Dienstag, Mai 28, 2024
Von der IT lernen: Stand-up Meetings

Das tägliche Stand-up Meeting ist ein Werkzeug, das aus dem Bereich der Softwareentwicklung kommt und dabei hilft, bestmöglich mit der hohen Dynamik der heutigen Projektabwicklungen umzugehen.

 

Stand-up Meetings bieten die Möglichkeit, unterschiedliche Planungen – Projekte, Ressourcen und To-dos – vorzunehmen. Nach dem Prinzip des Daily Stand-up versammelt sich ein Team einmal täglich (jeden Tag am gleichen Ort zur gleichen Zeit) und bespricht in einer kurzen Abstimmung die wichtigsten Themen für die operative Arbeit. Der Ort, an dem das Meeting stattfindet, ist meist direkt an der Wertschöpfung und durch ein analoges oder digitales Visualisierungsboard gekennzeichnet. Auf diesem Board werden die wichtigsten Kennzahlen dargestellt, die im Zuge des Meetings besprochen werden. In den täglichen Stand-up Meetings werden die kurzfristigen Aktionen besprochen, die dazu führen sollen, dass die wöchentlichen Zusagen und Aufgaben erledigt werden können.

Ablauf und Besonderheiten
Zu Beginn der Einführung eines tägliches Stand-up Meetings müssen die Erwartungen und die Ziele geklärt werden. Diese Meetings sollen grundsätzlich nicht länger als 15 Minuten dauern, um nicht selbst zum Zeitfresser zu werden. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, sich an die zuvor besprochene Agenda zu halten. Grundsatzdiskussionen oder auftretende Konflikte sollten von der Teamleitung oder der Führungskraft in einem separaten Termin gelöst werden. Um die Dauer wirklich kurz zu halten, werden die Besprechungen stehend abgehalten. Auf diese Weise bleiben die Personen konzentriert und schweifen nicht ab. Die täglichen Meetings werden direkt am Ort der Wertschöpfung abgehalten, um auf etwaige Verbesserungsideen oder Probleme direkt und anschaulich eingehen zu können. Die Teamleitung kümmert sich um Themen, die in den Meetings aufkommen und teamintern nicht gelöst werden können.

Themen, die innerhalb des Projektteams lösbar sind, werden mit allen Mitgliedern kurz diskutiert, bevor sich eine Person meldet oder ausgewählt wird, um sich des Problems anzunehmen. In diesem Sinne dienen die täglichen Stand‑up Meetings zur Prozessüberwachung und Prozesssteuerung, da die operativen Ziele des Teams jeden Tag transparent gemacht und mit der Planung verglichen werden. Damit wird der Prozessfokus gewahrt, um die Wertschöpfung nicht aus den Augen zu verlieren. Werden Probleme identifiziert oder Verbesserungsideen vorgeschlagen, werden sie nach dem PDCA-Zyklus gelöst bzw. durchgeführt.

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Bild: Beispiel eines tägliches Stand-up Meetings zwischen Logistikabteilung und Lagerverwaltung.

Das Meeting sollte unbedingt direkt vor dem visuellen Prozessboard in der Abteilung stattfinden. Die für den Prozess verantwortliche Person moderiert das Meeting, indem die Zahlen anhand der grafischen Darstellung für die Kollegen beschrieben werden. Kommen Probleme auf oder gibt es Verbesserungsideen, können diese im Nachgang in eine App eingetragen werden, die als Basis für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess gesehen wird. Durch diese Meetings verbessert sich die abteilungsübergreifende Kommunikation und brisante Themen können im Sinne der Regelkommunikation und Eskalation sofort zur nächsthöheren Stufe eskaliert werden.

