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Manche nennen es Digitale Revolution. Andere wieder New World of Work. Jene, die Anglizismen nicht so zugetan sind, sprechen wiederum von der Neuen Welt des Arbeitens. Enterprise 2.0 habe ich auch da und dort schon mal gehört.

Wie so oft gibt es viele Begriffe für ein und dasselbe Thema - ein Thema das eigentlich ein Riesentrend ist. Oder besser, ein Riesentrend war. Denn als Trend bezeichnen wir etwas, das einige Experten erahnen, vorhersagen, vielleicht wissen, aber es handelt sich dabei immer um etwas das definitiv noch in der Zukunft liegt. Somit muss von New World of Work eigentlich von einem Thema und nicht mehr von einem Trend gesprochen werden. Denn New World of Work ist schon längst in der heutigen Arbeitswelt angekommen. Viele Aspekte haben sich bereits geändert, von technologischem Fortschritt bis zu neuen Einstellungen.

Beeindruckt war ich, als ich von einer Studie von ITU World Telecommunication 2010 gelesen habe, dass sich 91 % der jungen Europäer nicht weiter als 1 Meter von ihrem Handy entfernen. Das Handy ist somit zu einem der wichtigsten und liebsten Gebrauchsgegenstände geworden, mit denen wir uns umgeben. Und das wirkt sich natürlich auch auf unsere Arbeitsweise aus. Handys, und allen voran Smartphones, ermöglichen uns ständige Informationssuche, permanente Onlinepräsenz, 24-Stunden-Erreichbarkeit – Dinge, die bei früheren Generationen Kopfschütteln bis zu massiver Ablehnung hervorrufen.

Doch die Jugend von heute sieht das anders. Und es sind genau diese jungen Leute, die ins Arbeitsleben strömen und dieses dabei gewaltig umkrempeln und revolutionieren helfen. Und Firmen können sich so einfach nicht davor verschließen. Denn ohne diese Digital Natives, wie sie genannt werden, ohne die High Potentials von heute und morgen und ihre neue Arbeitsweise gerät man als Unternehmen leicht ins Hintertreffen auf dem oft langen und steinigen Weg zum Erfolg.

Immer mehr Menschen sind dank moderner Smart-Phones und Tablets jederzeit und überall online. Sie kommunizieren, informieren sich oder nutzen Unterhaltungsangebote. Ob privat oder im Arbeitsumfeld, viele wollen auf mobile Anwendungen nicht mehr verzichten.

Für Unternehmen werden daher mobile Dienste und Applikationen sowie die Nutzung sozialer Netzwerke zunehmend zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Neue Funktechnologien wie LTE und UMTS ermöglichen auf mobilen Endgeräten wie Smartphones eine immer umfangreichere und flexiblere Internetnutzung. Anwender erwarten mobile Lösungen, die ihnen einen deutlichen Mehrwert bringen.

Im Businessbereich suchen Unternehmen daher nach Mobilanwendungen, die Kunden und Mitarbeitern helfen, Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten. Gleichzeitig erhöhen mobile Lösungen die Sichtbarkeit und die Wettbewerbsposition des Unternehmens. Es gibt aber nur wenige Anbieter die sinnhafte mobile Anwendungen für die unterschiedlichsten Ansprüche realisieren können, aber schon gute Beispiele:

- die mobile Visite, eine App mit der medizinisches Personal im Krankenhaus Vitalparameter von Patienten direkt am iPad erfasst

- die "Road Assistance", eine App die Hilfe bei der Reiseplanung und in Unfallsituationen bietet

- die "SAP Mobility-App" für Fertigungsbetriebe, mit der SAP Produktionsdaten auf mobilen Endgeräten verwaltet werden

- die "mobile Kundenkarte", eine standortbezogene NFC App für Handel und Industrie

Dies sind nur einige Beispiele, die allesamt von Tieto schon erfolgreich realisiert wurden.

FRAGE: Wie sieht Ihre Enterprise Mobility Strategie aus?

Laut einem Artikel im Business Kurier vom 16.02.2012 verbringen Manager 85% ihrer Zeit mit dem Aufbauen und Erhalten von Beziehungen. Das ist wirklich viel Zeit, aber was genau bedeutet das? 85% von welcher Gesamtarbeitszeit?

In dem Artikel werden dazu noch andere Resultate einer Studie der Harvard Business School von 2011 erläutert. Manager verbringen auch 2 bis 3 Stunden pro Tag mit dem Verarbeiten von E-Mails, weitere 2 Stunden mit Recherche und etwa 2,5 Stunden mit administrativen Arbeiten. Das ergibt 7,5 Stunden pro Tag. Dann sollten sie auch noch 85% ihrer Zeit mit anderen Leuten verbringen können? Das würde bedeuten, dass Manager einen Arbeitstag von 50 Stunden haben!

Aber es sind nicht diese 85%, die mir komisch vorkommen. Manager sollten doch so viel Zeit wie möglich in Networking investieren, was ja der wichtigste Teil ihres Jobs ist. Stutzig machen mich die unglaublichen 7,5 Stunden pro Tag, die ein Manager – großteils völlig unnötig – für Emails, Recherche und Administratives aufbringen muss.

