Online-Baubesprechungen bieten nützliche Kollaborationsfunktionen, sparen Reisekosten und Zeit. Den direkten Austausch und die persönliche Präsenz vor Ort können sie allerdings nicht ersetzen.

Baustellen werden zunehmend digitaler, Smartphone und Tablet erobern Neubau wie Sanierung, das Internet ist allgegenwärtig. Damit eröffnen sich neue Kommunikationsformen. Infolge von Corona hat der Online-Bereich auch in der Bauwirtschaft in Form von Zoom und z. B. Microsoft Teams Einzug gefunden. »Die Organisatoren von Baubesprechungen wurden durch Covid-19 gezwungen, die bis dato in Präsenz und oft sehr ineffizienten Baubesprechungen online durchzuführen«, berichtet Norbert Hartl, Landesinnungsmeister Bau Oberösterreich und geschäftsführender Gesellschafter der Schmidbaugruppe. Sofern Online-Baubesprechungen optimal vorbereitet und moderiert werden, sind sie für Hartl sehr erfolgreich, insbesondere zeit- und ressourcensparend, und ersetzen die intensiven Vorortbesprechungen gut.

Konzentration auf das Wesentliche
Bei Präsenzbesprechungen geht oft viel Zeit durch ineffiziente Kommunikation verloren. Bei guter Vorbereitung sieht Hartl bei Online-Baubesprechungen einen erheblichen Vorteil: »Sehr oft wird man zu Baubesprechungen eingeladen, auch wenn man nicht direkt betroffen ist bzw. die Themen einfach via Online-Meeting abgehandelt werden können.« Dies verursacht in der Bauwirtschaft tausende Auto-Kilometer sowie verlorene Arbeitsstunden. Diese Opportunitätskosten können mit einer Online-Lösung reduziert werden.

Virtuelle Abstimmung
Bereits Routine ist die Online-Baubesprechung bei Porr. »Unsere Mitarbeiter sind dazu angehalten, während der derzeitigen Ausnahmesituation auf persönliche Treffen zu verzichten und stattdessen auf virtuelle Meetings zu setzen«, berichtet Josef-Dieter Deix, Geschäftsführer Bereichsregie BU1. Die Vorteile liegen u. a. darin, dass Änderungen in Plänen just in time erledigt werden können, sowie in der klaren Nachvollziehbarkeit der einzelnen Änderungsschritte. Abhängig vom Projekt werden monatliche PSS und Baubesprechungen teilweise bereits komplett über Skype abgewickelt. Bewährt hätten sich auch Microsoft Teams sowie BIM360. »Für kleinere Besprechungen verwende ich meine eigene WebRTC-basierte Videokonferenzlösung 3CX«, informiert Baumeisterin Renate Scheidenberger, Baukultur.

Kein Ersatz für Präsenz
»Online-Baubesprechungen sind eine ideale Ergänzung«, präzisiert Renate Scheidenberger, etwa für Prozessänderungen, Besprechung des Bauzeitplans, Terminvereinbarung und -koordination sowie Abstimmungsgespräche. Sie bieten auch die Chance, Pläne öfter und detaillierter abzustimmen, und das kurz und bündig. Dadurch werde das Miteinander der Gewerke optimiert. Wichtige Vor-Ort-Besprechungen und Face-to-Face-Meetings zwischen Mitarbeitern, Kunden sowie Dienstleistern lassen sich telefonisch jedoch nur teilweise bzw. unzureichend kompensieren. Oft spielen Augenkontakt, Mimik, Gestik und der persönliche Eindruck eine wichtige Rolle. Für Baubestellenbesichtigung, Erfassung von Mängeln, Soll/Ist-Abgleich, Abnahme von Leistungen und baustellenbezogene Probleme braucht es die Präsenz vor Ort. Für Porr trifft das auch auf komplexere Planbesprechungen zu.

Wege zum virtuellen Meeting
Die Vorbereitung einer Online-Baubesprechung muss laut Norbert Hartl akribischer erfolgen als eine persönliche. »Es ist entscheidend, dass die Technik mitspielt und verstanden wird.« Jede Online-Besprechung verliert ihren Sinn, wenn Meeting-Teilnehmer technische Probleme haben und so nicht online aktiv dabei sind. Jeder müsse wissen, wie z. B. ein Bildschirm geteilt wird und Präsentationsunterlagen gezeigt werden. Die BAUAkademie BWZ OÖ schult mittlerweile Betriebe und deren MitarbeiterInnen in der Organisation und Abhaltung von Online-Baubesprechung. Im Online-Kurs liege der Fokus auf den gängigsten Programmen, der Vorbereitung, den Gesprächs- und Moderationstechniken, der Online-Konfliktbewältigung und Dokumentation.

»Aus meiner Sicht ist die Koordination eines virtuellen Meetings wesentlich schwieriger, da es sehr oft um Details in der Ausführung geht, welche sich über den Bildschirm nicht so leicht vermitteln lassen«, nennt Josef-Dieter Deix eine Schwierigkeit. Renate Scheidenberger berichtet von überwiegend guten Erfahrungen. »Meine Gesprächspartner sind erfahren und gut ausgerüstet, da scheitert es eher an der Internetverbindung«, weiß sie von Besprechungen, wo ein Gesprächspartner vom Auto aus teilnimmt, der andere sich vor dem PC befindet und der dritte von der Baustelle zugeschaltet wird. Je kleiner der Kreis, desto effizienter ist eine Besprechung. Josef-Dieter Deix von Porr sieht sieben Teilnehmer als besonders sinnvoll an, denn sonst werde es erfahrungsgemäß zu unübersichtlich. Durchschnittlich werden laut Scheidenberger 15 bis 20 Beteiligte gezählt.

Das richtige Werkzeug

- Erforderlich für jede Online-Baubesprechung sind Internetverbindung, Lautsprecher und Mikrofon, Webcam oder HD-Webcam sowie alternativ HD-Kamera oder HD-Camcorder mit Videoaufnahmekarte. Die empfohlene Bandbreite z. B. bei Zoom, für Videoanrufe mit zwei Teilnehmern / Gruppe:
- 600 KBit/s (Upload/Download) / 800 KBit/s bzw. 1,0 MBit/s
- 1,2 MBit/s (Upload/Download) für 720p HD-Video / 1,5 MBit/s
- Für das Empfangen von 1080p HD-Video sind 1,8 MBit/s / 2,5 MBit/s (Upload/Download) erforderlich
- Für das Senden von 1080p HD-Video sind 1,8 MBit/s / 3,0 MBit/s (Upload/Download) erforderlich