Die ausgelagerte, professionelle Verwaltung des Fuhrparks ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Durch die Einkaufsstärke der Profis von der Anschaffung über Reparaturen bis zur Betankung kann zudem viel Geld gespart werden. Völlig neue Möglichkeiten der Effizienzsteigerung verspricht die Vernetzung der Flotte mit mobilen Endgeräten.  

Firmenwagen sind eine zeit- und kostenintensive Angelegenheit. Die reinen Fahrzeugkosten machen nur einen Teil der Total Cost of Ownership (TCO) aus – Nutzung und Instandhaltung fallen ebenso schmerzlich ins Gewicht. Verfügt ein Unternehmen über einen eigenen Fuhrpark, ist der organisatorische Aufwand enorm und erfordert Fachwissen. Gerade Klein- und Mittelbetrieben, die personell ohnehin meist sehr schmal aufgestellt sind, wächst die administrative Arbeit rasch über den Kopf.
Abzuwickeln sind nicht nur Wartungstermine, sondern auch Reparaturen, Reifenwechsel, Tankkarten und Versicherung. Pro Firmenwagen fallen pro Monat drei bis sieben Belege an, die verbucht werden müssen.

Deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen, die Verwaltung des Fuhrparks an Profis auszulagern. Das Leistungsangebot von professionellem Fuhrparkmanagement reicht von der Erstellung einer Dienstwagenordnung und der fachmännischen Beratung bei der Auswahl der Fahrzeuge über die laufende Betreuung während der Nutzung inklusive Wartung, Reifen, Kraftstoff, Schadensmanagement, Versicherung und Barbelege bis hin zur Verwertung der Fahrzeuge am Ende der Nutzungsdauer. »Die gesamten Fahrzeugkosten werden linear und monatlich gleichbleibend über die gesamte Nutzungsdauer vorgeschrieben.

Damit erhalten die Kunden eine perfekte Kostenplanung und Budgetübersicht«, erklärt Renato Eggner, Geschäftsführer der Raiffeisen-Leasing Fuhrparkmanagement.  Der interne Aufwand wird dadurch massiv reduziert, da alle Einzelbelege der gesamten Firmenflotte an den Fuhrparkmanager gehen und sich der Kunde auf das Kerngeschäft konzentrieren kann. Dazu kommen deutlich geringere Kosten. »Aufgrund der Einkaufsstärke eines Fuhrparkmanagers im Bereich Beschaffung, Service/Wartung, Versicherungstarife, Betankung, Reifen ergibt sich ein Kosten-einsparungspotenzial von ca 15 %«, erklärt Gerhard Rauscher, Geschäftsführer Unicredit Leasing Fuhrparkmanagement.

Bild oben: »Maschinenkommunikation bringt bei Fuhrparklösungen schon heute konkreten Nutzen und wird in Zukunft noch viele Möglichkeiten für verbesserte Effizienz bieten, das ist erst der Anfang«, ist Werner Kraus, Bereichsleiter Business & Wholesale bei T-Mobile, überzeugt.

Entgegen der landläufigen Meinung rechnet sich externes Fuhrparkmanagement nicht erst ab einer gewissen Flottengröße. »Alle Vorteile sind auch schon bei einem Fahrzeug gültig. Spätestens die Eigenverwaltung von fünf Fahrzeugen erzeugt bei den Unternehmen zu viel Aufwand«, ist Rauscher überzeugt. Auch Renato Eggner bestätigt, dass besonders KMU davon profitieren, dass »professionelles Fuhrparkmanagement die Kosten für die Firmenflotte planbar macht und die personellen Ressourcen für das Kerngeschäft freigespielt werden«.

Finanzierung vs. Full Service

Laut einer aktuellen Studie des Full-Service-Leasing-Spezialisten Arval dominiert in Österreich derzeit noch das reine Finanzierungsleasing, nur fünf Prozent würden jetzt schon Full-Service-Leasing nutzen, eine Leasingform, die in Europa längst Standard ist, wie eine Studie des Corporate Vehicle Observatory aus dem Jahr 2016 in zwölf Ländern zeigt.

Die nötigen und sinnvollen Serviceleistungen sind von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Um herauszufinden, was ein Unternehmen tatsächlich braucht, hat etwa Raiffeisen Leasing ein Online-Tool entwickelt, das in wenigen Minuten eine erste Grobanalyse der Ist-Situation des eigenen Fuhrparks liefert. »Dabei werden sowohl Schwächen der bestehenden Firmenflotte und das dadurch mögliche Einsparungspotenzial aufgezeigt als auch jene Bereiche, in denen der Fuhrpark schon sehr gut betrieben wird«, erklärt Eggner. 