Klingt das viel? Ich denke schon. Aus meiner Erfahrung werden dafür nicht mehr als 3 bis 4 Stunden aufgewendet, was aber trotzdem viel zu viel ist. In den unzähligen Coachings und Seminaren, die ich in den letzten Jahren als Produktivitätsexperte durchgeführt habe, ist es immer das gleiche Problem, das von den Teilnehmern genannt wird: „Ich habe zu viel zu tun“. Wenn man sich die überfüllten Schreibtische, chaotischen Notizen und Klebezettel bis hin zu den explodierenden E-Mail-Eingängen ansieht, könnte man das auch glauben. Nach einem ProWork® Coaching oder ein bis zwei Monate nach einem Seminar sieht es gleich anders aus: Geordnete Ablagen, richtig abgelegte E-Mails und keine Zettel oder überfüllten Notizblöcke mehr. Das bedeutet: man hat viel Zeit gewonnen, die man produktiv nützen kann. Aber wie gelangt man zu einem solchen Ergebnis?

Mit der ProWork® Methode werden ein paar einfache Verhaltensregeln eingeübt und mit einem einfachen Workflow werden Erledigungen sofort weiterverarbeitet: entweder delegiert oder als klare Aufgabenstellung für einen selbst dargestellt. Alle Informationsträger (wie E-Mails, Zettel, Briefe, etc.) sind nicht relevant: alleine die Entscheidungen über das Handeln sind relevant (Peter Drucker, frei übersetzt).
Wenn alle Informationen sofort nach gewissen Prinzipien als mögliche Handlungen definiert werden (der Rest wird weggeschmissen oder archiviert) – was bleibt dann übrig? Ihre tatsächliche Arbeit! Nun lassen sich auch endlich mit Hilfe des gewonnenen Überblicks qualifizierte Entscheidungen darüber treffen, was wichtig und was richtig ist und was getan werden muss.

Tests, die ich immer mit meinen Kunden vor und nach den Coachings durchführe, zeigen dass im Durchschnitt 66 Minuten pro Tag gewonnen werden. Wenn wir von 3 bis 4 Stunden Aufwand sprechen, ist diese eine Stunde ein 25%iger Gewinn. Das ist dann doch ein kleiner Urlaub pro Jahr, der eingespart wird! Nicht wenige Empfehlungen sprechen da für sich. http://bit.ly/Empfehlungen

Nur Sie können sagen wie viel Zeit Sie täglich mit Arbeiten verbringen, die eigentlich nicht den Kern Ihres Jobs betreffen. Ich kann Ihnen aber versprechen, dass es möglich ist, diesen Aufwand effektiv zu minimieren. Sie möchten eine Stunde pro Tag für das was Ihnen wichtig ist gewinnen? Reden wir doch miteinander, wie!

Göran Askeljung

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In Österreich gibt es eine Vielzahl von kleiner Stadtwerke und Energieanbieter. Wenn man sich die Geschäftspolitik von dieser „Small Public Utilities“ ansieht, dann ist das Model nicht viel anders als das der großen Energieversorger. Gegenwärtig haben diese Unternehmen teilweise keine standadisierten Lösungen sondern „selbst gebastelte“ Applikationen die von Einzelpersonen betreut werden.

Im Zeitalter von„Cloud“ und „Software as a Service“ bieten sich Service, wie "Pay-per-Use-Infrastruktur" und standadisierte Arbeitsplätze an. So gewinnen diese Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen "Small Utilities" und nützen Services und Angebote von IT Dienstleistern, wie Tieto.

Zweite Auflage der Österreichstudie zu "Unified Communications". Der Report führt mit HMP eine Umfrage zu Unternehmenskommunikation und moderner Arbeitsplatz durch. Teilnehmer erhalten ein Jahresabo der Report-Magazine. Zur Teilnahme an der Studie bitten wir Sie folgenden Link zu verwenden:

www.surveymonkey.com/s/UCtrend2012

Die Spannung ist spürbar. Hochkonzentriert fokussieren die in der Startposition harrenden Sprintathleten das Ziel. Jeder Läufer will sich für das große Abschlussrennen qualifizieren. Anspannung, letztes Durchatmen, der Startschuss fällt. Wenige Sekunden später passiert der selbstbewusste Sieger die Ziellinie, reißt die Arme jubelnd in die Höhe und läuft noch einige Meter aus. Er hat sich als einziger qualifiziert.

Zu diesem Zeitpunkt haben die anderen Läufer noch nicht einmal die Hälfte der Strecke absolviert. Wie das? Anstatt wie der spätere Gewinner beim Startschuss explosiv loszupreschen und die während hunderter intensiver Trainingseinheiten einstudierte Schrittfolge unter höchstem körperlichen Einsatz selbstvergessen bis ins Ziel runterzuspulen, legen diese ein sonderbares Verhalten an den Tag: Etliche sind nur locker losgejoggt, manche walken sogar nur und einige wenige bewegen sich ausschließlich im Schritttempo vorwärts, penibel einen Fuß vor den anderen setzend. Als wäre dies alles ohnehin nicht schon abstrus genug, bleibt jeder der Läufer nach wenigen Schritten wiederholt stehen, um das Rennen erst nach einem mehr oder minder lang dauernden Zwischenstopp wieder fortzusetzen.

