Mittwoch, Juli 06, 2022

Wissensarbeit mehrere Wochen an die Algarve verlegt – funktioniert das ­überhaupt? Ein Selbstversuch und Bericht von Daniel Holzinger + Tipps für eine Arbeitsumgebung über Grenzen hinweg aus ­organisatorischer, rechtlicher und technischer Sicht.


Es gibt Studien, die schon 2017 vorausgesagt haben, flexible Arbeitsmodelle würden in der Mitte der nächsten Dekade die Norm sein. Zum damaligen Zeitpunkt war natürlich noch nicht absehbar, dass eine globale Pandemie diese Flexibilisierung deutlich beschleunigen wird.

Als Unternehmensberatung haben wir bei colited schon früh diesen Trend der Flexibilisierung erkannt und für uns umgesetzt. Bereits seit der Unternehmensgründung vor rund elf Jahren arbeiten meine Mitarbeitenden und ich ohne eigene Büroräumlichkeiten. So haben wir schon jeher die Möglichkeit genutzt, zuhause oder remote zu arbeiten. Für uns ist es auch selbstverständlich diesen Weg voranzugehen, da wir uns von Anfang an mit Themen wie dem Arbeitsplatz der Zukunft und flexiblen Zusammenarbeitsmodellen beschäftigen.

Waren es vor der Pandemie noch größere Veränderungsprojekte im Kontext einer flexibleren Zusammenarbeit, war auch die Einführung von Online-Meeting-Lösungen für alle Mitarbeitenden noch die Ausnahme. Aber alle Unternehmen und Organisationen, die sich wie beispielsweise ein Spezialversicherer in Österreich – den wir schon frühzeitig in diesem Kontext unterstützen durften – deren Organisation damit schon vor der Pandemie eine Online-Meeting-Kultur etabliert hatten –, waren auf die Coronakrise wesentlich besser vorbereitet. Mittlerweile haben sich Unternehmen an Remote Work und Homeoffice gewöhnt. Vor allem aber die Mitarbeitenden.

Veränderungen bleiben

Heute verwundert es kaum, dass laut einer IDG-Studie 74 Prozent der Beschäftigten dauerhaft im Homeoffice bleiben möchten. Online-Meetings sind mittlerweile an der Tagesordnung und sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende haben mehr oder weniger schnell und gut gelernt, mit Teams, GoTo und Zoom umzugehen. Der flexible Arbeitsplatz ist damit für viele Mitarbeitenden durch diese Technologie erst möglich geworden. In Folge wurde der Wunsch schrittweise stärker, den Arbeitsort für eine gewisse Zeit an einen gänzlich anderen Ort zu verlegen.

Doch wie gut geht Remote Work wirklich?

Als Unternehmensberater war ich vor der Pandemie viel in Europa unterwegs. Flexibles Arbeiten stand schon damals an der Tagesordnung, wobei eine längere zusammenhängende Phase aufgrund eng stattfindender Kundentermine vor Ort nicht möglich war. Im Urlaub war es darüber hinaus regelmäßig erforderlich, Kunden zu unterstützen, Angebote zu erstellen und sich mit Geschäftspartnern und Mitarbeitenden via Online-Meeting abzustimmen. Mein Plan war es, im Selbstversuch herauszufinden, wie gut ich mehrere Wochen am Stück an einem anderen Ort arbeiten kann. Im April 2022 startete ich dann mein Vorhaben, das berufliche Leben mit schönem Wetter, dem Meer und Sport zu verbinden.

Die Vorbereitung

Im Vorfeld gab es einige Fragen zu klären: Wohin sollte die Reise führen? Wo ist es im April sommerlich und die Regenwahrscheinlichkeit gering? Die Zeitverschiebung sollte zu Mitteleuropa lediglich plus minus eine Stunde betragen. Würde auch die Möglichkeit bestehen, Geschäftspartner vor Ort zu treffen? Ist es besser ein Hotel mit sämtlichen Annehmlichkeiten zu buchen und den Aufpreis gegenüber einem günstigeren Airbnb-Angebot in Anspruch zu nehmen?

