Herausforderung Fahrtenbuchführung

Von Problemen oder Unklarheiten mit dem Finanzamt können wohl viele Unternehmen berichten. Oftmals im Mittelpunkt der Auseinandersetzung steht das Fahrtenbuch. Diese wurden vor allem in diesem Jahr verstärkt kontrolliert und oftmals bemängelt. Für Geschäftsführer und Führungskräfte bedeutet das: Präzision und Rechtssicherheit sind heute wichtiger denn je.

Eines der größten Probleme ist die lückenlose und zeitnahe Erfassung aller Fahrten. Viele Unternehmen greifen noch auf handschriftliche Fahrtenbücher zurück, die jedoch oft unvollständig, fehleranfällig und schwer nachvollziehbar sind. Insbesondere die private Nutzung eines Dienstwagens muss klar und transparent dokumentiert werden, um steuerlich korrekt behandelt zu werden. Orientierungslose oder ungenaue Eintragungen führen schnell zu Zweifeln bei den Prüfern. Zudem stellt die Aufbewahrung der Fahrtenbücher eine Herausforderung dar.

Folgen und Strafen bei Fehlverhalten
Die manuelle Fahrtenbuchführung ist oft fehleranfällig, unvollständig und schwer nachvollziehbar. Die Konsequenzen einer fehlerhaften Fahrtenbuchführung können gravierend sein. Neben der Nachversteuerung können auch Geldstrafen verhängt werden. Bei vorsätzlicher Falschangabe drohen neben der Nachzahlung auch empfindliche Strafzuschläge und im Extremfall strafrechtliche Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung.

Für Unternehmen bedeutet dies nicht nur finanzielle Nachteile, sondern auch einen erheblichen Reputationsverlust. Geschäftsführer tragen außerdem die Verantwortung dafür, dass die Compliance im Unternehmen eingehalten wird.

Lösungen für eine rechtssichere Fahrtenbuchführung
Moderne digitale Fahrtenbuchlösungen bieten heute eine verlässliche Alternative zur handschriftlichen Führung. GPS-basierte Systeme erfassen automatisch alle Fahrten, inklusive Zeit, Strecke und Fahrtdauer, und können Fahrtzweck sowie private und geschäftliche Nutzung einfach unterscheiden. Diese Systeme bieten zudem eine sichere Archivierung und eine einfache Auswertung für Steuerprüfungen. Mittlerweile gibt es zudem zertifizierte Lösungen auf dem Markt. So hat etwa Rosenberger Telematics, ein österreichischer Telematikanbieter, seine Fahrtenbuchlösung von einem Wirtschaftsprüfer auf Finanzamtskonformität in Österreich und Deutschland testen und bestätigen lassen.

Darüber hinaus empfehlen die Experten regelmäßige Schulungen von Fahrern und Verantwortlichen sowie die Implementierung klarer interner Richtlinien zur Fahrtenbuchführung. Dies sichert nicht nur die Einhaltung der steuerlichen Vorgaben, sondern fördert auch eine Kultur der Genauigkeit und Transparenz.

Best Practice

Die Stern & Hafferl Bau GmbH aus Gmunden steht seit Jahren für nachhaltiges Bauen und die Schaffung bleibender Werte. Das Unternehmen verfügt über einen mittelgroßen Fuhrpark, der sowohl fest zugeteilte als auch Poolfahrzeuge umfasst. Eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung der Firmenfahrzeuge war die effiziente und gesetzeskonforme Regelung. Deshalb suchten Geschäftsführer Markus Hilgarth und der kaufmännische Bereichsleiter Christian Puck nach einer Lösung, die diese Prozesse vereinfacht und gleichzeitig den Mitarbeitern eine klare Regelung bietet. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit Telematik-Lösungen von Rosenberger Telematics fiel auch beim digitalen Fahrtenbuch die Wahl auf Rosenberger. Die Einführung erfolgte in enger Abstimmung mit allen Beteiligten. Besonders wichtig war es, die Mitarbeiter von Anfang an einzubeziehen und mögliche Bedenken auszuräumen. Hilgarth und Puck setzten hier auf offene Kommunikation: »Die Mitarbeiter von Beginn an mitzunehmen, war sehr wichtig. Diese proaktive Informationspolitik zahlte sich aus.«

Heute kann Hilgarth ein positives Fazit ziehen: »Das neue Telematik-System von Rosenberger funktioniert sehr gut, wurde gemeinsam mit Rosenberger erfolgreich implementiert und wird von den Mitarbeitern sehr gut angenommen.« Und Puck ergänzt: »Genauigkeit steht ganz oben. Man setzt alles daran, gesetzeskonform zu arbeiten und höchste Transparenz zu schaffen. Mit dem System gelingt uns das recht gut.« Die Einführung des digitalen Fahrtenbuchs von Rosenberger Telematics hat Stern & Hafferl Bau dabei geholfen, die Fuhrparkverwaltung zu vereinfachen, zu optimieren und transparenter zu gestalten.

Bild: Markus Hilgarth, Geschäftsführer Stern & Hafferl Bau (links), Christian Puck, kaufmännischer Bereichsleiter Stern & Hafferl Bau (Mitte) und Bernhard Gruber Projektmanager Rosenberger Telematics (rechts).