Die Zuschauer gellen erbost, die Kommentatoren sind entsetzt. Aber es kommt noch dicker: Die Sportler springen hin und wieder ein paar Schritte der bereits gelaufenen Strecke zurück. Hierbei kommt es sogar vor, dass mancher Athlet dort noch ein wenig länger verweilt, da er sich erst vergewissern will, den bereits absolvierten Weg tatsächlich schon hinter sich gebracht zu haben. Einem der Läufer steht die Pein augenscheinlich ins Gesicht geschrieben. Er gibt alles, kommt jedoch nicht schneller voran, da er jeden seiner Schritte zeitgleich kommentiert. Die Massen wandern enttäuscht ab, schließlich quert auch der letzte Athlet erschöpft die Ziellinie. – Und dabei hat jeder von ihnen in ehrlicher Weise sein Bestes gegeben!

Natürlich würde ein Rennen so niemals ablaufen. Als Sinnbild hingegen veranschaulicht es in Analogie unser angelerntes Leseverhalten – und das quer durch alle Gesellschaftsschichten Österreichs, ohne Ausnahme.

Sie haben eine Kommunikationsstrategie für Ihr Unternehmen erstellt und entschieden, mit Ihrem Unternehmen in Social Media aufzutreten? Sie haben erkannt, dass es nicht ausreicht, einzelne Mitarbeiter auf Facebook posten zu lassen, sondern dass ein Team mit speziellen Skills, eventuell auch in einer eigenen Organisationseinheit, erforderlich ist? Damit haben Sie einen ersten wichtigen Schritt getan.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist festzulegen, welche Informationen Sie über Social Media ins Web schießen - und auch wie Sie mit jenen Informationen umgehen, die aus dem Internet an oder über Ihr Unternehmen wieder retour kommen. Ich bin überzeugt, dass jede Kommunikationsplattform, die gut aufgesetzt ist, von Kunden auch genutzt wird. Allerdings lässt sich der Kunde kaum in Kommunikationsschemata pressen. Wenn Ihre Strategie vorgibt, über Social Media Ihren Kunden positive Botschaften über das Unternehmen und Produktinformationen zu vermitteln, dann seien Sie sich des Risikos bewusst, dass Kunden sich nicht an diese Strategie halten werden. Ihr Gegenüber wird den neu eröffneten Kommunikationskanal auch nutzen, um seinen Ärger über eine schlechte Produkterfahrung, einen verpatzten Kontakt zu Ihrem Callcenter oder Vertriebsmitarbeiter Luft zu lassen. Falls es dazu kommt (und ich bin überzeugt davon, dass es so sein wird), dann sollten Sie Vorkehrungen treffen. Denn im Unterschied zu E-Mail, Telefon oder Fax ist Social Media eine 1:n-Beziehung. Dies bedeutet: die Negativerfahrung wird von allen gelesen, die ebenfalls Ihre Seite besuchen.

Es lohnt es sich Vorkehrungen zu treffen und bereits vor dem Einstieg in Social Media zu überlegen, wie Sie mit Signalen und Botschaften umgehen. Dazu gehört zu Beginn klarzustellen, welcher Mitarbeiterkreis in Ihrem Unternehmen überhaupt für Social Media zuständig ist oder ob jeder Mitarbeiter posten soll. Und es gilt im Detail zu überlegen, wie reagiert wird und wie schnell eine Antwort gepostet wird.

Interessanterweise tanzt Social Media bei den Antwort- und Dienstzeiten aus der Reihe der Kommunikationskanäle. Bei einer telefonischen Anfrage sind wir daran gewöhnt nur bis 17 Uhr, maximal 18 Uhr, jemanden zu erreichen. Bei E-Mail wissen wir, dass der Empfänger irgendwann nachhause geht und frühestens tags darauf antworten wird. Bei Social Media allerdings gelten all diese Regeln nicht. Hier erwarten wir ein „always on(line)“ unseres Gegenübers. Und im Sinne des Unternehmens sollte es wohl auch so gehandhabt haben, denn wenn beispielsweise auf eine negative Botschaft erst zu erneutem Dienstbeginn reagiert wird, kann die Rufschädigung bereits ernorm sein und hohe Aufwände verursachen.

Neben dem Kostenfaktor ist zu klären, wer ermächtigt ist, zu reagieren. Hier geht es um den Ruf Ihres Unternehmens. Also sollten auch Überlegungen vorab gemacht werden, wer aus Ihrem Team mit welchen Botschaften ein Negativposting wieder abwenden kann. Es erscheint mir nicht ratsam, in solchen Fällen immer den Top-Entscheider des Unternehmens befragen zu müssen. Einerseits verlieren Sie damit wertvolle Zeit, in der die Rufschädigung ihr Ausmaß vergrößern kann, andererseits würde das bedeuten, dass auch Sie „always on“ sein müssen.