Ist die Internetanbindung im Down- und Upload schnell genug? Gibt es einen Tisch in normaler Schreibtischhöhe und eine gute Sitzmöglichkeit? Wie gelingt die Balance zwischen Arbeit und Freizeit? Reichen die bei uns etablierte Vertrauenskultur und die Kommunikationsspielregeln aus, oder benötigt es darüber hinaus noch weitere Überlegungen?

Der Kostenrahmen für die Unterkunft, die gleichzeitig auch Arbeitsort ist, sollte gut überlegt werden. Das Appartement an der Algarve bietet eine perfekte Umgebung, auch für Entspannung und Freizeitaktivitäten.

Der Plan für Arbeit und Freizeit

Die Wahl für die Reise im April fiel aufgrund von durchschnittlich 300 Sonnentagen im Jahr schlussendlich auf Portugal und auf Europa. Konkret auf die Algarve und in weitere Folge auf Lissabon. Bereits im April liegt die Durchschnittstemperatur bei 21 Grad und an manchen Tagen kann das Thermometer sogar auf über 26 Grad klettern.

Zudem gilt die Algarve auch als Paradies für den Golfsport. Gerade Golf zählt seit über 20 Jahren zu meiner großen Leidenschaft. Idealerweise bieten die meisten Golfplätze der Algarve ab 15:30 Uhr Spielmöglichkeiten zu reduzierten Preisen an, womit sich die Planung von Arbeits- und Freizeitaktivitäten harmonisch und kosteneffizient gestalten lässt. Mit einer Zeitverschiebung von minus einer Stunde kommt diese Destination auch Frühaufstehern entgegen. Für den ersten Teil der Reis sollte ein Apartment mit Meerblick via Airbnb gebucht werden. Die letzten beiden Tage sollten in Lissabon in einem Hotel verbracht werden, um unter anderem an diesem Artikel zu schreiben.

Technischen Vorbereitungen und ­Voraussetzungen

Ohne gute Internetanbindung ist flexibles Arbeiten nicht möglich. Nach Rückfragen zum Airbnb-Angebot im Vorfeld war schnell klar, dass die Internetverbindung im Apartment für Online-Meetings und Webinare nicht ausreichend stark dimensioniert ist. Also wurde vor der Reise ein mobiler LTE-Router angeschafft, der es ermöglicht,  sämtliche Geräte wie Smartphone, Tablet und Notebook in ausreichender Geschwindigkeit mit dem Internet zu verbinden. Um eine optimale Verbindung herzustellen, wurde drüber hinaus eine zusätzliche Antenne am Router installiert. Bei regelmäßigen Online-Meetings ist zu beachten, dass der tägliche Datenverbrauch schnell Richtung zehn Gigabyte gehen kann. Glücklicherweise gibt es kostengünstige Prepaid-Tarife in Portugal, welche unlimitiertes Datenvolumen beinhalten.

Softwareseitig wurde neben MS Teams und Zoom Meetings primär GoToMeeting verwendet. GoToMeeting kann als leichtgewichtige Online-Meeting-Lösung bezeichnet werden, die sich auch durch einen geringen Bandbreitenverbrauch auszeichnet. Da in der heutigen Arbeitswelt mit vielen unterschiedlichen Online-Meeting-Lösungen gearbeitet wird, empfiehlt sich eine dedizierte Lösung für virtuelle Hintergründe, die wenig Systemressourcen benötigt und eine gute Gesamtperformance bietet.

Um eine hohe Produktivität sicherzustellen, ist bei vielen Aufgaben ein zweiter Bildschirm hilfreich. Für diesen Anwendungsfall, der beispielsweise bei Webinaren äußerst hilfreich ist, um PowerPoint in der Referentenansicht zu nutzen, kann das iPad über eine Zusatzsoftware als zweiter Bildschirm genutzt werden. Ein gutes Headset darf bei vielen Online-Meetings selbstredend nicht vergessen werden. Da manche Notebooks immer noch nicht mit einer qualitativ hochwertigen Webcam ausgestattet sind, empfiehlt es sich unter Umständen auch, auf eine externe Webcam zurückzugreifen.

