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„Zu oft kontrolliert unser E-Mail-Client wie ein Sklavenhalter den Arbeitsrhythmus, und der Drang zum ständigen Nachsehen und Drücken des Empfangen-Knopfes ist oft schon suchtartig. Schraubt man die E-Mail-Nutzung und das Surfen im Internet um ein Drittel herunter, bringt das viel zusätzliche Zeit für produktives Schaffen", behauptet Autorin Anitra Eggler in ihrem neuen Buch „E-Mail macht dumm, krank und arm“ (http://anita-eggler.com).

Wie kommen Mitarbeiter aus dieser Falle heraus? Ihnen einfach Outlook und Browser vor die Nase zu setzen, ohne dazu gewinnbringende Arbeitsweisen und eine gute Methodik anzubieten, ist zu wenig. Privates vermischt sich in der Arbeitszeit mit Beruflichem und führt zu viel vergeudeter Zeit.

Tatsächlich ist es mit einfachen Mitteln möglich, Mitarbeiter von schlechtem E-Mail- und Surf-Verhalten abzubringen. Der Gewinn ist riesig und führt schnell zu einem hohen Return On Investment. Die wichtigste Maßnahme ist, die Mitarbeiter in eine gute Arbeitsmethodik und einen effizienten Workflow einzuschulen.

ProWork® ist eine Methode, die genau diese Problematik aufgreift. Dabei lernen Mitarbeiter alle neuen Informationen – sei es E-Mails, gelesene Webseiten, Briefe, Faxe, Sprachnachrichten, etc. – nach dem gleichen Workflow zu verarbeiten. Immer wird zuerst und sofort überprüft, ob die Information arbeitsrelevant ist und ob etwas getan werden muss. Und wenn ja, wird auch gleich entschieden, was. Genau diese Entscheidung ist wichtig, weil man sonst das Gefühl, dass etwas zu tun ist, nicht los wird. Die Folge ist ein Kopf voller Ramsch und fehlende Konzentration für die Aufgabe, die eigentlich gerade dran ist.

Handlungsentscheidungen sollten auch nach System gesetzt werden. Die Informationsquelle selbst, i.e. der E-Mail-Eingang, ist nicht als Übersicht geeignet, um Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden oder Prioritäten von weniger dringlichen Angelegenheiten zu trennen. Allein die ominöse Markierung „Rote Fahne“, sagt nichts darüber aus, was dran ist – mit der Folge, dass Sie später das E-Mail nochmals lesen und darüber nachdenken müssen, was Sie eigentlich damit tun wollten. Daher sollten Handlungsentscheidungen in ein anderes System transferiert werden – vorzüglich in Aufgaben- und Projektlisten.

Im ProWork® Kurs lernen Mitarbeiter, wie aus E-Mails und Informationen aus anderen Quellen Handlungsentscheidungen entstehen und diese schnell und effizient in ein System aus Aufgaben und Projekten eingebracht werden. Das ist, gewusst wie, mit wenig Zeitaufwand verbunden und bringt erhebliche Vorteile mit sich. Dadurch schiebt sich der Fokus weg von „Posteingängen“ hin zu „Arbeitslisten“, was die ständige Ablenkung und den Drang zum wiederholten Drücken des Empfangen-Knopfes beseitigt. Die beste Suchtprävention ist, Verhaltensweisen einzuüben, die zu einem produktiven Arbeitsrhythmus führen.

Anita Eggler legt z.B. Wert darauf, den Arbeitstag offline zu beginnen, fixe E-Mail-Öffnungszeiten zu definieren und das anderen auch mitzuteilen. Mit ProWork® wird das zur Selbstverständlichkeit. Der richtige Umgang mit E-Mail, Kalender und Aufgaben wird gelernt und bringt laut Untersuchungen im Durchschnitt 66 Minuten Zeitgewinn pro Mitarbeiter und Tag. So rentieren sich die zwei Tage Schulung schnell und schaffen noch dazu Stressentlastung für den einzelnen Mitarbeiter!

Mehr Infos: http://bitly.com/prowork

Laut einem Artikel im Business Kurier vom 16.02.2012 verbringen Manager 85% ihrer Zeit mit dem Aufbauen und Erhalten von Beziehungen. Das ist wirklich viel Zeit, aber was genau bedeutet das? 85% von welcher Gesamtarbeitszeit?