Ein anderer Gedankensplitter geht in die Richtung zu definieren, welche Organisationseinheiten in Ihrem Unternehmen Nutzen aus Social Media ziehen können. Abgesehen von Customer-Service-Einheiten, die auf diese Weise Kundenfeedback bearbeiten, ist zum Beispiel auch ein Einsatz im Produktmanagement denkbar, wenn es darum geht ein neues Produkt oder ein Produktvariante auf Kundenwunsch zu entwickeln. Sie bekommen haufenweise Kundenwünsche (und können sich vielleicht die eine oder andere teure Marktforschung sparen) und Sie geben Ihren Kunden das Gefühl Gehör zu finden, mitzugestalten, um Rat gefragt zu werden. Das ist ein unschätzbares Asset in Kundenbeziehungen, vor allem wenn dabei auch noch eine neue Produktidee herausschaut oder abgetestet werden kann.

Wo ist also nun der Social-Media-Kreislauf? Informationen und Aktionen, die Sie über Social Media ins Internet losschicken erzeugen wiederum neue Informationen und Reaktionen, die auch wieder zu Ihnen zurückfließen. Sie entscheiden, wie Sie mit diesen Reaktionen aus dem Netz umgehen und wie und in welcher Geschwindigkeit Sie darauf eingehen wollen. Und dies löst im Gegenzug bei Ihrer Zielgruppe wieder etwas aus - und so weiter und so weiter…

Es ist ein wunderschöner Informationskreislauf, in den es sich lohnt Zeit und Skills zu investieren, um sein massives Potenzial zu nutzen.

Sie gehen nach Hause mit dem Vorhaben fünf kleine Sachen zu erledigen – Brot, Milch und Aufschnitte zu kaufen, Ihre Wäsche abzuholen, beim Post das RSA Brief abholen und vor Sechs Uhr Ihren Chef Anrufen mit ein Update. Weil Sie noch nicht senil sind und auch nicht unter Alzheimer leiden, müssen Sie sich das natürlich nicht aufschreiben.

Auf dem Weg zum Billa klingelt Ihr Handy. Der Chef ist verspätet, sein Flug landet erst um 19 informiere die Assistentin. Können Sie Ihm um 1930 anrufen? Klar, kein Problem. In Billa angekommen kaufen Sie ein und gehen nochmals in Gedanken Ihre Besorgungen durch: Brot, Milch, und noch was …? Ach ja, Waschmittel. Nachher bei der Post kommen Sie drauf, Sie haben Ihr RSA Mitteilung auf den Schreibtisch vergessen und gehen verärgert nach Hause. Zu Hause jammert Ihr Partner darüber, dass Sie die Aufschnitte vergessen haben und „wo bleibt die Wäsche?“

Welcher Manager beschäftigt sich (noch) nicht mit der Zukunft der Arbeit? Der demografische Wandel verstärkt die Notwendigkeit, hervorragende Mitarbeiter zu finden und langfristig ans Unternehmen zu binden. Aber woher sollen die besten Mitarbeiter kommen? Hier kann uns moderne Informationstechnologie helfen! Moderne Kommunikationsmittel ermöglichen es heutzutage zu jeder Zeit und von jedem Ort auf firmeninterne Informationssysteme zuzugreifen. Somit bieten sich für Unternehmen unausgeschöpfte Möglichkeiten, hochqualifizierte Mitarbeiter unabhängig von deren Standort einzusetzen und sich dadurch von Marktbegleitern abzuheben.

Der Zugriff auf E-Mails, Dokumente sowie auf ERP- und CRM-Systeme reichen jedoch nicht aus. Die Basis für eine standortunabhängige Kommunikation bildet eine über die Unternehmensgrenzen hinausgehend gelebte Online-Meeting-Kultur, die es ermöglicht, Besprechungen in den virtuellen Raum zu verlagern. Reisekosten werden dadurch deutlich gesenkt und die produktive Zeit steigt, da Reisezeit in der Regel nicht zu 100% produktiv gestaltbar ist. Zudem ist zu beobachten, dass bei Mitarbeitern mit geringerer Reisezeit die Work-Live-Balance verbessert wird.

Um eine Online-Meeting-Kultur nachhaltig im Unternehmen zu verankern, benötigen Unternehmen ein auf die individuellen Anforderungen passendes Werkzeug in Form einer Online-Meeting-Lösung. Eine solche Lösung kann in der Regel zu geringen monatlichen Fixkosten und variablen Laufzeiten gemietet werden. Aber: Entscheidend ist, dass es sich hierbei um kein reines Softwareprojekt handelt, sondern vielmehr die Kommunikationskultur - die im Unternehmen über Jahre gewachsen ist – dauerhaft geändert werden muss. Das bedeutet, dass klare Zielvorgaben erstellt, die Anwender begleitet und die Ergebnisse gesammelt und ausgewertet werden müssen. Einen besonderen Stellenwert in einem solchen Projekt nimmt das Management des jeweiligen Unternehmens ein, welches eine Kultur des Vertrauens vorleben und die Leistung der Mitarbeiter an der Zielerreichung messen sollte. Anwesenheit ist somit keine Messgröße und kein Parameter im Kontext der Mitarbeiterbeurteilung und Aufgabenverteilung!

