Sie gehen nach Hause mit dem Vorhaben fünf kleine Sachen zu erledigen – Brot, Milch und Aufschnitte zu kaufen, Ihre Wäsche abzuholen, beim Post das RSA Brief abholen und vor Sechs Uhr Ihren Chef Anrufen mit ein Update. Weil Sie noch nicht senil sind und auch nicht unter Alzheimer leiden, müssen Sie sich das natürlich nicht aufschreiben.

Auf dem Weg zum Billa klingelt Ihr Handy. Der Chef ist verspätet, sein Flug landet erst um 19 informiere die Assistentin. Können Sie Ihm um 1930 anrufen? Klar, kein Problem. In Billa angekommen kaufen Sie ein und gehen nochmals in Gedanken Ihre Besorgungen durch: Brot, Milch, und noch was …? Ach ja, Waschmittel. Nachher bei der Post kommen Sie drauf, Sie haben Ihr RSA Mitteilung auf den Schreibtisch vergessen und gehen verärgert nach Hause. Zu Hause jammert Ihr Partner darüber, dass Sie die Aufschnitte vergessen haben und „wo bleibt die Wäsche?“

Zu viele Verpflichtungen führen zu Chaos

Wenn Ihnen das auch manchmal so geht und Ihnen Ihre ganzen Aufgaben und der ganze Kram über den Kopf wachsen, brauchen Sie ein System zur Selbstorganisation. ProWork® ist so ein System.

ProWork funktioniert deswegen so gut, weil sie alles aus dem Kopf raus holt, was Sie laufend so an Verpflichtungen aufnehmen und es genau dann wieder in Erinnerung bringt, wo und wenn es gebraucht wird. Sie müssen also sich an nichts mehr erinnern, und werden auch nichts mehr vergessen. Es ist ein unheimlich befreiendes Gefühl!

Was ProWork ermöglicht, gegenüber anderen Selbstmanagementmethoden, ist ein tatsächliche Überblick und Gefühl von totaler Kontrolle. Natürlich ist das konsequente Aufschreiben dabei notwendig. Schnell werden Sie aber merken, dass ein bisschen Vorarbeit jeder Menge Ärger, Stress und Zeitaufwände zum Suchen bei der Durchführung der Aufgaben einsparen. Unter dem Strich gewinnen Sie dadurch ein Menge Zeit für sich selbst! Untersuchungen bei vielen namhaften Unternehmen zeigen: 30-90 Minuten pro Tag ist möglich.

Im Unterschied zu anderen Methoden wird hier aber nicht nur aufgeschrieben, was mit Arbeit oder Terminen zu tun hat, sondern konsequent alles, wozu Sie sich verpflichtet haben und was zu erledigen ist. Wirklich alles? Nein. Weil Dinge die ich aus Liebe, Routine, Spaß und Verantwortungsgefühl heraus tun, Ihnen psychisch nicht belasten, ist das gar nicht Nötig. Damit ist Z.B Zähneputzen und Geschirr wegräumen gemeint. Nicht aber das Geschenk für die Geburtstag Ihre Partner! Das wäre Ratsam aufzuschreiben. Alles was Ihnen sonst im Gedanken Aufmerksamkeit rauben, ärgert, nicht Routine oder Spaß macht, wie das meiste Arbeit, sollte also Aufgeschrieben werden! Warum?

Spinnen im Kopf

Weil all die Verpflichtungen, die Ihnen ständig im Kopf herum schwirrt, Sie belastet, Ihre Konzentration raubt und dadurch ineffektiv werden lässt. Solche Dinge und Verpflichtungen sind wie Spinnen im Kopf. Ständig krabbeln die immer wieder hinauf und müssen „Geistig“ wieder unter den Teppich geschoben werden. Sie können Ihr Unterbewusstsein aber nicht betrügen. Haben Sie einmal einer Spinne im Kopf gesetzt bekommen, bleibt der für immer da, bis es wirklich erledigt wird. Unser Gehirn ist dafür gemacht, uns an alles zu erinnern, was wir uns vorgenommen haben. Das Gehirn ist leider nur so dumm, das es nicht unterscheiden, ob die Situation, in der es uns an etwas erinnert, die richtige ist. Deswegen erinnert es uns immer daran, wenn eine assoziative Verknüpfung mit der aktuellen Situation es dazu veranlasst, oder wenn eine Sache uns so wichtig ist, dass wir sie auf keinen Fall vergessen wollen. Darum kommen immer wieder Dinge hoch, während Sie sich eigentlich mit anderen Sachen gerade beschäftigt sind, oder  wenn Sie gar nichts dafür tun können, wie Z.B. beim Einschlafen! Es gibt aber auch einer anderen besseren Möglichkeit, die Spinnen loszuwerden, wie Sie später erfahren werden.