In dem Artikel werden dazu noch andere Resultate einer Studie der Harvard Business School von 2011 erläutert. Manager verbringen auch 2 bis 3 Stunden pro Tag mit dem Verarbeiten von E-Mails, weitere 2 Stunden mit Recherche und etwa 2,5 Stunden mit administrativen Arbeiten. Das ergibt 7,5 Stunden pro Tag. Dann sollten sie auch noch 85% ihrer Zeit mit anderen Leuten verbringen können? Das würde bedeuten, dass Manager einen Arbeitstag von 50 Stunden haben!

Aber es sind nicht diese 85%, die mir komisch vorkommen. Manager sollten doch so viel Zeit wie möglich in Networking investieren, was ja der wichtigste Teil ihres Jobs ist. Stutzig machen mich die unglaublichen 7,5 Stunden pro Tag, die ein Manager – großteils völlig unnötig – für Emails, Recherche und Administratives aufbringen muss.

Klingt das viel? Ich denke schon. Aus meiner Erfahrung werden dafür nicht mehr als 3 bis 4 Stunden aufgewendet, was aber trotzdem viel zu viel ist. In den unzähligen Coachings und Seminaren, die ich in den letzten Jahren als Produktivitätsexperte durchgeführt habe, ist es immer das gleiche Problem, das von den Teilnehmern genannt wird: „Ich habe zu viel zu tun“. Wenn man sich die überfüllten Schreibtische, chaotischen Notizen und Klebezettel bis hin zu den explodierenden E-Mail-Eingängen ansieht, könnte man das auch glauben. Nach einem ProWork® Coaching oder ein bis zwei Monate nach einem Seminar sieht es gleich anders aus: Geordnete Ablagen, richtig abgelegte E-Mails und keine Zettel oder überfüllten Notizblöcke mehr. Das bedeutet: man hat viel Zeit gewonnen, die man produktiv nützen kann. Aber wie gelangt man zu einem solchen Ergebnis?

Mit der ProWork® Methode werden ein paar einfache Verhaltensregeln eingeübt und mit einem einfachen Workflow werden Erledigungen sofort weiterverarbeitet: entweder delegiert oder als klare Aufgabenstellung für einen selbst dargestellt. Alle Informationsträger (wie E-Mails, Zettel, Briefe, etc.) sind nicht relevant: alleine die Entscheidungen über das Handeln sind relevant (Peter Drucker, frei übersetzt).
Wenn alle Informationen sofort nach gewissen Prinzipien als mögliche Handlungen definiert werden (der Rest wird weggeschmissen oder archiviert) – was bleibt dann übrig? Ihre tatsächliche Arbeit! Nun lassen sich auch endlich mit Hilfe des gewonnenen Überblicks qualifizierte Entscheidungen darüber treffen, was wichtig und was richtig ist und was getan werden muss.

Tests, die ich immer mit meinen Kunden vor und nach den Coachings durchführe, zeigen dass im Durchschnitt 66 Minuten pro Tag gewonnen werden. Wenn wir von 3 bis 4 Stunden Aufwand sprechen, ist diese eine Stunde ein 25%iger Gewinn. Das ist dann doch ein kleiner Urlaub pro Jahr, der eingespart wird! Nicht wenige Empfehlungen sprechen da für sich. http://bit.ly/Empfehlungen

Nur Sie können sagen wie viel Zeit Sie täglich mit Arbeiten verbringen, die eigentlich nicht den Kern Ihres Jobs betreffen. Ich kann Ihnen aber versprechen, dass es möglich ist, diesen Aufwand effektiv zu minimieren. Sie möchten eine Stunde pro Tag für das was Ihnen wichtig ist gewinnen? Reden wir doch miteinander, wie!

Göran Askeljung

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Der von der WKO herausgegebene Leitfaden Burn On statt Burn Out zeigt auf, wie wichtiges es gerade im Frühstadium ist, Anzeichen der Erschöpfung zu erkennen und ihr gegenzusteuern. Der Leitfaden bietet Einblick in die Hintergründe und den möglichen Verlauf einer Burnout-Erkrankung und zeigt wirksame Strategien für eine erfolgreiche Prävention im Betrieb.