Aber Workshifting bedeutet noch viel mehr! Workshifting bedeutet auch, dass Mitarbeiter die Möglichkeit haben, flexibel von zu Hause aus zu arbeiten und sich via Online-Meeting mit Kollegen und Kunden abzustimmen. Der tagtägliche Stau ins Büro - und abends wieder zurück  - gehört damit der Vergangenheit an. Untersuchungen in Nordamerika haben ergeben, dass die Zufriedenheit und die Produktivität der Mitarbeiter steigen, wenn diese die Möglichkeit haben, ganz oder teilweise von zu Hause aus zu arbeiten und sich die Arbeit flexibel einteilen können.
Bei Heimarbeitsplätzen muss der Fokus auf die Begleitung der Mitarbeiter, die sich in den eigenen vier Wänden eine professionelle Arbeitsmöglichkeit schaffen müssen, gelegt werden.

Weitere Vorteile im Kontext Workshifting sind, dass Unternehmen durch Reduzierung von Reisetätigkeiten die unternehmensweite CO2 Bilanz dauerhaft senken können und wesentlich besser vor Wetterkapriolen „geschützt“ sind, da sich Mitarbeiter nicht mehr zu einer gewissen Zeit an einem gewissen Ort befinden müssen.

Dieser Beitrag wurde ganz im Sinne von Workshifting in freier Natur - an einem der letzten Sonnentage im August - auf einem Apple iPad verfasst. Sind auch Sie schon bereit für den nächsten großen Shift?

Wenn Sie einwilligen, eine Aufgabe zu übernehmen, geben Sie dann gleichzeitig ein Versprechen, bis wann Sie diese Aufgabe erledigen werden („was bis wann”)? Diese Praxis ist in der heutigen Geschäftswelt eine gängige Empfehlung. Erlauben Sie mir dennoch, Ihnen einen  anderen Blickwinkel aufzuzeigen: Die Methode birgt große Nachteile und verschleiert einen viel besseren Weg.

Im Herbst 2010 haben wir von HMP uns entschieden, unser Wissen zum Thema Unified Communications zu vertiefen,

und haben eine Online-Befragung mit insgesamt 225 Entscheidungsträgern österreichweit durchgeführt. (Anm.: Report-Artikel, 2011-01, Firmenkommunikation in Österreich). Die Eindeutigkeit des Ergebnisses hat selbst uns überrascht. Es ergab sich klar, dass Unified Communications in den österreichischen Chef­etagen als im Besonderen als Möglichkeit zur Prozessverbesserung und Beschleunigung derselben gesehen wird – was jetzt per se noch keine große Überraschung ist.

Gefreut hat uns besonders, wie tiefgehend sich das Thema bereits in den Köpfen der Unternehmenschefs und Entscheider festgesetzt hat und dass Unified Communications kurz- bis mittelfristig am Investitionsradar der österreichischen Firmen aufscheint.

Eine sehr wahrscheinliche Interpretation dieses Ergebnisses ist, daß sich bereits viele ihre Köpfe zerbrechen um eine Antwort darauf zu finden, wie man mit Kommunikation im Unternehmen umgeht. Wie man es schafft, die unterschiedlichen Kommunikationsmuster von Mitarbeitern »unter einen Hut zu bringen« – oder anders gesagt: Wie baut man eine Brücke zwischen dem oft E-Mail-, SMS- und Social-Media-lastigen Kommunikationsverhalten jüngerer und dem meist stärker auf persönlichen Kontakten aufbauenden Miteinander älterer Generationen? Jeder, der mit gewisser Regelmäßigkeit »Redet doch bitte miteinander« predigt, weiß, wovon ich hier spreche.

Wer diese oder ähnliche Gedanken hegt, hat bereits die Notwendigkeit von Unified Communications für sich und sein Unternehmen erkannt und den Weg Richtung Arbeitsplatz der Zukunft eingeschlagen.

Es zeigt sich, dass weltweit – und so natürlich auch in Österreich – Unternehmen begonnen haben, neue Formen des Miteinanders einzuführen und bestehende Arbeitsweisen nachhaltig zu verändern. Ganz oben auf der Liste stehen hier zum Beispiel zeitlich und örtlich ungebundenes Arbeiten, auch unter dem Schlagwort »Mobile Working« bekannt, aber auch Beschäftigungsverhältnisse, die sich speziell nach den Bedürfnissen von High Potentials richten wie Teilzeitbeschäftigungen für Manager.
Um nun Produktivität und Revenue mit sich ändernden Kommunikationsbedürfnissen und höherer Flexibilität von Mitarbeitern unter einen Hut zu bringen, braucht es gezielten Strukturwandel im Unternehmen. Wer sich dem Arbeitsplatz der Zukunft stellen möchte, wird nicht umhinkommen, den einen oder anderen Kulturwandel in Kommunikationsgewohnheiten, intern wie mit auch mit Kunden und Partnern, anzustoßen.

Fragen Sie sich doch einmal, wo Kommunikation der wichtigste Teil in einem Prozess in Ihrem Unternehmen ist. Die UC-Kolumne im Report.

Ein guter Startpunkt für Unified Communications ist, sich mit den Unternehmensprozessen zu beschäftigen und zu überlegen, wo Potenzial für UC wäre und wo der Einsatz von UC überhaupt Sinn macht“, so der letzte Absatz meiner zuletzt erschienenen Kolumne im Report. Die erste Frage, die sich nun sofort aufdrängt ist: „Und bei welchen Prozessen genau soll ich anfangen“?

