Mit zunehmender Größe hat jedes Bau- und Handwerksunternehmen eine unüberschaubare Menge an Inventar zu verwalten, sei es im Büro, im Lager oder auf den Baustellen. Letztere sind häufig ohnehin ein kleines Meisterwerk der Planung und Organisation – leider auch mit dem Potenzial für Pleiten, Pech und Pannen. Eine digitale Lösung für die Inventarverwaltung kann Abhilfe schaffen.

Dispositionen mit Klemmbrett und Zettelwirtschaft oder Magnettafeln im Baucontainer durchzuführen, ist sicher nicht mehr zeitgemäß. Allerdings vereinfacht der Einsatz von Software nur dann etwas, wenn sie ohne großen Aufwand in Betrieb genommen und unterhalten werden kann. Die Benutzung muss für die ungeschulten Anwender intuitiv sein. Nur dann hat sie das Potenzial, Abläufe zu optimieren und dadurch letztlich zu beschleunigen. Je gezielter eine Software für einen speziellen Anwendungszweck entworfen und optimiert wird, desto größer ist in der Regel der praktische Nutzen.

Der Ansatz, jegliches Inventar bei der Anschaffung zu erfassen, digital oder analog, ist nicht neu. Bei der Auswahl des geeigneten Speichermediums beginnen allerdings die Probleme. Bauunternehmen agieren höchst dynamisch – Betriebsmittel befinden sich hierbei ständig in Bewegung und unterliegen einem hohen Verschleiß. Aufenthaltsorte und Nutzer ändern sich, Wartungsarbeiten müssen regelmäßig durchgeführt werden. Zum Teil erfolgt ein Verleih an Fremdfirmen. Wenn sich hier niemand findet, der permanent die Inventarlisten aktualisiert, bilden diese schon nach wenigen Wochen nicht mehr den tatsächlichen Stand ab. Abhilfe kann ein System schaffen, mit dem von überall aus und durch unterschiedliche Nutzer auf die Inventarverwaltung zugegriffen werden kann – von jeglichem Mobilgerät mit Internetanschluss.

Digitale Inventarverwaltung

Die Notwendigkeit, Betriebsmittel auf Baustellen digital zu verwalten, haben Verantwortliche vieler Unternehmen bereits erkannt. Auf dem diesjährigen Rhomberg Sersa Innovation Day wurde die Timly Software AG eingeladen, um den interessierten Zuhörern die Vorteile und Erfahrungen beim Einsatz der Lösung des Schweizer Start-ups zur digitalen Werkzeug- und Geräteverwaltung näherzubringen. Rhomberg Sersa ist als Bahntechnikunternehmen regelmäßig in große Bauprojekte eingebunden, zurzeit beispielsweise in einer ARGE zum Ausbau des Koralmtunnels.

Die Schnittstelle zum Benutzer ist die Inventar-App. 

In Bern versucht sich eine andere ARGE, bestehend aus den Unternehmen Kibag, Wirz, Walo und Kästli, an der Herausforderung, den dortigen Bahnhof im laufenden Betrieb komplett umzubauen. So werden dort unter anderem eine zusätzliche Ebene mit vier Gleisen und ein zweigleisiger Tunnel mit einer Länge von etwa einem Kilometer gebaut. Die Planung und Durchführung der Arbeiten von mehreren hundert Handwerkern kann ohne Übertreibung als logistische Meisterleistung bezeichnet werden, zumal der Bau – im Vergleich zu ähnlichen Projekten dieser Größenordnung – weitestgehend innerhalb des Zeitplans vor­anschreitet. Die ARGE verwendet für ihre Inventarverwaltung die Software von Timly. Diese hat sich nach ersten Rückmeldungen in der Praxis bewährt. So erleichtert sie die Planung und Disposition von Materialeinsatz. Auch bei der Zusammenarbeit der unterschiedlichen Unternehmen konnten entscheidende Vorteile ausgemacht werden: Ein Verleih von Maschinen innerhalb der ARGE ist problemlos mit der App dokumentier- und abrechenbar.

Auch der Kühltechnik-Riese Hauser aus Linz verwendet seit Ende 2021 die Software von Timly. Die Verantwortlichen planen, etwa 5.500 Assets zu erfassen. Verwaltet werden sollen damit Werkzeuge und IT-Geräte. In einem Kurzinterview meldete das Unternehmen, dass es »keinerlei Probleme« bei der Einführung der Inventarsoftware gab. Mitarbeiter berichten von einer selbsterklärenden Handhabung – Eine einstündige Einweisung per Videopräsentation sei ausreichend gewesen. Neben den Vorteilen bei der Planung erhoffen sich die Verantwortlichen von Hauser, reparaturanfällige und ungeeignete Maschinen besser identifizieren zu können.

Einfache Bedienbarkeit

Damit digitale Lösungen im hektischen Alltag einer Baustelle akzeptiert und verwendet werden, müssen sie vor allem einfach sein. Eine moderne Inventarverwaltung wie mit der Timly Software bietet flexible Profile für unterschiedlichste Inventarkategorien. Informationen über zulassungspflichtige Baufahrzeuge füllen schnell ganze Aktenordner. Dazu kommen Wartungs- und Prüfungstermine zur Funktionstüchtigkeit und Sicherheit. All diese Parameter können für jedes Asset in Timly digital gespeichert werden. Alle Inventargegenstände erhalten dazu einen robusten Aufkleber mit einem QR-Code als Kennzeichen.

Die Schnittstelle zum Benutzer – und damit das Herz, welches die Lösung mit Leben füllt – ist bei einem Anbieter wie Timly die Inventar-App. Diese kann auf Smartphones und Tablets installiert werden. So ist ein Zugriff von abgelegenen Baustellen und in Lager- oder Werkshallen möglich. Auf diese Weise kann ein Vorarbeiter bei der Ausgabe von Geräten den Zustand erfassen oder hinterlegen, wo sie von wem benutzt werden. Arbeiter können für Abfragen berechtigt werden, etwa um sich Bedienungsanleitungen anzeigen zu lassen oder Defekte unkompliziert per App melden zu können.

Die Administration kann erleichtert werden, etwa durch einen Wartungsplaner, der anzeigt, wann welches Gerät zum Service muss und nicht zur Verfügung steht. Zudem sind Filterungen nach Einsatzorten oder verantwortlichen Angestellten möglich. Sogar eine Ortungsfunktion per GPS ist integriert. Die Ablage der Informationen erfolgt an einem zentralen, gesicherten Ort in der Cloud.

Der Autor

Nach einem Studium der Volkswirtschaft in Berlin und anschließendem Masterstudium in Politikwissenschaft in Barcelona arbeitet Johannes Pfeiffer nun seit zehn Jahren im digitalen Bereich (Software & IT) und ist auch für verschiedene Online-Formate redaktionell tätig. Derzeit leitet er das Online-Marketing bei Timly Software: https://timly.com