Tägliche Stand-up Meetings im Baukontext
In der Lean Construction wird häufig das Last-Planner-System verwendet. Im Regelablauf wird eine kurzzyklische Tafelplanung im Big Room aufgesetzt, was eine erhöhte Effektivität bei der Prozesssteuerung mit sich bringt. Diese Tafelplanung wird durch die täglichen Stand-up Meetings ergänzt. In den kurzen Baubesprechungen zwischen Bauleitung und ausführenden Unternehmen werden die wichtigsten Punkte des vergangenen und des aktuellen Tages besprochen und eventuell angepasst. Ist ein Gewerk in Verzug, wird die Karte der Zusage auf der Tafel auf »rot« umgedreht, was dem gesamten Team transparent den kritischen Zustand signalisiert. Folgendes Fazit kann über tägliche Stand‑up Meetings im Baukontext gezogen werden:

1. Wichtigkeit der Überzeugungsarbeit
Zu Beginn ist es essenziell, die Mitarbeiter*innen im Wandlungsprozess, der mit der Einführung von Lean Management einhergeht, zu begleiten. Die Erwartungen und die Ziele der Meetings sollten im Vorhinein geklärt werden. Es muss klargemacht werden, dass die tägliche Soll-Ist-Kontrolle keine Überwachung der Mitarbeiter*innen darstellen soll, sondern ihnen bei der Abarbeitung der täglichen Aufgaben hilft. In diesem Zusammenhang spielen die Werte Offenheit, Transparenz, Vertrauen, Fehlerkultur, Respekt und Teamwork entscheidende Rollen.

2. Implementierung von Lean in der Arbeitsvorbereitung
Lean Administration ermöglicht es, Kennzahlen darzustellen und detaillierte Prozessanalysen durchzuführen. Diese Analysen sollten immer auf den jeweiligen Kontext zugeschnitten werden, um nicht zu einer Belastung zu werden.

3. Förderung der Kommunikation
Die erhöhte Kommunikation durch die täglichen Abstimmungen am Shopfloor Board verhilft zu einer besseren Performance des Teams sowie zu einer schnelleren Entscheidungsfindung der Führungskräfte. So kann die Arbeit effizient gestaltet werden.

4. Visuelle Darstellung
Die dichte und anschauliche Darstellung der prozessbezogenen Kennzahlen, die zur Prozesssteuerung verwendet werden, ist ein großer Vorteil der täglichen Meetings.
Das Visualisierungsboard bietet die Möglichkeit, die wichtigsten Themen innerhalb kürzester Zeit mit den Teammitgliedern durchzusprechen und auf etwaige Abweichungen einzugehen. Gerade in einer hektischen Zeit, in der oft ein Informationsüberfluss herrscht, ist es von Vorteil, alle Kennzahlen kompakt und in grafischer Form ersichtlich zu haben.

5. KPI-Messung
Die tägliche Messung und Überwachung der prozess- und wertschöpfungsbezogenen Kennzahlen bildet die Basis der kontinuierlichen Verbesserung und der Eliminierung von Verschwendung im Bauprozess. Die identifizierten Probleme und gewonnenen Ideen werden in weiterführenden Meetings von einzelnen Personen übernommen und gelöst bzw. umgesetzt, um eine kontinuierliche Effizienzsteigerung zu erreichen. Tägliche Stand‑up Meetings im Baukontext sind somit ein guter Grundstein zur Reduktion von Verschwendung auf Baustellen.

 

Info: Charakteristika von Stand-up Meetings

Tägliche Stand-up Meetings zeichnen sich durch vier wesentliche Punkte aus:

1. Kürze: In der Regel nicht länger als 15 Minuten.

2. Haltung: Werden stehend abgehalten.

3. Lokation: Direkt am Ort der Wertschöpfung, oder zumindest sehr nahe an der Einheit, dem Service oder der Produktion.

4. Agenda und Inhalt: Definiert durch ein visuelles Board.

 

Hintergrund zur Serie: Lean Baumanagement umfasst mehrere Bereiche, in denen unterschiedliche Werkzeuge und Methoden angewendet werden, um die Vorteile aus der Lean-Philosophie für den Baubereich nutzen zu können. Die Erläuterungen in den weiterführenden Ausgaben teilen sich grob in die sechs Bereiche Lean Production, Lean Construction, Lean Design, Lean Administration, Lean-Logistik sowie Supply Chain Management und Lean-Kultur. Aufbauend auf die Übersichtsta­belle für Lean Baumanagement der Ausgabe 04/22 werden die einzelnen Bereiche kurz beschrieben und Werkzeuge und Methoden erläutert, die die Verschwendung identifizieren, reduzieren oder sogar eliminieren können.

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