Die Spannung ist spürbar. Hochkonzentriert fokussieren die in der Startposition harrenden Sprintathleten das Ziel. Jeder Läufer will sich für das große Abschlussrennen qualifizieren. Anspannung, letztes Durchatmen, der Startschuss fällt. Wenige Sekunden später passiert der selbstbewusste Sieger die Ziellinie, reißt die Arme jubelnd in die Höhe und läuft noch einige Meter aus. Er hat sich als einziger qualifiziert.

Zu diesem Zeitpunkt haben die anderen Läufer noch nicht einmal die Hälfte der Strecke absolviert. Wie das? Anstatt wie der spätere Gewinner beim Startschuss explosiv loszupreschen und die während hunderter intensiver Trainingseinheiten einstudierte Schrittfolge unter höchstem körperlichen Einsatz selbstvergessen bis ins Ziel runterzuspulen, legen diese ein sonderbares Verhalten an den Tag: Etliche sind nur locker losgejoggt, manche walken sogar nur und einige wenige bewegen sich ausschließlich im Schritttempo vorwärts, penibel einen Fuß vor den anderen setzend. Als wäre dies alles ohnehin nicht schon abstrus genug, bleibt jeder der Läufer nach wenigen Schritten wiederholt stehen, um das Rennen erst nach einem mehr oder minder lang dauernden Zwischenstopp wieder fortzusetzen.

Die Zuschauer gellen erbost, die Kommentatoren sind entsetzt. Aber es kommt noch dicker: Die Sportler springen hin und wieder ein paar Schritte der bereits gelaufenen Strecke zurück. Hierbei kommt es sogar vor, dass mancher Athlet dort noch ein wenig länger verweilt, da er sich erst vergewissern will, den bereits absolvierten Weg tatsächlich schon hinter sich gebracht zu haben. Einem der Läufer steht die Pein augenscheinlich ins Gesicht geschrieben. Er gibt alles, kommt jedoch nicht schneller voran, da er jeden seiner Schritte zeitgleich kommentiert. Die Massen wandern enttäuscht ab, schließlich quert auch der letzte Athlet erschöpft die Ziellinie. – Und dabei hat jeder von ihnen in ehrlicher Weise sein Bestes gegeben!

Natürlich würde ein Rennen so niemals ablaufen. Als Sinnbild hingegen veranschaulicht es in Analogie unser angelerntes Leseverhalten – und das quer durch alle Gesellschaftsschichten Österreichs, ohne Ausnahme.

Sie gehen nach Hause mit dem Vorhaben fünf kleine Sachen zu erledigen – Brot, Milch und Aufschnitte zu kaufen, Ihre Wäsche abzuholen, beim Post das RSA Brief abholen und vor Sechs Uhr Ihren Chef Anrufen mit ein Update. Weil Sie noch nicht senil sind und auch nicht unter Alzheimer leiden, müssen Sie sich das natürlich nicht aufschreiben.

Auf dem Weg zum Billa klingelt Ihr Handy. Der Chef ist verspätet, sein Flug landet erst um 19 informiere die Assistentin. Können Sie Ihm um 1930 anrufen? Klar, kein Problem. In Billa angekommen kaufen Sie ein und gehen nochmals in Gedanken Ihre Besorgungen durch: Brot, Milch, und noch was …? Ach ja, Waschmittel. Nachher bei der Post kommen Sie drauf, Sie haben Ihr RSA Mitteilung auf den Schreibtisch vergessen und gehen verärgert nach Hause. Zu Hause jammert Ihr Partner darüber, dass Sie die Aufschnitte vergessen haben und „wo bleibt die Wäsche?“

Wenn Sie einwilligen, eine Aufgabe zu übernehmen, geben Sie dann gleichzeitig ein Versprechen, bis wann Sie diese Aufgabe erledigen werden („was bis wann”)? Diese Praxis ist in der heutigen Geschäftswelt eine gängige Empfehlung. Erlauben Sie mir dennoch, Ihnen einen  anderen Blickwinkel aufzuzeigen: Die Methode birgt große Nachteile und verschleiert einen viel besseren Weg.

