reebuild digitalisiert deutschen Traditionsbetrieb

Mit seiner spezialisierten Lösung für die Bau- und Immobilienbranche ist das Wiener Softwareunternehmen reebuild auch bei mittelständischen Betrieben in Deutschland im Einsatz. Ein Beispiel ist Rödl & Herdegen aus Regensburg, seit 1962 am Markt: Das Bauunternehmen hat seine Rechnungsprüfung und sein Kostenmanagement auf reebuild umgestellt. Angestoßen wurde der Schritt von der nachrückenden Generation im Familienbetrieb, und er fällt in eine Zeit, in der die gestaffelte E-Rechnungspflicht den gesamten Bau-Mittelstand im DACH-Raum unter Zugzwang setzt.
Die kaufmännischen Abläufe funktionierten, aber sie kosteten Aufwand. Rechnungen lagen in Ordnern, Freigaben liefen über manuelle, starre Prozesse, und der aktuelle Ist-Stand der Projektkosten war über mehrere Baustellen hinweg nur eingeschränkt nachvollziehbar. Am deutlichsten wurde der Aufwand bei den Freigaben selbst. „Früher bin ich am Wochenende immer mit einem Stapel an Rechnungen, die in einen Korb passten, heimgefahren und habe diese Stück für Stück unterzeichnet", erinnert sich Geschäftsführer und Gesellschafter Thomas Rödl.

Die nächste Generation treibt die Digitalisierung
Den Anstoß gab die nachrückende Generation. Kristin Rödl, im Unternehmen kaufmännisch eingebunden, erkannte früh das Potenzial darin, die kaufmännischen Abläufe zu digitalisieren, als nächsten Schritt zu mehr Kostentransparenz und einem belastbaren Überblick. Entscheidend war dabei, keine allgemeine Bürolösung einzuführen, sondern eine Software, die die Anforderungen eines Bauunternehmens von Haus aus versteht. Mit reebuild entschied sich der Betrieb für eine bauspezifische Lösung aus dem DACH-Raum.
„Mit reebuild haben wir eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, persönliche Ansprechpartner statt anonymer Bots und eine Bedienung, die dem entspricht, was man von zeitgemäßer Software erwartet, übersichtlich, schnell und intuitiv", sagt Kristin Rödl. Heute deckt reebuild bei Rödl & Herdegen einen kaufmännischen Kernprozess ab, von der
Bauleitung über die Buchhaltung bis zur Geschäftsführung. Jede eingehende Rechnung wird als strukturierter Datensatz verarbeitet, sodass sich die Informationen je nach Rolle auswerten lassen: nach Projekten, nach Kostenstellen oder nach Geschäftspartnern. „Die unternehmensweite Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Rechnungen und Kostenständen ist mit reebuild erheblich leichter geworden", so Kristin Rödl.

Warum der Zeitpunkt entscheidend ist
Der Schritt fällt in eine Phase, in der die Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung branchenweit steigen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland ERechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen B2B-Unternehmen. Ein einfaches PDF gilt dabei nicht als E-Rechnung, nur strukturierte Formate nach der Norm EN 16931. Wer eingehende Dokumente ohnehin digital und strukturiert verarbeitet, ist für diese Anforderungen vorbereitet. Den Leitgedanken hinter der Umstellung beschreibt Nicolaus Lederer, COO von reebuild: „Wir versuchen, die bewährten Prozesse eines Betriebs ins digitale Zeitalter mitzunehmen, statt ihm
eine fremde Arbeitsweise überzustülpen."