erheblich gesteigert. Gleichzeitig schaffen wir eine flexible, skalierbare Lösung, die langfristig anpassbar bleibt, um zukünftigen Anforderungen noch besser gerecht zu werden“, erklärt Alexander Jank, Leiter des IT-Bereichs der BBG, und verdeutlicht so die zentralen Ambitionen hinter dem Projekt.

Vertragsdaten in Echtzeit
Gemeinsam mit Microsoft Österreich und dem Integrationspartner Avanade hat die BBG ein umfassendes Modernisierungsprojekt erfolgreich umgesetzt. Das Kernstück dieser Transformation war die Migration zu Microsoft Dynamics 365, einer innovativen und flexiblen Lösung. Im Rahmen der Migration wurden sämtliche Vertrags- und Stammdaten auf die neue Plattform übertragen.

Ein zentrales Element war die umfassende Überarbeitung des bestehenden Vertragsmanagementsystems. Die modernisierte Lösung auf Basis von Dynamics 365 unterstützt die BBG nun noch effektiver bei der Verwaltung komplexer Vertragsstrukturen. Zu den wesentlichen Neuerungen gehören automatisierte Benachrichtigungen, die Mitarbeitende frühzeitig auf kritische Ereignisse wie das Erreichen von 80 % des Vertragsvolumens oder das bevorstehende Auslaufen von Verträgen hinweisen. Dadurch können rechtzeitig Ausschreibungsvorbereitungen eingeleitet werden. Diese Automatisierung spart wertvolle Zeit, ersetzt manuelle Kontrollprozesse und reduziert das Risiko menschlicher Fehler.

Auch die Integration zwischen Dynamics 365 und dem e-Shop der BBG wurde gezielt optimiert. Vertragsdaten werden nun nahezu in Echtzeit synchronisiert, sodass Nutzer*innen stets mit aktuellen Informationen zu Produkten, Preisen und Verfügbarkeiten arbeiten können. Die gezielte Anzeige vertraglich verfügbarer Produkte – ein bewährtes Prinzip der BBG – bleibt erhalten und wird nun durch die neue technologische Basis noch effizienter unterstützt. Das stärkt die Benutzerfreundlichkeit und sorgt weiterhin für eine rechtssichere und transparente Bestellabwicklung.

„Die Zusammenarbeit mit der BBG zeigt eindrucksvoll, wie digitale Transformation und Automatisierung spürbare Vorteile schaffen – besonders in einem hochregulierten Umfeld wie der öffentlichen Beschaffung”, sagt Johannes Buchberger, Account Executive Central Government bei Microsoft Österreich.

„In diesem Projekt ging es nicht nur um Technologie, sondern um eine echte Neugestaltung der Arbeitsweise der BBG. Die Einführung neuer Lösungen ermöglicht der BBG nicht nur, effizienter zu arbeiten, sondern auch, proaktiver und vorausschauender zu agieren“, ergänzt Michael Schitnik, Group Manager, Sales & Business Development bei Avanade.

In Zukunft soll auch der Einsatz von KI-gestützten Prozessen die Analyse und Verwaltung von Ausschreibungen weiter verbessern. Gleichzeitig bietet die bestehende moderne Plattform Flexibilität für die technische Umsetzung individueller Anforderungen – etwa durch Low-Code-Elemente, die bestimmte Anpassungen erleichtern.