Kostentreiber kontrollieren

Bild: Wienblick vom Schafberg: Mit »The Superior« realisiert die 3SI Immogroup in der Leschetitzkygasse in Wien-Währing ein exklusives Wohnprojekt mit elf High-End-Wohnungen und spektakulärem Panoramablick über Wien.

Steigende Baukosten, volatile Finanzierungsbedingungen und wachsende regulatorische Anforderungen prägen den Immobilienmarkt. Hinzu kommen lange Genehmigungsverfahren, anspruchsvolle ESG-Vorgaben und ein hoher Koordinationsaufwand zwischen Planern, Behörden, Ausführenden und Vertrieb. Offensichtlich ist, dass Projekte komplexer werden. Weniger offensichtlich ist jedoch, wo ein erheblicher Teil der Kosten tatsächlich entsteht. Häufig belasten nicht Material- oder Lohnkosten die Budgets, sondern fehlende Transparenz, Medienbrüche und zeitaufwendige Abstimmungsprozesse. Informationen liegen in unterschiedlichen Systemen, Kalkulationen werden mehrfach erstellt und Entscheidungen basieren nicht auf einem einheitlichen Datenstand. Gerade in einem Markt, in dem Zeit zum Wettbewerbsfaktor wird, entwickeln sich diese Reibungsverluste zu einem entscheidenden Kostentreiber.

KI macht Daten nutzbar
Viele Unternehmen haben digitale Werkzeuge eingeführt. Dennoch entstehen häufig Insellösungen: Planung, Kalkulation, Bauabwicklung, Controlling und Vertrieb arbeiten mit unterschiedlichen Anwendungen und Datenmodellen. Doppelte Datenerfassungen, aufwendige Abstimmungen und eingeschränkte Steuerungsmöglichkeiten sind die Folge.

Digitalisierung bedeutet aber weit mehr als die Einführung neuer Software. Erst strukturierte Prozesse und eine einheitliche Datenbasis schaffen die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Hier kommt Künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel: Sie wertet große Datenmengen aus, erkennt Muster und liefert Entscheidungsgrundlagen, etwa für Marktanalysen, Kostenentwicklungen, Bauzeiten oder Verkaufsprognosen. Verantwortung, Erfahrung und unternehmerisches Urteilsvermögen bleiben dabei weiterhin beim Menschen. Der Einsatz von KI verfolgt dabei ausdrücklich nicht das Ziel, Personal zu ersetzen, sondern Mitarbeitende von Routinetätigkeiten zu entlasten und ihre Stärken dort einzusetzen, wo Erfahrung, Kreativität und persönliches Urteilsvermögen den größten Mehrwert schaffen. Schnellere Entscheidungen, höhere Qualität und Transparenz, mehr parallel realisierbare Projekte sowie ein präziseres Controlling und Liquiditätsmanagement bilden das strategische Zielbild.

End-to-End-Ansatz statt vieler Einzellösungen
Wie dieser Ansatz in der Praxis aussieht, zeigt die 3SI Immogroup. Das eigentümergeführte Unternehmen entwickelt und revitalisiert hochwertige Wohn­immobilien in urbanen Lagen und hat in den vergangenen drei Jahrzehnten mehr als 200 Projekte erfolgreich realisiert. Vor dem Hintergrund eines herausfordernden Marktumfelds verfolgt die 3SI Immogroup ein klares Ziel: Prozesse beschleunigen, Entscheidungen verbessern und Projekte effizienter steuern. Im Mittelpunkt steht eine zentrale digitale Plattform, auf der sämtliche Unternehmensbereiche mit derselben Datenstruktur arbeiten. Vom Grundstücksankauf über Projektentwicklung und Bau bis hin zu Controlling, Vertrieb und Betrieb greifen alle auf dieselbe Projektkalkulation und denselben Datenbestand zu. So entsteht eine durchgängige Informationskette über den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie.

Bild: Das reebuild Leadership Team: Nicolaus Lederer, Matteo Cimadom, Alexander Kornell und Luca Papay (v.l.n.r.).