Kommunikation ist ein Querschnittsprozess, somit wäre eine gute Antwort: „Dort, wo am meisten kommuniziert wird.“ Aber wo wird denn bitte schön nicht kommuniziert? Spätestens seit Paul Watzlawick wissen wir doch, dass man „nicht nicht kommunizieren kann“. Ein guter Ansatz ist, bei jenen Prozessen zu beginnen, wo viele Personen aus unterschiedlichen Bereichen und Abteilungen involviert sind oder eine hohe Kommunikationsintensität besteht. Es gilt also herauszufinden, wo Kommunikation der wichtigste Teil in einem Prozess ist.

Kundenbetreuungsprozesse oder Produktentwicklungen sind gute Beispiele für einen sehr intensiven Abstimmungsaufwand, für hohe Kommunikationsdichte innerhalb des Unternehmens, aber auch mit Kunden und Partnern. Prozesse sind jedoch je Unternehmen sehr individuell und von dessen Kultur gefärbt, so laufen oft in derselben Branche gleiche Prozesse unterschiedlich ab. Daher ist es für einen erfolgreichen UC-Einsatz essenziell, die unternehmensspezifisch richtigen Prozesse zu finden. Die Indikatoren, um Prozesse zu identifizieren, wo UC einen Mehrwert bringt, sind zum Beispiel Kommunikationsintensität, Anzahl der involvierten Personen, Kommunikationskosten, Abstimmungsbedarf und Durchlaufzeiten.

Wenn Sie also Ihr Unternehmen durchleuchtet und identifiziert haben, wo bei all diesen Indikatoren das Ergebnis hoch erscheint, dann haben Sie einen Überblick darüber geschaffen, bei welchen Prozessen UC Ihrem Unternehmen Mehrwert bringen kann. In einem nächsten Schritt benötigt es eine detaillierte Analyse der Tätigkeiten in den eben identifizierten Prozessen, um herauszufinden, welche UC-Tools wie zum Beispiel Collaboration oder Whiteboarding Veränderungen und Verbesserungen in den Unternehmensabläufen bringen. Nun haben Sie den Startpunkt, um zu evaluieren, wo UC Ihrem Unternehmen helfen kann.

Was passiert, wenn sich Unternehmen dem Thema Unified Communications rein von der Technikseite nähern? Die UC-Kolumne im Report.

Die meisten Unified-Communications-Ansätze betrachten die technische Komponente, die technische Umgebung - Werkzeuge die im Unternehmen eingesetzt werden. Wenn Unternehmen also entscheiden, ein UC-Feature wie zum Beispiel Collaboration-Tools zu installieren, geben sie Ihren Mitarbeitern Werkzeuge, mit denen diese ihre Effizienz verbessern können. Was prinzipiell gut ist … mit dem Problem aber, dass kaum ein Mitarbeiter seine Arbeitsweise ändern wird, nur weil er ein neues Tool bekommen hat. Kann er teilweise ja auch gar nicht, da die vom Unternehmen vorgegeben Prozesse unverändert bleiben. Die Mitarbeiter bekommen also einen Ferrari - dürfen aber im Stadtgebiet natürlich nur 50km/h fahren. Was fehlt, sind die Autobahnen, mit denen die Nutzer den neuen Ferrari richtig fahren können. Und diese Autobahnen sind die richtigen Unternehmensprozesse.

Der Return-on-Investment (ROI) von Investitionen in Unified Communications ist nur lukrierbar, wenn anhand der Geschäftsprozesse überlegt wird, welcher Arbeitsschritt durch UC unterstützt werden kann und welcher nicht.
Wesentliche Indikatoren für Prozesse, die mit UC-Investitionen gut zu unterstützen sind, sind Kommunikation und Interaktion etwa mit Kunden und Lieferanten. Dort findet UC ein optimales Umfeld, denn hier können Medienbrüche geglättet, Wissen besser weitergegeben und die Produktivitätszeiten der Mitarbeiter optimiert werden, indem etwa exakt die benötigte Information zur richtigen Zeit der richtigen Person zur Verfügung gestellt wird.

Das wird vielleicht auch bedeuten, dass nicht alle Bereiche und Abteilungen Unified Communications im selben Ausmaß nutzen werden. Nehmen Sie zum Beispiel Mitarbeiter, die viel Kundenkontakt haben. Gerade hier bekommt UC eine unglaubliche Kraft, wenn die benötigten Informationen und Personen beim Termin mit dabei sind. Ein Kundentermin zum Thema Verkauf, Beratung oder etwa Installation bei dem überraschend ein weiterer Experte Ihrer Firma benötigt wird, bedeutet ohne UC, dass das Meeting im schlimmsten Fall beendet werden muss und Sie und Ihr Kunde ohne Ergebnisse vom Tisch aufstehen – mit dem Wissen, daß ein neuer Termin vereinbart werden muss. Sie verlieren Zeit und Effizienz und bieten Ihrem Mitbewerb eine Angriffsfläche, Sie öffnen ihm gegenüber eine Flanke.