E-Mails vernichten täglich 40 Minuten Arbeitszeit. Ständige Unterbrechungen lähmen geistigen "Flow" von Mitarbeitern. Von Göran Askeljung.

E-Mail als Kommunikationsmedium des 21. Jahrhunderts erleichtert das moderne Leben zwar ungemein, vernichtet pro Bürotag im Durchschnitt jedoch 40 Minuten an wertvoller Arbeitszeit. Einer neuen Befragung des britischen Henley Management College www.henley.reading.ac.uk nach vergeuden hochbezahlte Manager im Laufe ihres Berufslebens rund drei wertvolle Jahre damit, elektronische Post zu sichten, Mails weiterzuleiten und nicht zuletzt Spam zu entfernen.

Permanente Ablenkung
E-Mails halten Büroangestellte zunehmend von der Arbeit ab. Denn wie aus einer Befragung von 180 Führungskräften hervorgeht, sieht ein Großteil der Mitarbeiter in der Regel alle fünf Minuten nach, ob neue E-Mails eingegangen sind. Dabei sind Unterbrechungen pures Gift für den geistigen "Flow". Denn laut einer Erhebung der Universität Cardiff www.cardiff.ac.uk brauchen wir für eine fünfsekündige Unterbrechung durch E-Mails im Schnitt jedes Mal 64 Sekunden, um uns wieder auf den davor bearbeiteten Sachverhalt konzentrieren zu können. In anderen Studien hat man das entdeckt, dass unser Gehirn ganze 20 Minuten braucht (!) um wieder in diesen Zustand zu kommen in dem es vor der Störung war, wenn die Störung länger als 3 Minuten anhält.

Arbeitsblöcke und E-Mails checken zwischendurch
Experten raten eher zur bestimmte Zeiten, in denen man sich konzentriert und ausgiebig seinem E-Mail-Eingang widmen kann, und dazwischen Arbeitsblöcke von längerer Dauer einzurichten. Ein paar Stunden sind das Minimum um den maximalen Effekt rauszuholen – ein halber oder sogar ganzer Tag ist noch besser. Je mehr Zeit Sie für einen Arbeitsblock am Stück aufbringen, desto bessere Ergebnisse werden Sie erzielen!

Effektives Abarbeiten von E-Mails und effiziente Zuordnung jener Arbeitsaufgaben, die daraus resultieren, sind die Voraussetzung um das zu erreichen. Mit der ProWork Methode minimieren Sie den Aufwand um Ihren E-Mail-Eingang auf null zu reduzieren - und lernen gleichzeitig die Stärken von Aufgabenmanagement kennen.

Arbeitsmethodik und Aufgabenmanagement statt überfüllte E-Mail-Posteingänge
Denken Sie kurz darüber nach: Es geht doch eigentlich gar nicht um das E-Mail! Worum es geht, sind die daraus resultierende Handlungen, die Sie erst aus den vielen E-Mails ableiten müssen. Mit dem überfüllten Posteingang lässt sich weder Zeitmanagement oder Prioritätenmanagement richtig durchführen, weil die vielen E-Mails selbst gar keine Auskunft über Ihre Arbeit und Ihre Entscheidungen, was Sie damit machen wollen, wirklich erteilen.

Der ProWork Methodik basiert auf der einfache Tatsache, das aus jedem E-Mail ein Handlungsschritt, i.e. eine Aufgabe, abgeleitet werden sollte. Listen von Aufgaben können Sie nämlich quantifizieren, Zeitaufwände abschätzen, Prioritäten ableiten und somit Ihre Arbeit zum ersten Mal wirklich sichtbar machen! Dadurch werden Sie in der Lage sein:

-    Qualifizierte Entscheidungen über Ihre Arbeit richtig zu machen (statt nur dem nächsten E-Mail nachzulaufen)
-    Geistig loszulassen und sich auf die vorhandene Aufgabe besser fokussieren können (statt aus dem Flow zu raten und ständig getrieben zu sein)
-    Die Effektivität und Qualität Ihrer Arbeit nachhaltig zu steigern (statt dahinschwimmen und immer Feuerlöscher spielen)

Die einfache Umsetzung aus E-Mails Aufgaben zu Gestalten geht im Outlook und Lotus Notes sehr gut. Noch besser funktioniert es mit echten Workflow-Systemen wie KOI. Wichtig ist es, dass Sie Listen mit Aufgaben möglichst ohne Medienbruch gestalten können. Was eignet sich also für Ihren vielen Aufgaben, die Sie aus Ihrem E-Mail selbst ableiten müssen, besser als jene Systeme die Sie ohnehin schon verwenden?