Nutzfahrzeuge und Telematik

Eine Unterscheidung zwischen dem klassischen Dienstauto und (leichten) Nutzfahrzeugen gibt es im Leasing und der Fuhrparkverwaltung nicht, die Produktpaletten der Anbieter gelten in der Regel für beide Segmente. Allerdings ist bei Nutzfahrzeugen das Thema der Verfügbarkeit besonders kritisch. »Ein wichtiger Bestandteil unseres professionellen Fuhrparkmanagements ist daher, dass wir im Schadensfall sofort alle notwendigen Reparaturmaßnahmen einleiten und Ersatzfahrzeuge bereitstellen, damit unsere Kunden wieder ihrem Kerngeschäft nachkommen können«, sagt Eggner. Bei Unicredit Leasing beschäftigt man sich aktuell mit dem Thema Einsatzsteuerung für leichte Nutzfahrzeuge mithilfe von Telematiklösungen, wie man sie aus dem Lkw-Bereich kennt. Ein entsprechendes Angebot soll demnächst auf den Markt kommen.

Im Vergleich zu anderen europäischen Ländern haben es Telematiklösungen in Österreich derzeit noch schwer. Laut Arval-Studie nutzen derzeit rund neun Prozent der Unternehmen Telematik, um die Effizienz ihrer Flotte zu steigern oder die Routenplanung zu optimieren. Im europäischen Vergleich ist der Einsatz von Telematik wesentlich höher: 18 Prozent der Betriebe mit 10 bis 99 Mitarbeitern und 28 Prozent der Unternehmen mit über 100 Mitarbeitern nutzen bereits Telematik.

Bild oben: »Gerade KMU profitieren davon, dass professionelles Fuhrparkmanagement die Kosten für die Firmenflotte planbar macht und personelle Ressourcen für das Kerngeschäft freigespielt werden«, sagt Renato Eggner, Geschäftsführer der Raiffeisen-Leasing Fuhrparkmanagement.

Weitgehend Einigkeit herrscht dar-über, dass die Telematik künftig auch in Österreich an Bedeutung gewinnen wird. »Es wird immer wichtiger, Telemetrie-Daten in Echtzeit zu erfassen, um die Flotte strategisch optimal und effizient zu steuern und zu managen. Immer mehr vernetzte Geräte, Fahrzeuge und Mitarbeiter-Endgeräte bedeuten für Fuhrparklösungen, noch vernetzter und flexibler werden zu müssen, um mit den Anforderungen des Kunden wachsen zu können«, erklärt Werner Kraus, Bereichsleiter Business & Wholesale bei T-Mobile. Gemeinsam mit Partnern wie Kapsch hat T-Mobile Fuhrparklösungen entwickelt, die für die unterschiedlichen Bedürfnisse der Kunden maßgeschneidert sein sollen.

»Das sind Lösungen, mit denen eine einheitliche Steuerung und Verbindung von Flottenfahrzeugen, mobilen Geräten und Mitarbeitern im Außendienst möglich ist, alles aus einem Guss«, so Kraus. So bietet T-Mobile im Rahmen des Fuhrparkmanagements etwa auch eine Auftragserfassung an. Damit kann z.B. ein Handwerker einen Auftrag unterwegs auf seinem Smartphone oder Tablet annehmen, zum Kunden fahren, die im Auftrag beschriebene Leistung erbringen und sie auf dem jeweiligen mobilen Endgerät vom Kunden digital signieren lassen. Im Hintergrund werden automatisch Rechnungsprozesse initiiert. Fährt der Handwerker zudem mit einem vernetzten Fahrzeug, können offene Aufträge anhand der geografischen Lage effizient ausgesteuert werden.

Auf digitale Lösungen setzt auch Raiffeisen und bietet seinen Kunden eine neue App an, die beispielsweise die Belegabrechnung oder die Abwicklung von Schadensmeldungen und die Buchung von Hol- und Bringservice, Ersatzfahrzeug oder Vor-Ort-Service einfach, schnell und mobil ermöglicht. »Dadurch sparen wir unseren Kunden und den Fahrern der Nutzfahrzeuge personelle Ressourcen und wertvolle Zeit, die in Betrieben ohne professionelles Fuhrparkmanagement für die bürokratische Verwaltung von Belegen und Terminen verwendet werden muss«, sagt Eggner. Zusätzlich bietet die App auch Informationen über Tankstellen, Ladestationen und Werkstätten an, die den Fah-rern ebenfalls viel Zeit und durch die über Raiffeisen-Leasing verfügbaren Sonderkonditionen auch viel Geld sparen kann.

Best Practice

Die Wiener Neudorfer Win-Bau GmbH setzt seit der Unternehmensgründung 2005 auf externe Fuhrparkverwaltung durch Raiffeisen-Leasing Fuhrparkmanagement (RL-FPM). Das Outsourcing umfasst Kfz-Leasing in Form von Operating Leasing (teilweise auch Restwerteleasing) inklusive Wartungsvertrag, Versicherung, Tankservice und Reporting.

Den größten Vorteil des Outsourcings sieht Win-Bau-Geschäftsführerin Michaela Fedl in der Konzentration auf das Kerngeschäft. »Wir sind personell sehr schlank aufgestellt. Deshalb ist es für uns wichtig, dass wir uns keine Gedanken um Service, Reparaturen und Versicherungsangelegenheiten machen müssen.« Zudem ist diese Form der Finanzierung am wirtschaftlichsten, da Win-Bau aufgrund der hohen monatlichen Kilometerleistung die Fahrzeuge alle 48 Monate tauscht und die Leasing-rate abgeschrieben werden kann.