Neben eigenen GoToMeeting-Besprechungen wurde auch GoToWebinar im Rahmen einer Moderation für ein Kundenwebinar und GoToConnect für die Telefonie verwendet. Gerade die telefonische Erreichbarkeit spielt aus meiner Sicht – unabhängig vom Aufenthaltsort – eine große bzw. entscheidende Rolle. Als besonders hilfreich hat sich auch der Messenger Signal erwiesen, welcher seit längerer Zeit im internen Bereich aber auch mit unseren Kooperationspartnern eingesetzt wird. 

Zeitmanagement und Motivation

Grundsätzlich geben fixe Termine dem Tag eine gewisse Struktur, wobei ich von Anfang an versucht habe, Termine möglichst in den frühen Morgen zu legen, um im Idealfall bereits gegen 15:00 Uhr (16:00 MESZ) den Arbeitstag zu beenden. Allerdings ließ es sich nicht vermeiden, Notebook oder Tablet am Abend noch für eine weitere Stunde einzuschalten, um wichtige E-Mails abzuarbeiten und die nächsten Tage konkreter zu planen.

Wie auch an meinem stationären Arbeitsplatz in Wien ist es wichtig, stets fokussiert zu bleiben und Multitasking zu vermeiden. So habe ich auch die Wochen im April bestehende Rituale weitergeführt, die meinen Arbeitstagen schon seit vielen Jahren eine gewisse Struktur geben: Vom morgendlichen Lauf, der am Meer entlang schon mehr Eindruck macht als durch die Prater Hauptallee in Wien, über ein leichtes Frühstück bis hin zu kleinen (Atem-)Pausen zwischendurch.

Begleiterscheinung eines guten Arbeitsorts: Die Algarve ist als eine der attraktivsten Regionen Europas bekannt, um Golf zu spielen.

Speziell die Atempausen und Achtsamkeitserinnerungen der Apple Watch weisen einen darauf hin, aufzustehen, ein paar Schritte zu gehen und den Blick über den Atlantik zu richten. Gerade der Ausblick auf einen ausgedehnten Strandspaziergang oder eine Golfrunde gaben mir tagtäglich Anlass genug, die Aufgaben möglichst effektiv und effizient zu erledigen. Grundsätzlich versuche ich stets fokussiert zu bleiben und Ablenkungen während der Arbeitszeit weitgehend auszublenden. 

Eingangs habe ich mir auch die Frage gestellt, ob die bei colited seit vielen Jahren etablierte Vertrauenskultur ausreicht oder eine Erweiterung der Kommunikationsspielregeln erforderlich ist. In der Nachbetrachtung kann festgehalten werden, dass die Vertrauenskultur als absolut notwendige Basis für flexibles Arbeiten vorhanden sein muss. Auch die bestehenden Kommunikationsspielregeln mussten nicht adaptiert werden, sodass – in Kombination mit der Vertrauenskultur – sämtliche Voraussetzungen für Remote Work gegeben sind.

Besprechungen vor Ort

Als Unternehmensberater begleiten wir die meisten unserer Projekte in Deutschland. Auch ein großer Teil unserer Technologie- und Businesspartner sitzen in Deutschland. Auch wenn wir seit vielen Jahren begeistert eine Online-Meeting-Kultur pflegen, ist es immer wieder gut, sich auch persönlich zu treffen, um strategische Initiativen zu starten beziehungsweise sich grundsätzlich auszutauschen. Wien ist zwar bei unserem Nachbarn als Reiseziel sehr beliebt, aber eine Besprechung an der Algarve hat auch seinen Reiz. So konnte ich zwei Businesspartner an meiner Remote-Destination begrüßen und gemeinsam wichtige Weichenstellungen initiieren.

Psychologische und physiologische Auswirkungen

Der geografische Perspektivenwechsel hatte für mich rückwirkend betrachtet sehr positive Auswirkungen auf meine eigene Kreativität und auf strategische Entscheidungen in Bezug auf zukünftige Initiativen. Innerhalb des Aprils war der Medienkonsum rund um Corona und den Krieg in der Ukraine noch weiter als sonst reduziert, was den Fokus noch stärker auf den Einflussbereich richtete. Das gesunde Essen mit viel Fisch und Meeresfrüchten hatte auch einen positiven Einfluss auf mein Gewicht. In Summe lässt sich festhalten, dass ich trotz intensiver Arbeitstage die Belastung als deutlich geringer empfunden habe und gleichzeitig die Produktivität vergleichbar hoch, wenn nicht sogar höher war. 

