E-Rechnungen an den Bund

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Die E-Rechnung wird nur dann als Rechnung anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sind. Darüber hinaus sind elektronische Rechnungen solche, die in einem strukturierten elektronischen Format eingereicht werden. Die Bundesverwaltung hat sich für eine adaptierte Variante des Formats ebInterface (www.ebInterface.at) entschieden, da dieses innerhalb Österreichs bereits weitverbreitet ist.

Für eine erfolgreiche Annahme einer E-Rechnung durch das Haushaltsverrechnungssystem des Bundes und die Zuordnung zum richtigen Empfänger ist die Angabe folgender Rechnungsinhalte erforderlich:

• Absender (Firma, Adresse, E-Mail-Adresse, UID-Nummer, Kontaktdaten).
• Empfängerdienststelle (Abteilung, Adresse, Bearbeiter).
• Rechnungsnummer.
• Rechnungsdatum.
• Lieferantennummer – Vergabe durch den Auftraggeber (Bund). Die Nummer besteht in der Regel aus acht Ziffern oder aus zehn Stellen, beginnend mit ES, gefolgt von acht Ziffern (z.B. ES 12345678).
• Auftragsreferenz – Vergabe durch den Auftraggeber (Bund) Der Inhalt der Auftragsreferenz ist abhängig von der Art der Bestellung:
• 10-stelliger numerischer Wert, z.B. 4700000001 (Bestellnummer aus dem HV-System, diese beginnt immer mit 47) oder
• 3-stelliger alphanumerischer Wert, z.B. F53 (Einkäufergruppe/EKG) oder
• 3-stelliger alphanumerischer Wert mit zusätzlicher Referenz, z.B. F53:111599/0099-V/3/2099 (EKG: interne Referenz).
• Bankverbindung (IBAN, BIC).
• Bestellpositionsnummer (wenn in der Beauftragung angegeben).
• Daten zur verrechneten Ware (Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis).
• Gesamtpreis (Brutto, Netto, Umsatzsteuer).

Neopost ist ein neutraler Anbieter, der Ihnen hilft, ohne tiefes EDV-Wissen und ohne Veränderung an Ihrem EDV-System elektronische Rechnungen zu generieren.

Hierzu muss bei Ihnen nur ein »Druckertreiber« auf einem Windows-Computer mit Internetzugang installiert werden. Sie drucken einige Testrechnungen in das »Neopost E-Invoicing«-Portal und die Einrichtung im Portal übernehmen wir für Sie. Ab jetzt können Sie, anstatt zu drucken, einfach Ihre Rechnungen direkt elektronisch übertragen. Natürlich geschieht dies verschlüsselt und über eine sichere Internetverbindung!

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• Sie haben keine Investition in Systemanpassungen oder Technologie.
• Sie müssen auch nicht Ihre Rechnungen zeitraubend in Erfassungsmasken eintippen.
• Sie zahlen eine einmalige, geringe Einrichtungsgebühr und werden komplett für den Versand von elektronischen Rechnungen eingerichtet. Ab dann zahlen Sie nur noch eine Transaktionsgebühr pro Dokument und sparen sich Ihre bisherigen Kosten für Drucken, Kuvertieren, Porto und Wartung.

Falls Sie ergänzend zum elektronischen Versand auch weiterhin Rechnungen auf traditionellem Weg per Post versenden wollen, so bietet das E-Invoicing-Portal von Neopost auch hierzu eine kostengünstige Möglichkeit.

• Sie nutzen den VIPERTM-»Druckertreiber« zur Druckdatenübertragung wie beim elektronischen Versand.
• Die Hochleistungsdruckzentren des »Neopost E-Invoicing«-Netzwerkes produzieren, kuvertieren und versenden hochsicher und vollautomatisch Ihren aufbereiteten Druck.
• Anlagen können den Dokumenten direkt elektronisch beigefügt werden.
• Sie zahlen eine einmalige, geringe Einrichtungspauschale für die automatische Druckund Poststraße. Für den Versand einer Papierrechnung inklusive Drucken, Kuvertieren, Porto und Versand zahlen Sie unter 0,90 €.

WARUM NEOPOST?

Neopost ist ein weltweit führender Lösungsanbieter für Postbearbeitung und Logistik – und in Europa die Nummer 1. Mit innovativen Produkten und kundenorientierten Beratungs-, Finanzierungs- und Serviceleistungen verbinden wir Postbearbeitung und IT – bis hin zur Analyse, Planung und Einrichtung kompletter Poststellen. Damit vereinfachen wir Prozesse, steigern die Effizienz und schaffen Mehrwert für alle Kunden in Wirtschaft und Verwaltung – WE VALUE YOUR MAIL.


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