In kommenden Blogs möchte ich noch tiefer in der Umsetzung und damit verbundenen Tipps eingehen, wie Sie jeden Tag wertvolle Zeit im Büro mit gutem Aufgabenmanagement gestalten können. Die 40 Min. und noch mehr sind tatsächlich Zeit die Sie dann einfach einsparen können!

Arbeitsorganisation ist Selbstorganisation. Wer in der Lage ist, sich und seinen Berufsalltag optimal zu organisieren, wird seinen Job entspannter machen und erfolgreicher und zufriedener sein.

Das können auch Sie erreichen, denn eine gute Organisation ist keine angeborene Fähigkeit entsprechender Talente, also etwas, dass man hat oder nicht. Vielmehr ist eine gute Selbstorganisation die Summe verschiedener Techniken, die man erlernen kann, wie das Autofahren. Ein Prinzip muss man allerdings beherzigen, um ein Organisationstalent zu werden: Erlernte Techniken konsequent anwenden!

Organisation ist Ordnung. Für viele Menschen bedeutet Ordnung halten, Dingen einen festen Platz zuzuweisen, um sie bei Bedarf schnell wiederzufinden. Im Arbeitsalltag wird Ordnung oft reduziert auf Rechnungen, Bestellungen oder andere Dokumente in Ordner zu verbannen und ein virtuoses Ablage- und Terminsystem zu führen. Ordnung halten, heißt auch Papier verwalten. „Warum türmen sich die Dokumente und Papiere auf meinem Schreibtisch?“, wunderte ich mich oft. Nachdem ich begonnen hatte, meinen Papierkram abzuarbeiten, wie ich es in David Allen’s Buch „Getting Things Done“ gelesen hatte, bemerkte ich, dass mein Arbeitsfluss ins Stocken geraten war und irgendwie nicht richtig zu laufen schien. „Dinge zu ordnen sollte Spaß machen und lustig sein“ – schrieb Allen.

Nach einer Zeit der Selbstanalyse und der objektiven Selbstbeobachtung, fand ich heraus, wie das Chaos zustande kam. Mir fiel mir auf, dass ich die Sachen vor mir stapelte, anstatt aufzustehen und Sie einfach in das Regal einzuordnen oder einen Lochstanzer zu nehmen und die Blätter in einer Mappe abzulegen. Der Grund war, dass ich oft gar nicht wusste, wohin ich die Sachen nun richtig ablegen sollte.

Daraus lernte ich einige wichtige Dinge, die ich in diesen „sechs Regeln richtiger Ablage“ teilen möchte:

1 - Halten Sie Ihr Ablagen immer in Griffnähe!
Das ist sehr wichtig. Einer der Hauptgründe, Sachen nicht abzulegen ist, dass Sie zu faul sind! Wenn es nicht griffbereit ist und Sie es nicht ablegen können, ohne aufzustehen, werden Sie es nicht machen, wenn es hart auf hart kommt. Ich entledigte mich meines alten Schubkastenladens und kaufte stattdessen einen IKEA Rollwagen mit hängenden Ablagen. Jetzt habe ich alle „toten“ Akten (kein Handlungsbedarf!), die ich als Aufzeichnungen behalte, leicht zu erreichen unter meinem Schreibtisch

2 - Finden Sie einfache Schlagwörter als Ablagennamen
Einige Dinge könnten Sie in mehreren Ordnern ablegen und in fünf Kopien – tun Sie das nicht! Es ist weit besser, Dinge an einem Platz aufzuheben, unter dem Schlüsselwort, das Ihnen dazu als erstes einfällt. Wenn Sie in Zukunft nicht finden, was Sie benötigen, überprüfen Sie Ihr Verhalten kritisch und prüfen Sie, ob es ein besseres Schlagwort gibt, unter dem Sie die gesuchte Information eher gefunden hätten. Dann investieren Sie etwas Zeit, um Ihr System anzupassen! Auf diesem Weg stellen sie sicher, dass es in Zukunft besser funktioniert. Ich habe das oft gemacht; Dinge von „Telekom“ zu „Orange“ gewechselt (der Name des Anbieters), zum Beispiel.

