Dokumente ordnen muss nicht langweilig sein. Den Beweis treten drei Unternehmen an - die durch digitales Dokumentenmanagement ihren Umsatz erhöht, ihre Kommunikation verbessert und sich bereit für die DSGVO gemacht haben.

Elektro Nöhmer: Transparente Prozesse für Wachstum

Beim oberösterreichischen Kabelbetreiber und Internetprovider Elektro Nöhmer lösen digitale Prozesse das papiergebundene Arbeiten ab. Das digitale Vertragsmanagement macht den Bereitstellungsprozess für die Internetanschlüsse transparent, damit bei weit mehr als hundert pro Woche abgeschlossenen neuen Verträgen der Überblick nicht verloren geht. Nach der Entscheidung für DocuWare Cloud im April 2020 wurde zunächst der Rechnungseingang digitalisiert. Heute werden alle mit einem Kundenvertrag verbundenen Prozesse digital gesteuert.

Dazu wurde das Vertragsarchiv mit OPENService, einer beim Internetprovider eingesetzten Softwarelösung, verbunden. So lässt sich beispielweise anzeigen, wenn ein Anschluss-Modem nach drei Tagen noch nicht online ist. Umgehend wird die Ursache geprüft und das Problem behoben. Ebenso unterstützt DocuWare die Prozesse der Neukunden-Akquisition: Durch Abgleich mit den Daten des Amtes für Eich- und Vermessungswesen wird erkennbar, welche Haushalte noch nicht über einen Anschluss verfügen. Die durchgängig digitale Lösung verbindet die operativen Prozesse im Vertrieb mit den vorhandenen IT-Systemen zur Abrechnung und Buchhaltung.

Kunde: Elektro Nöhmer
Lösungsanbieter: DocuWare
Projekt: Der Provider Elektro Nöhmer schließt aktuell rund 100 Kundenverträge pro Woche ab – gegenüber wöchentlich zehn im Vorjahr. Nur mit einem modernem Prozess- und Vertragsmanagement lässt sich ein solches Wachstum meistern.

Primetals Technologies: Datenaustausch digitalisiert

Primetals Technologies hat den Datenaustausch mit Kunden erfolgreich digitalisiert und setzt dabei auf sicheres Datenmanagement »Made in Europe«. Als weltweit führender Anbieter in den Bereichen Engineering, Anlagenbau und Lifecycle-Services für die Metallindustrie stand das Unternehmen vor der Herausforderung, in Großprojekten bis zu 50.000 Dokumente sicher auszutauschen. Um die Projektkommunikation mit Kunden und Lieferanten nachvollziehbar zu gestalten, nutzt Primetals Technologies das technische Daten- und  Dokumentenmanagementsystem »Approve on Fabasoft PROCECO«.

Die Software lässt sich nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren und ermöglicht individuelle Anpassungen ohne Programmierkenntnisse. Eine sichere Datenhaltung in Österreich erfüllt zudem alle Compliance-Anforderungen. Mittlerweile ist Approve bereits in sieben Projekten in Verwendung und sorgt dafür, dass Primetals Technologies den Austausch von technischen Dokumenten mit Kunden und Lieferanten effizient abwickelt.

Kunde: Primetals Technologies
Lösungsanbieter: Fabasoft
Projekt: Approve unterstützt im Konzern das »Transmittal Management« – die vertragsrelevante Kommunikation rund um die Abstimmung technischer Dokumente zwischen dem Projektmanagement und Partnern.

Privatkäserei Rupp: Beste Rezepte mit effizienten Prozessen

Seit drei Generationen steht Qualität im Mittelpunkt der Unternehmensphilosophie der Privatkäserei Rupp. Ein Anspruch, den das Traditionsunternehmen heute ebenso konsequent bei der Digitalisierung seiner vielfältigen Geschäftsprozesse verfolgt. Durch die Digitalisierung aller Unterlagen wurde der direkte Datenzugriff und die Einbindung der weltweiten Geschäftsstellen – beispielsweise in Freigabeprozesse – ermöglicht. Ein internes Projektteam analysierte zu Beginn bestehende Bearbeitungsprozesse und führte mit DocuWare digitale Workflows im Rechnungs- und Bestellwesen ein.

Die Nachbestellung von Verpackungsmaterial erfolgt ebenfalls über einen digitalen Workflow. Dieser wird automatisch ausgelöst, sobald vorgegebene Grenzwerte bei Lagerbeständen unterschritten werden. Das digitale DocuWare Archiv ist seit der Implementierung fest im Unternehmensalltag etabliert und hat zu einer verbesserten Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen geführt und Qualität sowie Transparenz in allen Bereichen optimiert. Rupp profitiert seitdem von effizienteren Abläufen, verbessertem Datenzugriff und einer lückenlosen Dokumentation im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO.

Kundin: Rupp Austria – Privatkäserei Rupp
Lösungsanbieter: DocuWare
Projekt: Umsetzung von digitalen Workflows im Rechnungs- und Bestellwesen inklusive Archivlösung und Verbesserung der internen Kommunikation. Die Nachbestellung von Verpackungsmaterial erfolgt automatisiert ebenfalls über einen digitalen Workflow.

(Fotos: Nöhner, Primetals Technologies, Rupp)