Samstag, Mai 25, 2024

Auftakt für eine große Digitalisierung: Manfred Matzka, Brigitte Ederer und Lorenz Mikoletzky starten elektronisches Staatsarchiv.Das Bundeskanzleramt und das Österreichische Staatsarchiv beauftragen Siemens mit der Errichtung eines Langzeitarchivs für digitale Daten.

Die Digitalisierung von Grundbuchdaten, der behördliche Aktenverkehr in Ministerien, Amtsstuben und Gerichten, weltweit verfügbare Gesetzestexte – die elektronischen Archive der Republik Österreich wachsen unaufhörlich. Und dies zur Freude ihrer Nutzer. Wenn Manfred Matzka, Sektionschef im Bundeskanzleramt und damit erster Beamter des Staates, um zehn Uhr vormittags sein Jausenbrot auspackt, hat er bereits 17 Akte bearbeitet. Der elektronische Akt ist ein Vorzeigeprojekt im heimischen E-Government. „Ich kann von jedem Punkt dieser Welt aus unsere Akten bearbeiten“, ist Matzka sichtlich stolz. Standardisierte Dokumente und medienbruchfreie, durchgängige Geschäftsprozesse sparen in der Verwaltung Zeit und Ressourcen. Den nächsten Schritt in Richtung papierloses Büro und Dokumentenspeicherung hat die Republik nun mit dem Auftrag für die Errichtung eines elektronischen Staatsarchivs gesetzt.

Von 816 bis 2010
Das Österreichische Staatsarchiv, eines der bedeutendsten Archive der Welt, ist nicht nur Zentralarchiv für die Bundesministerien und die obersten Organe der Republik – und damit Speicher für den Aktenlauf der vergangenen Jahre - sondern auch Hüter der archivalischen Überlieferung der Zentralbehörden der ehemaligen Habsburgermonarchie, der obersten Organe des Heiligen Römischen Reichs. Darin zu finden ist eine Urkundensammlung, die bis in das Jahr 816, einer Zeit noch vor der Herrschaft der Babenberger, zurückreicht. Bislang konnten im Staatsarchiv Dokumente praktische so lange gefunden und gesichtet werden, bis sie zerfallen waren. Mit der umfangreichen Digitalisierung werden die Schriftstücke nun für die nächsten Jahrhunderte gesichert. „Jetzt geht es darum, meine heute bearbeiteten Akten tausend Jahre aufbewahren zu können“, beschreibt dies Matzka.

Mit der Errichtung des elektronischen Gedächtnisses der Republik Österreich wurde Siemens beauftragt. Bis Ende des Jahres soll das System stehen und an zwei Rechenzentren angebunden werden. Um die Daten dauerhaft und verlustfrei zu sichern, werden mehrfach redundante Speicher eingesetzt. Gespeichert werden die Dokumente im Siemens Rechenzentrum in Wien und im bundeseigenen Hochsicherheitsdatenspeicher in St. Johann in Pongau - in einem Bunker in 300 Metern Tiefe. Siemens wird das elektronische Archiv für zunächst acht Jahre betreuen und zusätzlich einen Webshop für das Staatsarchiv errichten, der auch die Vermarktung von historischen Dokumentenkopien und den transparenten Zugriff auch frei gegebene Aktenläufe ermöglicht.

Ebenfalls im Programm ist eine Generallizenz, die es Ländern, Städten und Gemeinden erlaubt, die Archivlösung ohne weitere Kosten ebenfalls zu nutzen. Staatsarchiv-Generaldirektor Lorenz Mikoletzky möchte auch kleinere Archive in den Bundesländern in die Digitalisierung einbinden können. Bei der Software setzt man auf den britischen Archivspezialisten Tessella. Die Dokumente werden im Format PDF/A gespeichert, das auch eine Volltextsucher erlaubt. Der Auftragswert des gesamten Projekts beträgt 4,58 Mio. Euro.

Für Siemens-Chefin Brigitte Ederer gibt es „selbst EU-weit nur wenig vergleichbaren Projekte“. Nach dem bereits erfolgreich eingerichteten System CyberDOC, dem Urkundenarchiv der Notare, könne die heimische Konzernsparte „IT Solutions and Services“ nun erneut E-Government-Wissen in Österreich dauerhaft bündeln, so Ederer.


Fakten:

Der Bedarf

Aufgrund der flächendeckenden Einführung des elektronischen Aktes in der Bundesverwaltung 2004 ist die Errichtung eines elektronischen Staatsarchivs notwendig. Die in diesem Zusammenhang erlassene Büroordnung sieht die Abgabe elektronischer Akten spätestens zehn Jahre nach deren letzter Bearbeitung vor. Die Aufgabe von Siemens IT Solutions and Services ist, über technische, infrastrukturelle und organisatorische Maßnahmen jeglichen Verlust und jegliche Verfälschung der Informationen zu verhindern, die im digitalen Langzeitarchiv archiviert werden.

Das Staatsarchiv
Das Österreichische Staatsarchiv verfügt über 126 MitarbeiterInnen, die insgesamt 177.700 Regallaufmeter Archivgut betreuen. Zu den bedeutendsten Stücken zählen Martin Luthers 95 Thesen, ein Exemplar der Goldenen Bulle Kaiser Karls IV, Vertragsinstrumente des Westfälischen Friedens sowie eine beglaubigte Kopie des Staatsvertrages.

 

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