Rechtliches

Bei all den Vorteilen und der Flexibilität, welche Homeoffice und Remote Work bringen, dürfen die rechtlichen Aspekte nicht außer Acht gelassen werden. Rainer Fussenegger, Geschäftsführer der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzlei Fussenegger & Partner, geht in einem Statement zu den steuerrechtlichen Fragestellungen in diesem Zusammenhang ein. Zu arbeitsrechtlichen Fragestellungen nimmt Rechtsanwalt Martin Huger Stellung (siehe unten).

Fazit und Ausblick

Wird es zukünftig häufiger werden, dass beispielsweise ein zweiwöchiger Urlaub um zwei Arbeitswochen verlängert wird? Vermutlich ja. Wird es ein Massentrend werden? Vermutlich nein. Am Ende des Tages kommt es darauf an, ob es die rechtlichen Rahmenbedingungen zulassen und es von den Unternehmen grundsätzlich gestattet wird. Wichtig ist jedenfalls auch, wie gut die Produktivität hochgehalten werden kann und ob sich Remote Work auch finanziell darstellen lässt. Als selbstständiger Unternehmensberater mit einem kleinen und remote arbeitenden Team ist es jedenfalls ein Modell, welches auch in Zukunft eine Rolle spielen wird.

Für all jene, welche die Voraussetzungen für einen längeren Standortwechsel erfüllen und sich noch nicht durchgerungen haben, meine Empfehlung: Machen Sie diesen Schritt! Ab drei Wochen ist ein Arbeitsplatzwechsel im Ausland aus meiner Sicht empfehlenswert. Im Idealfall können Sie innerhalb dieser Wochen auch eine Woche Urlaub genießen. Dementsprechend finde ich es sinnvoll, Mitarbeitenden diese Flexibilität ebenfalls einzuräumen – sofern alle Fragestellungen geklärt werden können.


Der Autor

Daniel Holzinger ist Gründer und Geschäftsführer der Unternehmensberatung colited und seit rund elf Jahren mit den Fokusthemen Arbeitsplatz der Zukunft, Online-Zusammenarbeit, künstliche Intelligenz und Passwortsicherheit in Europa tätig. Für Unternehmen, die Zusammenarbeit weiter flexibilisieren möchten, werden Umfragen, Workshops, Checklisten und Coachings angeboten.

www.colited.com


Steuerrechtliche Fragestellungen

Rainer Fussenegger, Fussenegger & Partner, sagt:

»Aus steuerlicher Sicht ist bei einem Arbeitsaufenthalt außerhalb des Landes, in dem sich der Arbeitgeber und der ursprüngliche Arbeitsort befinden, insbesondere die Frage relevant, welches Land die Einkünfte des Arbeitnehmers besteuern darf. Für die Beantwortung dieser Frage ist ein Blick in das sogenannte ›Doppelbesteuerungsabkommen‹ zwischen den betroffenen Ländern erforderlich. Doppelbesteuerungsabkommen regeln das Besteuerungsrecht der einzelnen Staaten bei grenzüberschreitenden Sachverhalten, also wenn zum Beispiel ein Arbeitnehmer während eines Jahres in unterschiedlichen Ländern tätig wird.

Die meisten Doppelbesteuerungsabkommen sehen vor, dass solange der Arbeitnehmer weniger als 183 Tage im Ausland tätig ist und solange sein Gehalt vom Arbeitgeber im Inland bezahlt wird, sich das Besteuerungsrecht des inländischen Staates nicht ändert. Das heißt, in diesem Fall bleibt der Arbeitnehmer weiterhin wie bisher im Inland steuerpflichtig.

Bei einem Arbeitsaufenthalt im Ausland von über 183 Tagen sind demnach die Einkünfte des Arbeitnehmers nicht mehr im Inland, sondern im Ausland steuerpflichtig. Jedes einzelne Land in Europa, aber auch weltweit hat mit sehr vielen anderen Ländern Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen, die im Detail in vielen Bereichen unterschiedlich geregelt sind und damit vom oben beschriebenen Grundsatzfall abweichen können.

