Digitale Personalakte: Effizienzsteigerung im Personalwesen

Die digitale Personalakte ist Teil der neuen SharePoint Suite der Trivadis und ist individuell auf den Kunden anpassbar. Die digitale Personalakte ist Teil der neuen SharePoint Suite der Trivadis und ist individuell auf den Kunden anpassbar. Bild: Trivadis

Digitalisierung von HR steckt noch in den Kinderschuhen. Mit der digitalen Personalakte auf Basis von SharePoint Online werden die analogen Bedürfnisse im Geschäftsbereich Human Ressources in die digitale Welt übernommen. Von Adrian Herzog, Business Consultant bei der Trivadis Services AG.

Die digitale Transformation macht auch vor dem Personalwesen nicht Halt. Und nicht nur das. Neben der IT-Abteilung und der Geschäftsleitung gehört HR zu den wichtigsten Vorreitern und Treibern der Digitalisierung im Unternehmen. Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle Studie "Benchmarking HR Digital Transformation" unter 126 Personalverantwortlichen aus 15 DAX- sowie weiteren Unternehmen im Raum Deutschland, Österreich, Schweiz und Liechtenstein. Die Studie erhebt den Status quo der digitalen Transformation von Unternehmen im deutschsprachigen Raum anhand einer eigens dafür entwickelten Kennzahl, dem so genannten "HR Digital Transformation Index". (Infografik)

Betrachtet man die Studienergebnisse näher, fällt auf, dass die Digitalisierung von HR-Prozessen zwar durchaus schon Realität ist, allerdings immer noch viel Spielraum nach oben besteht. Um die Abläufe zu optimieren, gilt es, die Geschäftsprozesse digital abzubilden. IT-Lösungen, wie die digitale Personalakte, können HR-Verantwortlichen dabei ihre Arbeit erheblich erleichtern und die Effizienz beträchtlich steigern. Die administrativen Tätigkeiten gehen schneller von der Hand und die Mitarbeiter können sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Aber Veränderungsprozesse, besonders wenn es sich um die Umgestaltung gewohnter Arbeitsabläufe durch die Einführung technologischer Neuerungen handelt, lösen bei der Belegschaft oft Abwehrhaltung und Überforderungsgefühle aus. Argumente, wie zeitliche Einsparungen und Effektivität, werden da schnell obsolet. Nicht nur deshalb kann die digitale Transformation nur erfolgreich absolviert werden, wenn die traditionelle IT mit den modernen Technologien − wie etwa Big Data, Internet der Dinge und Cloud-Computing – zusammengeführt wird. Gelingt es, die Lücke zwischen der analogen und der digitalen Welt zur schließen und in einem neuen Prozess die Vorteile aus beiden Welten zu kombinieren, wird man ganz schnell auf hohe Akzeptanz stoßen.

Die digitale Personalakte
Die digitale Personalakte auf Basis von SharePoint Online erfüllt genau diese Anforderung, denn hier wurden in Absprache mit Experten aus dem Geschäftsbereich Human Resources die analogen Bedürfnisse in die digitale Welt übernommen.

Neben der sicheren Ablage aller Personaldaten bietet die digitale Personalakte einen vereinfachten Zugriff auf jegliche Informationen innerhalb des Personalwesens. Und das von überall und von jedem Endgerät aus – aber natürlich nur für Berechtigte. Die Navigation ist intuitiv, das Auffinden von Informationen besticht durch seine Einfachheit. In der Regel bedarf es keiner zusätzlichen Schulungen.

Durch die in SharePoint enthaltenen Funktionen kann die Suche nach Personen und den korrespondierenden Dokumenten sehr granular durchgeführt werden. Filter, Sortier- und Auswahloptionen bieten eine voll in SharePoint Online integrierte Geschäftslösung.

Neben der zentralen Suchfunktion ist die strukturierte Dokumentenablage eine der Hauptanforderungen im Bereich des Personalwesens. Diese kann durch die in SharePoint zur Verfügung gestellte Rollenzuordnung und Rechtevergabe komplett unabhängig administriert werden. Das ausgefeilte Zugriffs- und Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass das Datenschutzgesetz, regulatorische Anforderungen und die Einhaltung unternehmensinterner Compliance-Vorgaben gewährleistet werden.

Die digitale Personalakte ist Teil der neuen SharePoint Suite der Trivadis und ist individuell auf den Kunden anpassbar.

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