ProWork befreit

Immer, wenn Sie an eine Erledigung oder an etwas denken, worauf Sie warten müssen, haben Sie eine Spinne im Kopf. Wie viele Spinne haben Sie jetzt im Kopf? Denken Sie gerade an ein, zwei Dinge? Ist doch nicht so schlimm! Falsch, Sie vergessen das Sie noch unzählige Spinnen haben die unter den Teppich in Ihrem Unterbewusstsein lauern. Sie können diese Spinnen nicht willkürlich hervorrufen. Das ist das traurige an der Sache. So habe Sie aber wahrscheinlich Hunderte Spinnen, i.e. Erledigungen, Verpflichtungen und Dinge im Kopf, die Sie momentan nicht merken, aber Sie jeder Zeit wieder heimsuchen und stören könnten. Kein Wunder so viele Menschen wissen gar nicht wo Sie anfangen sollen, weil Sie kein Überblick haben und ständig unter Druck und Stress stehen—Hallo Burn out!

Um den Kopf frei zu bekommen, werden bei ProWork konsequent alle Spinnen entsorgt,  dass das Unterbewusstsein darauf vertraut, dass Sie entsorgt sind und sich nicht mehr darum kümmern muss. Das Spinnen-Nest entsteht erst gar nicht, weil alle Anlässe dazu sofort aufgegriffen, mit einem konkreten Ziel und der Entscheidung verknüpft werden, was als nächstes zu tun ist. Die Spinnen sind weg!

ProWork entlastet und steigert die Effektivität

Wenn Sie alles aufschreiben und dafür sorgen, dass Sie im richtigen Augenblick daran erinnert werden, dann schaffen Sie Freiraum im Kopf für die Dinge, die Sie gerade tun wollen. Die Folge: Sie arbeiten organisierter, konzentrierter und stressfreier und gewinnen damit Zeit und vor allem Gelassenheit.

„Wenn unser Geist leer ist, ist  er für alles bereit „

Sagte mal Shunryu Suzuki, der Gründer von der gleichnamigen Zaibatsu (Japanische Firmenkonglomerat). Erst wenn unser Geist leer ist, können wir souverän uns über die Dinge stellen. ProWork ist eigentlich eine Voraussetzung für Zeit- und Prioritäten Management. Erst wenn wir alles sehen, wozu wir uns verpflichtet haben, können wir das wichtigste und richtige die jetzt gerade passend zu tun ist auswählen. Wie können Sie sonst sicher sein, das es das richtige und jetzt gerade wichtigste ist? Passen Sie auf, was Sie versprechen! Jede neu eingegangene Verpflichtung ist zugleich eine Herabstufung von bereits bestehende, weil Sie Blind fahren!

Einfache Umsetzung

ProWork lässt sich einfach umsetzten. Sie benötigen kein besondere Hard- oder Software. Vergessen Sie die teuren Timer und Filofax Kalendern und neue Software benötigen Sie auch nicht, außer Sie brauchen besondere technische Finessen. In meine Tätigkeit als Trainer, habe ich viele sehr erfolgreiche Umsetzungen mit bestehenden Mitteln herbeigebracht. Dazu eignet sich sowohl normale Papier Kalendern als auch die ganz normale Outlook, Lotus Notes, oder andere ähnlichen Software.

ProWork besinnt sich darauf, worum es eigentlich geht: um ein einfaches, übersichtliches System, das uns die Organisation unseres Lebens leichter macht, damit wir bei allem was wir tun wirklich bei der Sache sein können. Das heißt, ProWork erleichtert Ihnen auch, Achtsamkeit zu pflegen und so das Leben intensiver und entspannter zu genießen.

