Vielen Unternehmen steht keine eigene HR-Abteilung zu Verfügung. Für den idealen Suchprozess auf eigene Faust empfiehlt es sich, einige Punkte zu beachten.

Von Gudrun Trockner

Wer kennt das nicht? Gerade läuft im Unternehmen alles schön rund, doch plötzlich kündigt ein wichtiger Mitarbeiter. Wer sich dann bei der Personalsuche nicht auf eine eigene Personalabteilung stützen kann, lernt schnell, wie zeitaufwendig dieser Prozess ist. Gerade in kleineren Unternehmen muss diese Aufgabe oft von der Geschäftsführung wahrgenommen werden. Wer aber nicht ständig mit Recruiting beschäftigt ist, weiß mitunter gar nicht, wie die Suche nach dem richtigen Mitarbeiter optimal abläuft.

Ein idealer Suchprozess sieht meiner Meinung nach so aus: Idealerweise gibt es eine Jobdescription des ausscheidenden Mitarbeiters. Falls nicht, bitten Sie ihn, die Aufgaben grob zusammenzustellen. Es empfiehlt sich, im Netz ähnliche Ausschreibungen auf Jobbörsen zu suchen. Meist hat man dort sehr gute Vorlagen für das eigene Inserat und sieht auch, auf welchen Jobbörsen ähnliche Jobs ausgeschrieben sind.

Wenn der Text für das Inserat fertig ist, sollte dieser noch von einem Kollegen quergelesen werden. Es empfiehlt sich, den Job in mindestens zwei Jobbörsen auszuschreiben. Achtung: Sie müssen einen Gehaltsrahmen angeben.

Gut planen, zügig umsetzen

Bereiten Sie den Recruitingprozess wie ein Projekt vor – reservieren Sie sich Zeit für das Lesen von Bewerbungen und Zeit für die Interviews. Überlegen Sie sich vorab ein paar Fragen, die Sie allen Bewerbern stellen möchten. Halten Sie diese für das Interview bereit. Bearbeiten Sie die eingehenden Bewerbungen zügig – gute Kandidaten, die auf Arbeitssuche sind, sind oft sehr schnell wieder vom Arbeitsmarkt weg. Rufen Sie die Kandidaten persönlich an und machen sich ein erstes Bild vom Bewerber. Das Gespräch sollten Sie, wenn möglich, gemeinsam mit einem Kollegen führen. Vier Augen sehen mehr als zwei. Die Struktur sollte so aufgebaut sein, dass sich erst der Bewerber vorstellt, in Folge dann das Unternehmen und die Position besprochen werden. Die Gesprächszeit sollte zu zirka 70 % beim Kandidaten sein. Stellen Sie viele praktische Fragen. Erzählen Sie so realistisch wie möglich vom Alltag im Unternehmen, das beugt Enttäuschungen vor.

Legen Sie eine klare Timeline für den weiteren Bewerbungsprozess fest, damit sich der Kandidat darauf einstellen kann. Das ist professionell und wichtig für alle Beteiligten. Besprechen Sie die Endkandidaten durch und entscheiden Sie rasch. Wichtig ist auch, alle für den Eintritt notwendigen Dinge vorzubereiten. Es reicht nicht, den Richtigen zu finden – er muss auch dableiben wollen. Es ist wichtig, dass der neue Mitarbeiter einen Arbeitsplatz und Arbeitsmittel hat. Vergessen Sie nicht, nach einigen Tagen und vor Ende der Probezeit ein Gespräch zu führen. So werden frühzeitig Missverständnisse ausgeräumt und die Mitarbeiter können nach dem aufwendigen Suchprozess auch gehalten werden.

Zur Autorin: Gudrun Tockner ist seit 2005 als selbstständige Beraterin im Bereich Human Resources tätig. www.tockner.com.