Enterprise Content Management: Die Basis für jede digitale Strategie



Die Ergebnisse einer aktuellen WKÖ-Studie unterstreichen einmal mehr den digitalen Aufholbedarf österreichischer KMUs. Spätestens seit der DSGVO ist klar, dass nicht nur Teilbereiche eines Betriebs, sondern ganze Organisationsmodelle vor einem Neubeginn stehen. Ein zentrales Enterprise Content Management (ECM) System wird damit unumgänglich. Nur so können Unternehmensinformationen über alle Bereiche hinweg digital integriert, zentral gesichert, indexiert und für alle Mitarbeiter jederzeit verfügbar gemacht werden. Es ist das Rückgrat jeder digitalen Organisation.

Bild oben: ECM-Plattformen bilden die Basis für jede Digitalisierungsstrategie (Foto: Headway/Unsplash)

Mitte September erschien die WKÖ-Studie zur Transformation der KMUs in Österreich, inklusive neuem Digitalisierungsindex, der den Digitalisierungsgrad der Unternehmen nach Selbsteinschätzung erfasst. Dabei ordnet sich die Mehrheit der rund 1000 befragten Unternehmen auf der unteren Digitalisierungsskala ein: 97 % bezeichnen sich selbst als „Digitalen Neuling“ bzw. „Digital bewusst“. Knapp die Hälfte der Unternehmen wünscht sich explizit Beratung, um auch die nächsten Stufen zu erklimmen.

Dabei gewinnen jene Angebote zunehmend an Bedeutung, die Lösungen gesamthaft konzipieren, die Umsetzung jedoch in maßgeschneiderten Paketen schrittweise und projektbezogen begleiten. Denn die Digitalisierung erfordert zweiterlei: Einerseits dreht sich alles um Spezialwissen bzw. bereichsspezifische Tools oder Services. Gleichzeitig ist jeder Schritt aber auch in die Weiterentwicklung des Geschäftsmodells als Ganzes einzubetten. Es ist kaum verwunderlich, dass mehr als ein Drittel der befragten KMUs angibt, im Unternehmen fehle entsprechendes Know-how. Beratung ist also nur der Start. Es braucht ebenso verlässliche Partner. Der IT Services Provider Konica Minolta ist sich dieser Verantwortung bewusst.

Die Herausforderungen einer vernetzten Welt erfinden sich nicht jährlich neu. Doch die Dimension der nötigen Veränderung wurde bisher doch kräftig unterschätzt. So gingen im Vorjahr beispielsweise lediglich 32 % der Unternehmen davon aus, von der DSGVO betroffen zu sein. Laut der aktuellen Studie ist dieser Wert zuletzt auf beachtliche 83 % angestiegen. Die neue Datenschutzgrundverordnung hat jedenfalls das Bewusstsein für Lücken im eigenen Betrieb geschärft. Diese machen sich dann bemerkbar, wenn es an Durchgängigkeit mangelt bzw. bereichsspezifische Teillösungen nicht miteinander harmonieren.

Egal welche Branche – in jedem Unternehmen werden unzählige Dokumente und Informationen verarbeitet und gemanaget. Schon lange ersetzen clevere IT-Lösungen dicke Aktenordner in großen Schränken. Trotzdem bleibt die nahtlose Integration dieser Daten in interne Prozesse eine Herausforderung. Die neuen Anforderungen im Bereich des Datenschutzes rücken das plakativ in den Vordergrund – und man sieht sich selbst doch eher erst am Anfang eines noch länger währenden Prozesses.

Mit der Reifegradanalyse von Konica Minolta können diese Lücken einfach identifiziert werden. Indem das gesamte Organisationsmodell beleuchtet wird, können Verbesserungspotenziale sehr genau ermittelt werden. Die Kluft zwischen Wunsch und Wirklichkeit kann dann modular mit unterschiedlichen Software-Lösungen geschlossen werden – bis alle Bereiche digital integriert sind.

Denn zentraler Bestandteil jeglicher Digitalisierungsstrategie ist zweifelsohne ein modernes Enterprise Content Management, das unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards einen durchgängigen Datenschutz gewährleistet. Die Dokumenten-Indexierung inklusive definierter Zugriffsrechte sorgt darüber hinaus für den uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Dokumente.  Damit Teams stets am selben Wissensstand sind, kann jeder Mitarbeiter die für ihn relevanten Informationen jederzeit bequem vom PC, Laptop oder über das Handy abrufen. Und ein weiterer wichtiger Schritt Richtung Arbeitswelt der Zukunft ist getan.

Link: ecm.konicaminolta.de/start

Startschuss zur Agile Challenge 2019: Es wird das ...
Es ist zehn Jahre her…