Mehr Transparenz
Unter anderem zeigt sich der Nutzen einer durchgängigen Datenbasis in der Projektabwicklung. Die 3SI Immo­group hat ihren Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozess vollständig digitalisiert und bestehende Abläufe kritisch hinterfragt sowie vereinfacht. Heute sind Freigaben lückenlos dokumentiert, Belege jederzeit verfügbar und nachgelagerte Prozesse wie Kostenverfolgung, Zahlungsverkehr oder die Bereitstellung von Unterlagen für Banken und Wirtschaftsprüfer deutlich effizienter. Auch auf der Baustelle setzt 3SI auf durchgängige Prozesse. Mithilfe von Lean Construction Management werden Bauabläufe transparent gesteuert. Wöchentliche Abstimmungen, digitale Planungstools und die frühzeitige Einbindung aller Beteiligten schaffen eine gemeinsame Informationsbasis, machen Hindernisse frühzeitig sichtbar und verbessern Qualität, Termintreue und Effizienz. Im Marketing und Vertrieb fließen sämtliche Informationen wieder zusammen. Zielgruppenanalysen, Verkaufsprognosen und KI-generierte Visualisierungen unterstützen eine frühzeitige und zielgerichtete Vermarktung neuer Projekte.

Das Zusammenspiel als größter Hebel
Die eigentliche Stärke dieses Ansatzes liegt nicht in einzelnen Anwendungen, sondern in ihrer Vernetzung. Greifen sämtliche Unternehmensbereiche auf dieselbe Informationsbasis zu, entstehen durchgängige Prozesse statt isolierter Arbeitsschritte. Entscheidungen werden nachvollziehbarer, Risiken früher sichtbar und Ressourcen effizienter eingesetzt. Eine zentrale Plattform wird damit zur verlässlichen Datenquelle für das gesamte Unternehmen. »Wir investieren kontinuierlich in die Weiterentwicklung unserer Prozesse. Künstliche Intelligenz verstehen wir als Enabler. Sie hilft uns, Daten, Werkzeuge und Abläufe intelligent miteinander zu verknüpfen. Unser Ziel ist es, Effizienz und Qualität nachhaltig zu steigern und die Digitalisierung konsequent als Wettbewerbsvorteil zu nutzen«, sagt Stefan Pasquali, Geschäftsführer Neubau & Real Estate Services bei der 3SI Immogroup.

Das System hinter dem Prozess
Für den kaufmännischen Kern dieser Prozesskette setzt die 3SI Immogroup auf reebuild, eine Softwarelösung aus Wien, die speziell für die Bau- und Immobilienbranche entwickelt wurde. Die wachsende Komplexität von Projekten und der zunehmende Einsatz von Digitalisierung und KI verlangen eine Lösung, die die entstehenden Datenmengen klar strukturiert und unternehmensweit konsistent verfügbar macht und nicht bloß als generische Ablage oder Archiv dient. Gerade weil Bauprojekte vielfältig und selten identisch sind, kommt es darauf an, die Bezüge zwischen den einzelnen Informationen sichtbar zu machen: Erst wenn Auftrag, Leistung und Rechnung positionsgenau zueinander in Beziehung stehen, werden Abweichungen und Kostenüberschreitungen durch die hinterlegte Logik und KI sichtbar. In der Praxis heißt das: Workflows, Verträge und Kosteninformationen werden automatisch verknüpft und zur Freigabe digital und revisionssicher abgelegt, zudem fließt alles in den Soll-Ist-Vergleich jedes Projekts ein. Statt Excel-Dateien ohne Zusammenhang entsteht ein einheitliches und jederzeit abrufbares Kostenbild, welches für strategische, interne und externe Steuerung verwendet wird. Von der Rechnungsprüfung bis zur Kostenanalyse schafft reebuild damit durchgängige Kostentransparenz über das gesamte Unternehmen.

»KI ist nur so gut wie die Prozesse dahinter und ohne saubere Datenbasis bleibt sie Theorie. Genau das macht die Zusammenarbeit mit zukunftsorientierten Unternehmen wie der 3SI Immogroup interessant. Zudem sehen wir deutlich, wie viel Potenzial sich für die gesamte Branche hier noch heben lässt«, betont Nicolaus Lederer, Chief Operating Officer der reebuild GmbH.

Fazit: Digitalisierung beginnt bei den Prozessen
Wer Digitalisierung konsequent als durchgängigen Prozess versteht und Daten intelligent vernetzt, schafft die Voraussetzungen für schnellere Entscheidungen, mehr Transparenz und höhere Wirtschaftlichkeit. Die Künstliche Intelligenz wird dabei zum Enabler, nicht zum Ersatz für Erfahrung.

Bild: Familienunternehmen: Claus, Harald und Michael Schmidt (v.l.n.r.) prägen als Unternehmerfamilie die 3SI Immogroup.