Land der Berge, Land der Formulare, Land der Verwaltungseffizienz. Firmen wie rubicon vollziehen für Kommunen und
Unternehmen den Sprung in die Moderne.

Österreich gilt – anders als in der Umweltpolitik oder im Fußball – in der Modernisierung seiner Verwaltung tatsächlich als Musterland in Europa. Zum Entstauben der Amtsstuben wurden zuletzt sogar reale Breschen in die Wiener Hofburg geschlagen. Anlässlich der Öffnung eines Zentrums für Bürgerservice gibt es seit kurzem einen neuen Eingang nebst dem geschichtsträchtigen Ballhausplatz.

Dabei hat die Bauwirtschaft noch am wenigsten mit der Vorreiterrolle Österreichs im E-Government zu tun. Vielmehr katapultieren  Aktenverwaltungssysteme und Formularwerkzeuge findiger IT-Unternehmen die öffentliche Verwaltung vom Absolutismus in die Moderne. Verwaltungsabläufe, wie sie seit Maria Theresia nicht verändert worden sind, werden nun mit den elektronischen Toolkits neu beleuchtet, Sinnlosigkeiten aufgebohrt und Prozesse effizienter zusammengefügt. Es sind Megaunternehmen wie Siemens, IBM oder Unisys, die das Land mit Lösungen beackern. Auch der heimische Platzhirsch Fabasoft ist seit Jahren ein Player mit Rang und Namen – die großen ELAK-Projekte in den Ministerien wurden mit den Produkten der Linzer umgesetzt.


Mit dem elektronischen Akt und besonders Fabasoft ist ein weiterer innovationsfreudiger Verwaltungsspezialist gut bekannt. Begonnen hatte Peter Grassnigg einst als Partner der Oberösterreicher, war mit seiner Mannschaft zwischenzeitlich im Fabasoft-Gefüge direkt integriert, um sich 2002 endgültig vom einstigen Vorbild zu emanzipieren. Unter dem Label Acta Nova hat Grassniggs Firma rubicon heute eine Produktreihe geschaffen, die sich selbst vor den Produktpaletten der Großen nicht zu verstecken braucht. »Wir bieten den gleichen Leistungsumfang, nur mit moderner Technik«, schafft es Grassnigg selbst den frischen E-Government-Markt nochmals zu verjüngen. Rubicon öffnet seinen Kunden – Gemeinden und öffentlichkeitsnahen Organisationen wie Energieversorger, Post und Sparkassen – das Verwaltungssystem Acta Nova auch per Source-Code. Man hat aus Fehlern der Branche der vergangenen Jahre gelernt: Selbst wenn Verträge mit dem Lieferanten rubicon auslaufen, können die Verwaltungen ihre Systeme weiter selbst adaptieren. Teure Knebelverträge mit Softwareherstellern sind damit Geschichte.

Dass man gerade bei Kunden aus der Verwaltung offen und konziliant auftreten sollte, wissen Grassniggs Mitarbeiter. Gemeinsam mit den nahe stehenden Unternehmungen Public Management Consulting und dem Zentrum für Verwaltungskooperation wurde mit IT-Kommunal ein neutrales Konstrukt für die Abwicklung von Governmentprojekten geschaffen. Erwirtschaftete Gewinne fließen so zum Teil wieder an die Gemeinden zurück. Zuletzt machte die rubicon-Tochter in St. Pölten von sich reden. Für die friktionsfreie Implementierung bestehender Verfahrensabläufe der niederösterreichischen Hauptstadt auf Basis von Acta Nova wurde der erste Platz des vom Bundeskanzleramt ausgeschriebenen ebiz egovernment award gewonnen. Der neue Akt erfordert als rein webbasierte Applikation keinerlei Installationen auf den Arbeitsplätzen der Sachbearbeiter und schafft durch die Anbindung von Onlineformularen auch durchgängige Verwaltungsabläufe für die Bürger. Akte werden dadurch schneller bearbeitet, umständliche Behördenwege in der kommunalen Verwaltung gehören nun auch in St. Pölten der Vergangenheit an. Mit einem weiteren Projekt hat sich rubicon ebenfalls einen Namen gemacht: Das praktische Fundamt im Netz, fundamt.gv.at, lief als erster öffentlicher Dienst auf Acta-Nova-Basis. Insgesamt werden über Grassniggs Software jährlich zig Millionen gedruckte und elektronisch abgewickelte Verwaltungs- und Formularseiten abgewickelt. Kürzlich gründeten die Wiener eine Dependance zur Marktaufbereitung in der Schweiz. Und kommenden März wird rubicon erstmals auch in den heiligen Hallen der Megamesse CeBIT in Hannover zu sehen sein.

Nach dem stabilen Governmentgeschäft will der umtriebige rubicon-Geschäftsführer nun auch Unternehmer der Privatwirtschaft als Kunden gewinnen. »Auch dort ist mehr denn je die Konsolidierung von Prozessen und Abläufen auf eine einheitliche Oberfläche gefragt. Gerade bei Lösungen zu Compliance-Fragen ist die Verwaltung der Wirtschaft um einige Jahre voraus.« Innerbetriebliche Richtlinien, wie etwa Zuständigkeiten bei Unterschriften, könnten mit den entsprechenden Instrumenten nun auch in den Unternehmen besser geprüft und umgesetzt werden.
Gut möglich, dass Grassnigg nun nach den Kommunen auch manchen Unternehmensprozess bald auf sauberen Untergrund stellen wird.