Software macht Griff in die Kassa sichtbar

Software macht Griff in die Kassa sichtbar

Je niedriger eine Zahl, desto wahrscheinlicher ist ihr Auftreten. Das sagt das Benfordsche Gesetz zur Verteilung von Ziffernstrukturen bei mehrstelligen Zahlen. Das BMD Systemhaus hat sich diese Erkenntnis zu Nutze gemacht, um mithilfe einer Softwarelösung Unregelmäßigkeiten bei Spesenabrechnungen oder Eingangsrechnungen aufzudecken. BMD schützt aber auch vor Scheinunternehmen und Bestellbetrug.

Viele Unternehmen glauben, dass ihr Risiko für Betrug und Untreue gering ist. Tatsächlich kommt interne Betriebskriminalität aber recht häufig vor. Am häufigsten betroffen sind Privatunternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern. »Der durchschnittliche Schaden liegt bei 125.000 Euro, die Dunkelziffer ist aber enorm hoch«, erklärt Roland Beranek, Leiter der Akademie der BMD Systemhaus GmbH. Denn laut Studien werden nur zehn Prozent der Fälle aufgedeckt. Und davon kann nur in zehn Prozent der Fälle der Schaden repariert werden. »In allen anderen Fällen ist das Geld weg«, erklärt Beranek.

Am anfälligsten für Betriebskriminalität sind Eingangsrechnungen, gefolgt von Spesenabrechnungen, falschen Lohnauszahlungen und der direkten Kassaentnahme. Schon mit einem einfachen Vier-Augen-Prinzip und einer simplen Eingangsrechnungskontrolle kann das Missbrauchsrisiko deutlich reduziert werden. Blindes Vertrauen und fehlende Kontrollinstanzen machen Unternehmen hingegen anfällig.

Das BMD Systemhaus hat deshalb Softwarelösungen entwickelt, die helfen, Betrügereien aufzudecken und im besten Fall gleich ganz zu verhindern. Dabei werden bei jeder neuen Eingangsrechnung die Stammdaten eines Unternehmens aus dem Firmenbuchdaten des Compass-Verlag ausgelesen und in das BMD-Rechnungswesen übernommen. Damit entfällt die manuelle Eingabe von Stammdaten, wird das Risiko von Eingabefehlern vermindert und man erhält einen Hinweis, wenn Daten von rechtskräftig festgestellten Schein­unternehmen oder auch »erfundenen Lieferanten« in die Stammdaten geführt werden. Außerdem werden die Daten mit aktuellen Insolvenzlisten und der HFU-Liste für den Entfall der Auftraggeberhaftung abgeglichen.

Darüber hinaus hat BMD die Prüfungssoftware ARS entwickelt, die regelmäßig auftretenden Diebstahl mithilfe des Benfordschen Gesetzes entlarvt. »Dieses besagt, dass kleinere Einheiten und Zahlen öfter vorkommen als größere«, erklärt Beranek. Für die Anfangsziffern in Zahlen des Zehnersystems gilt zum Beispiel: Zahlen mit der Anfangsziffer 1 treten etwa 6,6-mal so häufig auf wie Zahlen mit der Anfangsziffer 9. Die Gründe dafür sind zwar noch weitgehend unbekannt, empirische Daten zeigen aber die Gültigkeit des Gesetzes. In der Praxis wurde das Benfordsche Gesetz auch eingesetzt, um die Manipulation der Wirtschaftsdaten Griechenlands vor einigen Jahren nachzuweisen. Mithilfe des Benfordschen Gesetzes wurde auch das bemerkenswert »kreative« Rechnungswesen bei Enron und Worldcom aufgedeckt, durch welches das Management die Anleger um ihre Einlagen betrogen hatte.

Auch die BMD-Software ARS macht sich dieses Gesetz zunutze und prüft damit sämtliche Zahlen eines Unternehmens auf ihre Plausibilität. »Sobald Unregelmäßigkeiten auftauchen, werden diese überprüft. Manipulierte Eingangsrechnungen oder Spesenabrechnungen können damit in den meisten Fällen aufgespürt werden«, ist Beranek überzeugt.


Täterprofil und Warnsignale

nBetriebskriminalität kann jedes Unternehmen treffen. Natürlich kann auch jeder zum Täter werden. Es gibt aber statistische Häufungen. Der »typische« Täter ist männlich, zwischen 36 und 45 Jahre alt und in gehobener Stellung, oftmals in der Finanzabteilung tätig. Viele Täter sind länger als zehn Jahre im Unternehmen, gelten als unauffällig und unbescholten.
Zu den wichtigsten Warnsignalen zählen häufiges Arbeiten am Abend und am Wochenende sowie die Nicht-Inanspruchnahme von Urlaub. »Längere Abwesenheiten erhöhen die Angst, entdeckt zu werden. Am Abend und Wochenende hingegen können sie in Ruhe ihren Machenschaften nachgehen«, erklärt Roland Beranek, Leiter der Akademie der BMD Systemhaus GmbH. Weitere Warnsignale sind plötzliche Verhaltensänderungen, auffällige Großzügigkeit, ein exzessiver Lebensstil und immer wieder fehlende oder unvollständige Dokumente. 


Glossar: Das Benfordsche Gesetz

nDie Basis der BMD Prüfsoftware ARS ist das Benfordsche Gesetz. Dieses besagt vereinfacht gesagt, dass einzelne Ziffern in mehrstelligen Zahlen unterschiedlich oft vorkommen. Die Auftretenswahrscheinlichkeit der Ziffernsequenzen in Zahlen ist also nicht gleichverteilt, sondern folgt logarithmischen Gesetzen. Das bedeutet, dass die Auftretenswahrscheinlichkeit einer Ziffernsequenz umso höher ist, je kleiner sie wertmäßig ist. Bei mehrstelligen Zahlen liegt die Wahrscheinlichkeit, dass sie mit der Ziffer 1 beginnt, bei 30,1 %. Die Wahrscheinlichkeit, dass die 9 am Beginn steht hingegen nur bei 4,6 %. Dieses Gesetz lässt sich beliebig anwenden, etwa auf die Einwohnerzahl aller Staaten der Erde, die Halbwertszeiten radioaktiver Elemente oder die Länge von Flüßen. Und genauso kann es zur Aufdeckung von Betrug bei der Bilanzerstellung, der Fälschung in Abrechnungen, generell zum raschen Auffinden eklatanter Unregelmäßigkeiten im Rechnungswesen.  Denn wer ein Bilanz manipuliert, achtet in der Regel auf eine gleichmäßige Verteilung, nicht aber auf das Benfordsche Gesetz. 

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