Dasselbe Meeting mit Unified Communications würde so aussehen, dass der benötigte Experte über Videoconferencing zugeschalten wird und die Fragen des Kunden direkt und rasch beantworten kann, auf alle notwendigen Informationen Zugriff hat und in die Unterlagen, die Sie gerade mit dem Kunden besprechen, einsehen und mitgestalten kann. Dies ist weit mehr als mit einem telefonischen Rat möglich wäre. Mit Unified Communications sparen Sie Zeit und Kosten - und Sie haben einen Geschäftspartner oder Kunden vor sich, der von Ihrer Flexibilität beeindruckt ist. Ein guter Startpunkt für UC ist daher, sich mit den Unternehmensprozessen zu beschäftigen und zu überlegen, wo Potenzial für Unified Communications wäre und wo der Einsatz von UC überhaupt Sinn macht. So können Sie am besten gewährleisten, dass sich Ihre Investitionen in Unified Communications in erhöhter Produktivität niederschlagen.

Die Kolumne zu moderner Unternehmenskommunikation. Thomas Schmutzer, Geschäftsführer HMP, über die Breitenwirksamkeit von UC-Lösungen. Die Kolumne zum Thema Geschäftskommunikation und Zusammenarbeit.

Immer wieder komme ich mit anderen Unified-Communication-Experten und -Spezialisten zusammen, so zum Beispiel auf diversen Fachvorträgen und Veranstaltungen. Mir fällt dabei überdeutlich auf, dass zum größten Teil immer noch über Features und Produktdetails – verpackt in praktische Nutzenbeispiele – gesprochen wird, stets mit sehr technischem Background. Und immer wieder kommt das einleuchtende Beispiel des »Asien-reisenden Managers, der sich x-tausend Euro an Reisekosten erspart«. Mit diesem Bild will man hauptsächlich die Top-100-Unternehmen ansprechen. Nun gibt es in Österreich eine durchaus erkleckliche Anzahl an solchen international oder sogar global agierenden Unternehmen, allerdings stellt dieses Beispiel den Nutzen für lokal fokussierte Unternehmen in den Hintergrund. UC wird mit diesem Argument zu einem Thema für »die ganz Großen« gemacht. Das finde ich immer sehr schade. Denn das Potenzial, das mit modernen Lösungen bei lokalen Unternehmensgrößen zu heben ist, ist ebenfalls beachtlich.

Überlegen Sie nur, wie viele Mitarbeiter es gibt, die österreichweit zwischen verschiedenen Standorten pendeln. Gründe für diese Bewegungen gibt es einige: Etwa personelle Verantwortung, weil die zugeordneten Mitarbeiter aufgrund einer Regionalstruktur verstreut sind, oder weil es auf Mitarbeiter­ebene regelmäßigen Abstimmungsbedarf gibt. Ich kenne genug Leute, die hier oftmals mindestens eineinhalb Stunden täglich unterwegs sind (und ich spreche dabei nicht von Sales-Leuten, die sicherlich mehr Zeit mit Distanzüberbrückungen verbringen). Sie sind zum Großteil keine Manager und haben meist auch keinen Firmenwagen. Der Nutzen von UC hört somit nicht unterhalb der Chefetage auf – ganz im Gegenteil. Die wirklichen Potenziale liegen in den anderen Ebenen. »Wirklich« im Sinne von breitenwirksam, da Unified-Communication-Lösungen nicht nur Einzelpersonen, sondern ganze Gruppen von Personen und Unternehmenseinheiten effizienter machen können.

Der nächste Effizienzgewinn steht an, wenn man gedanklich die Unternehmensgrenzen verlässt und in Richtung Partner, Lieferanten, Kunden und weitläufige Kommunikation mit diesen Stakeholdern denkt. »Aber braucht dazu der Lieferant nicht dasselbe UC-Equipment, wie ich es im Einsatz habe, damit wir uns optimal abstimmen können?«, werden nun vielleicht Gegenstimmen laut. Die Antwort lautet: Nein. Natürlich wären dies optimale Umstände, aber in Wahrheit gibt es einfache Mittel, um große Investitionssummen zu vermeiden.

Oftmals ist Document-Sharing schon völlig ausreichend, oder der Einsatz von Collaboration-Werkzeugen. Der Trick ist, sich in einem ersten Schritt im Detail anzusehen, welche Mitarbeiter, Unternehmenseinheiten, Partner etc. überdurchschnittlich viel kommunizieren und wo hier Effizienz liegenbleibt. In einem zweiten Schritt gilt es zu überlegen, welche Werkzeuge den größten Nutzen bringen könnten, wie die jeweilige Kommunikationsschnittstelle »enabled«, beschleunigt, verbessert werden kann.

Hände weg vom Gießkannenprinzip! Eine spezifische Lösung auf das gesamte Unternehmen auszurollen bringt vielfach deutlich weniger Effizienzgewinn, als nach Lösungen zu suchen, die die individuelle Kommunikationssituation der Abteilung, des Bereiches verbessern. Unified Communication entfaltet sich erst dann zu seiner vollen Pracht, wenn man erkennt, dass seine Kraft und sein Potenzial in unterschiedlichen kleinen  Lösungen stecken.