Aus diesem Grund ist jedenfalls unbedingt erforderlich, bei einem Auslandsarbeitsaufenthalt von mehreren Monaten einen Steuerberater zur Abklärung der steuerlichen Situation zu konsultieren. Empfehlen würden wir aufgrund der unterschiedlichen Regelungen im Doppelbesteuerungsrecht die Kontaktaufnahme mit einem Steuerberater jedoch bereits, wenn der Auslandsaufenthalt mehrere Wochen beträgt oder überschreitet.«

www.fussenegger-partner.at


Arbeitsrechtliche Fragestellungen

Rechtsanwalt Martin Huger meint:

»Homeoffice ist in Österreich seit 1.4.2021 gesetzlich durch § 2h Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz in Grundzügen geregelt. Danach ist Arbeit im Homeoffice zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aus Beweisgründen schriftlich zu vereinbaren. Der Arbeitgeber hat die für das regelmäßige Arbeiten im Homeoffice erforderlichen digitalen Arbeitsmittel, worunter auch die Internetverbindung zu verstehen ist, bereitzustellen oder diese Kosten angemessen abzugelten.

Allerdings liegt Arbeit im Homeoffice nach dieser gesetzlichen Regelung nur vor, wenn ein Arbeitnehmer regelmäßig Arbeitsleistungen in der Wohnung erbringt. Für Remote Work außerhalb der Wohnung des Arbeitnehmers findet diese Regelung daher keine Anwendung und sind hier auch abweichende Regelungen möglich. Dennoch sollte sowohl für Remote Work als auch Homeoffice vorab jeweils eine entsprechende Vereinbarung abgeschlossen werden. Eine solche Vereinbarung sollte insbesondere folgende Punkte berücksichtigen:

- Ort und Zeit der Arbeitsleistung
- Arbeitsmittel (wer stellt welche Betriebsmittel zur Verfügung)
- Kostenersatz für vom Arbeitnehmer bereitgestellte Betriebsmittel (bei einer Pauschale könnten auch steuerliche Vorteile genutzt werden)
- Geheimhaltung/Datenschutz
- Haftung bei Schäden an Betriebsmitteln
- Arbeitszeiterfassung
- Einhaltung der Arbeitnehmerschutzbestimmungen
- Beendigungsmöglichkeiten der Vereinbarung

Bei Homeoffice oder Remote Work im Ausland stellen sich zahlreiche zusätzliche Rechtsfragen. Es können ausländische Bestimmungen zur Anwendung kommen, wie beispielsweise Meldepflichten in Bezug auf die Tätigkeit im Ausland. Bevor Remote Work im Ausland vereinbart wird, ist im Einzelfall zu prüfen, ob dafür Voraussetzungen nach dem Recht des Landes, in welchem Remote Work erfolgen soll, erfüllt werden müssen und ob die Tätigkeit im Ausland Auswirkungen auf das anzuwendende Arbeitsrecht oder auch Sozialversicherungsrecht haben könnte. Dies ist grundsätzlich vom Ausmaß und der Dauer der Tätigkeit im Ausland abhängig.

Auch der Versicherungsschutz könnte bei einer Tätigkeit im Ausland eingeschränkt sein. Diesbezüglich wäre dann allenfalls der Abschluss einer entsprechenden privaten Versicherung zu überlegen. Auch aus datenschutzrechtlicher Sicht wird zu prüfen sein, ob auch bei einer Tätigkeit im Ausland die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung eingehalten werden können oder ob es hier zu einer Erhöhung von datenschutzrechtlichen Risiken kommt.

Wenn Arbeitnehmer Remote Work mit Urlaub verbinden, wird klar abzugrenzen sein, wann Urlaub vorliegt und wann Arbeitszeit. Diesbezüglich wird daher eine klare Vereinbarung erforderlich sein, wobei aufgrund der Vermengung von Arbeitszeit und Urlaub Abgrenzungsrisiken nur schwer auszuschließen sein könnten.«

www.huger.at

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