Die Grundprinzipien von ProWork in Fünf Schritte

Und wie geht das konkret? Um das tägliche Chaos ein für alle Mal zu besiegen, werden Fünf einfache Schritte verfolgt:

1. 1. Alle neue Ideen, Gedanken und Verpflichtungen, Papiere und E-Mails (Spinnen) werden erst konsequent gesammelt und überprüft: Ist es Müll (Weg), gibt es Handlungsbedarf (Aufgabe), kann ich es sofort erledigen, muss ich es später erledigen oder kann ich es delegieren, Ist es reine Informationen die ich später noch benötigen (Ablage).So sind Papierstapeln und überfüllte E-Mail Eingänge jeden Tag wieder schnell leer!
2. 2. Alle so identifizierte Aufgaben werden lückenlos erfasst, um das unkontrollierte aufpoppen von Spinnen einzudämmen.
3. 3. Aufgaben  werden stets mit einem Fälligkeit und konkretes Handeln verbunden (Nicht das Ziel aufschrieben, sondern genau das, was Sie als absolut nächste physische Handlung tun müssen, um die Sache zu erledigen oder in Bewegung zu bringen. Beispiel: Nicht Bericht bis Freitag fertig stellen, sondern Herr Müller anrufen bis Dienstag, um das Zahlenmaterial für mein Bericht einzuholen)
4. 4. Alle so entstehende Aufgaben werden in Kategorien eingeordnet: Wo muss ich sein (@Büro, @Zu Hause, @Baustelle …) oder was benötige ich (@Handy, @Laptop …) um dieses Handlungsschritt erledigen zu können? (@ funktionert als Listenbezeichnung für Aufgaben und hilft auch mit der Sortierung in Outlook & Co.)
5. 5. Auf dem Laufenden bleiben man mit Terminkalender und die Aufgabenlisten. In der Kategorie wo Sie sich befinden wählen Sie jetzt die wichtigste Aufgabe aus. Mit Oulook und Co.  Können wir das sehr Einfach handhaben: Einfach alle Aufgaben nach Kategorie gruppieren und nach Fälligkeit sortieren.

Hier erfahren Sie mehr über die 5 Schritte.

ProWork®—Hilfe mit der Umsetzung

ProWork ist eine Methodik, die auf ProWork aufbaut ein den Zugang vereinfacht. Bei Wifi Wien sind ProWork Kurse schon länger im Angebot. Für Unternehmen sind Inhouse Seminare mit Workshop in Outlook, Lotus Notes, KOI und die Einbindung im CRM und Workflow Systeme (Sharepoint, Dynamix) von Vorteil, weil es dann auch möglich ist sich auf bereits vorhandene Systeme zu fokussieren und gleich im Seminar die volle Implementierung mitbekommen.

Bei der Firma Austro Control hat unter mehrere Mitarbeitern Herr Ing. Christoph Tengler wie folgt darüber geäußert: „Eigentlich weiß man das meiste eh schon (Unnötiges belastet, trenne wichtiges vom unwichtigen, finde ein Archivierungssystem, halte Deinen Kopf frei von Unnötigem) - aber die wichtigen kleinen Hinweise, die alles zusammenführen - die habe ich hier bekommen. Alle Aufgaben, deren Status und die Dokumente oder links habe ich jetzt beieinander und auch privat ist in mein Zettel- und Archivierungssystem eine Ordnung eingekehrt. Angenehmer, sympathischer Vortrag, die Zeit vergeht wie im Flug und man brennt richtig darauf, endlich den unnötigen Ballast vom Schreibtisch zu werfen!“

Oder wie hier, von Herr Peter Deixelberger, IT Operations Manager bei der OeNB in Wien: „ProWork hat uns dort abgeholt wo wir in der Praxis stehen - in einer Flut von täglichen Emails, Aufgaben und Terminen. Mit der ProWork Methode schaffen wir es, das alles besser zu überblicken, zu priorisieren und im Endeffekt auch zu bewältigen. Und das alles mit bestehenden Mitteln. Ein ausgezeichnetes Seminar das ich jedem ans Herz lege!“

Lesetipps:

• Die Hompage von immediate effects, anbieter von ProWork Seminare: www.immediate-effects.com
• Weitere Blogs, Foren und Videos über ProWork und Produktivität: http://gutdrauf.ning.com