E-Mails vernichten täglich 40 Minuten Arbeitszeit. Ständige Unterbrechungen lähmen geistigen "Flow" von Mitarbeitern. Von Göran Askeljung.

E-Mail als Kommunikationsmedium des 21. Jahrhunderts erleichtert das moderne Leben zwar ungemein, vernichtet pro Bürotag im Durchschnitt jedoch 40 Minuten an wertvoller Arbeitszeit. Einer neuen Befragung des britischen Henley Management College www.henley.reading.ac.uk nach vergeuden hochbezahlte Manager im Laufe ihres Berufslebens rund drei wertvolle Jahre damit, elektronische Post zu sichten, Mails weiterzuleiten und nicht zuletzt Spam zu entfernen.

Permanente Ablenkung
E-Mails halten Büroangestellte zunehmend von der Arbeit ab. Denn wie aus einer Befragung von 180 Führungskräften hervorgeht, sieht ein Großteil der Mitarbeiter in der Regel alle fünf Minuten nach, ob neue E-Mails eingegangen sind. Dabei sind Unterbrechungen pures Gift für den geistigen "Flow". Denn laut einer Erhebung der Universität Cardiff www.cardiff.ac.uk brauchen wir für eine fünfsekündige Unterbrechung durch E-Mails im Schnitt jedes Mal 64 Sekunden, um uns wieder auf den davor bearbeiteten Sachverhalt konzentrieren zu können. In anderen Studien hat man das entdeckt, dass unser Gehirn ganze 20 Minuten braucht (!) um wieder in diesen Zustand zu kommen in dem es vor der Störung war, wenn die Störung länger als 3 Minuten anhält.

Arbeitsblöcke und E-Mails checken zwischendurch
Experten raten eher zur bestimmte Zeiten, in denen man sich konzentriert und ausgiebig seinem E-Mail-Eingang widmen kann, und dazwischen Arbeitsblöcke von längerer Dauer einzurichten. Ein paar Stunden sind das Minimum um den maximalen Effekt rauszuholen – ein halber oder sogar ganzer Tag ist noch besser. Je mehr Zeit Sie für einen Arbeitsblock am Stück aufbringen, desto bessere Ergebnisse werden Sie erzielen!

Effektives Abarbeiten von E-Mails und effiziente Zuordnung jener Arbeitsaufgaben, die daraus resultieren, sind die Voraussetzung um das zu erreichen. Mit der ProWork Methode minimieren Sie den Aufwand um Ihren E-Mail-Eingang auf null zu reduzieren - und lernen gleichzeitig die Stärken von Aufgabenmanagement kennen.

Arbeitsmethodik und Aufgabenmanagement statt überfüllte E-Mail-Posteingänge
Denken Sie kurz darüber nach: Es geht doch eigentlich gar nicht um das E-Mail! Worum es geht, sind die daraus resultierende Handlungen, die Sie erst aus den vielen E-Mails ableiten müssen. Mit dem überfüllten Posteingang lässt sich weder Zeitmanagement oder Prioritätenmanagement richtig durchführen, weil die vielen E-Mails selbst gar keine Auskunft über Ihre Arbeit und Ihre Entscheidungen, was Sie damit machen wollen, wirklich erteilen.

Der ProWork Methodik basiert auf der einfache Tatsache, das aus jedem E-Mail ein Handlungsschritt, i.e. eine Aufgabe, abgeleitet werden sollte. Listen von Aufgaben können Sie nämlich quantifizieren, Zeitaufwände abschätzen, Prioritäten ableiten und somit Ihre Arbeit zum ersten Mal wirklich sichtbar machen! Dadurch werden Sie in der Lage sein:

-    Qualifizierte Entscheidungen über Ihre Arbeit richtig zu machen (statt nur dem nächsten E-Mail nachzulaufen)
-    Geistig loszulassen und sich auf die vorhandene Aufgabe besser fokussieren können (statt aus dem Flow zu raten und ständig getrieben zu sein)
-    Die Effektivität und Qualität Ihrer Arbeit nachhaltig zu steigern (statt dahinschwimmen und immer Feuerlöscher spielen)

Die einfache Umsetzung aus E-Mails Aufgaben zu Gestalten geht im Outlook und Lotus Notes sehr gut. Noch besser funktioniert es mit echten Workflow-Systemen wie KOI. Wichtig ist es, dass Sie Listen mit Aufgaben möglichst ohne Medienbruch gestalten können. Was eignet sich also für Ihren vielen Aufgaben, die Sie aus Ihrem E-Mail selbst ableiten müssen, besser als jene Systeme die Sie ohnehin schon verwenden?

In kommenden Blogs möchte ich noch tiefer in der Umsetzung und damit verbundenen Tipps eingehen, wie Sie jeden Tag wertvolle Zeit im Büro mit gutem Aufgabenmanagement gestalten können. Die 40 Min. und noch mehr sind tatsächlich Zeit die Sie dann einfach einsparen können!

Um Unified Communications in Ihrem Unternehmen einzuführen, ist es sinnvoll, sich mit den Unternehmensprozessen zu beschäftigen und jene mit hoher Kommunikationsintensität, also jene, in die viele Personen aus unterschiedlichen Bereichen und Abteilungen involviert sind, zu identifizieren.