3 - Die Häufigkeit zählt – nicht das perfekte Schlagwort
Wie oft benötigen Sie diese Dokumente nun? Mein Ablagesystem ist primär ein alphabetisches, aber zu Beginn habe ich immer 01-Schlagwort, 02-Schlagwort, etc. Das ist der Platz, an dem ich Sachen ablege, die ich am häufigsten benötige. So ist „Bezahlte Rechnungen“, ein Ordner, den ich jede Woche mehrmals brauche, ganz vorne. So spare ich viel Zeit, und brauche den Ordner nicht mehr als ein paar Zentimeter zu öffnen. Das selbe funktioniert mit Ihren Dateien auf Ihrem Computer. Häufig genutzte Dateien sind auf meinem PC auf die gleiche Art gespeichert. Über die Jahre habe ich so schon Millionen Klicks und Scrolls gespart!

4 - Gut genug ist besser als perfekt!
Wir sind getrieben von Perfektion. Ich habe gelernt, mit 90 Prozent zufrieden zu sein. Die zehn Prozent, oder weniger, für die es noch ein paar Sekunden bräuchte, um sie zu lösen und hinter mich zu bringen, interessieren mich gar nicht. Die Zeit, die ich brauche, um die 90 Prozent zu erreichen ist so cool, dass ich mit dem Rest leben kann. Für die letzten zehn Prozent müsste ich mein gesamtes Büro umgestalten, in super-professionelle Ausrüstung investieren und mir meinen Kopf darüber zerbrechen, die perfekte Lösung zu finden. Glauben Sie mir – das ist es nicht wert. Effizienz hat mit Balance zu tun: holen Sie das meiste heraus mit den geringsten Anstrengungen/ Energien/ Budget/ Zeit etc. Ziehen Sie diese Linie und seinen Sie entspannt!

5 - Seien Sie kritisch mit dem, was Sie aufheben!
In Bezug auf Papiere ist mein Glas immer halb voll. Ich will keinen unnötigen Mist sammeln. Ich lege Dinge nur ab, wenn absolut notwendig oder wenn ich zu faul bin, sie zu scannen oder sonstiges. Gibt es da eine Webseite? Einen Artikel online? Kann ich einen Eintrag in meinem GTD System machen? Wenn das einfacher erscheint, werfe ich das Papier weg! Im Gegensatz dazu ist am Computer mein Glas immer halb leer. Im Zweifel, hebe ich die Information auf unter 01-Archiv. Am Computer habe ich unlimitierten Festplattenspeicher – in meinen realen Ordnern nicht!

6 - Investieren Sie in das richtige Material!
Soweit es nicht gegen Punkt vier widerspricht, sollten gutes Material wie ein vernünftiger Ettikettierer, hochqualitative Mappen und was immer Sie sonst noch brauchen Ihrem Standard gerecht werden. Die hängenden Ablagen, die ich bei IKEA gekauft hatte, waren diesbezüglich nicht ausreichend. Ich warf sie weg und holte mir stattdessen gute Teile, mit metallenen Aufhängungen. Wenn etwas reißt und in schlechter Verfassung ist, ist das eine weitere mentale Blockade, um es nicht zu benutzen. Also besorgen Sie sich eine gute Ausstattung mit der Sie gerne arbeiten – Sie sind es wert!

Wenn Ihr Schreibtisch mit Unterlagen überfüllt ist oder Ihr Posteingangsfach überquillt, können Sie sich nicht mehr auf das Wesentliche vorbereiten. Also, werden Sie ein Leertischler! Danach wenn alles abgelegt ist, fällt es einen sehr viel leichter, sich auf das Arbeit zu fokussieren. Was mit dem Rest, der nicht abgelegt werden konnte geschehen sollte, schauen wir uns nächstes Mal etwas näher an.