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Torsten_Boch_2016_

Durch Nutzungsvermessung Lizenzkosten sparen: Die Bereitstellung von Software im Unternehmen ist häufig standardisiert und starr strukturiert. Viele Geräte erhalten identische Softwareprofile, unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter die mitgelieferten Anwendungen auch benötigt. Was auf der einen Seite die Lizenzierung der Software scheinbar vereinfacht, ist auf der anderen Seite reine Geldverschwendung. Denn jede Installation verursacht nachhaltig Kosten, ganz unabhängig davon, ob eine Lizenz bereits beschafft wurde oder noch nicht.

Unnötige Ausgaben durch nicht genutzte Anwendungen sind leider alltäglich, nichts desto trotz aber vermeidbar. Durch den Einsatz professioneller Tools und gezielter Nutzungsvermessungen können das Portfolio bedarfsabhängig gestrafft und Lizenzkosten eingespart werden.

Überlizenzierung, also Lizenzen für Software zu bezahlen, die gar nicht genutzt wird, ist Geldverschwendung. Vermieden werden kann diese Kostenfalle durch Ermittlung der tatsächlichen Verwendung und darauf aufbauenden Maßnahmen. Vor der Einführung einer Nutzungsvermessung sollten allerdings einige organisatorische Hausaufgaben gemacht werden.

Organisatorische Voraussetzungen
Wird eine Nutzungsvermessung angedacht, sind in erster Linie rechtliche Aspekte im Vorfeld zu klären. Denn die Vermessung sammelt Daten über das Verhalten der eigenen Arbeitnehmer und eventuell auch dritter Personen. Daraus resultieren Informationen, aus denen eindeutig hervorgeht, wer welche Applikation zuletzt genutzt hat.
Grundsätzlich gibt es für die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, klare gesetzliche Vorgaben. Auch nimmt in vielen Unternehmen die Mitarbeitervertretung eine große Rolle bei der Wahrnehmung solcher Interessen ein. Der Betriebsrat sollte daher möglichst frühzeitig in das Projekt involviert werden.
Ein kritischer Punkt bei einer Softwarevermessung ist die Auswertung der gesammelten Informationen. Auch, wenn mit allen Beteiligten und Betroffenen klar vereinbart wurde, dass der Zweck der Maßnahme die Einsparung von Sachkosten ist, müssen Vorkehrungen getroffen werden, damit ein Missbrauch der Daten ausgeschlossen ist. Eine hilfreiche Option könnte es sein, die Datenerhebung und -analyse in die Hände eines unabhängigen Dienstleisters zu legen, der auch die Entfernung nicht mehr benötigter Softwareinstallationen koordiniert. Damit könnte die Sorge der Arbeitnehmer entkräftet werden, dass das Führungspersonal in Kontakt mit den Daten kommt. In jedem Fall sind alle unmittelbar Beteiligten jedoch schriftlich zur Sorgfalt und Verschwiegenheit zu verpflichten.

Stakeholder einbinden
Projektverantwortliche sollten alle Stakeholder detailgenau über das Vorhaben informieren und die notwendigen Zustimmungen einholen sowie sich der Konformität mit Gesetz und existierenden Betriebsvereinbarungen versichern. Idealerweise werden im Gespräch mit den Betroffenen Nutzenpotenziale identifiziert, die sie sogar zu Befürwortern machen. Beispielsweise könnte die mögliche Reduktion von Sachkosten (Softwarelizenzen und Wartungsgebühren) eventuell bestehenden Druck in Fragen der Personalkosten reduzieren. Positive Auswirkungen auf die Akzeptanz hätte sicher auch eine teilweise Rückvergütung eingesparter Lizenzkosten in Form zusätzlicher Weiterbildungsmaßnahmen für die Mitarbeiter.
Es sollte genau festgelegt werden, welche Daten in welchem Detaillierungsgrad erhoben werden. Klar definiert werden sollte außerdem, wer die Daten (sowohl Roh- als auch Berichtsdaten) einsehen darf (Berechtigungssystem) und möglicherweise Schlüsse daraus ziehen kann. Im Vorfeld kann zudem auch vereinbart werden, welche Daten vorgefiltert werden und welche anonymisiert werden müssen.

Dokumentation erstellen
In der Praxis bewährt hat sich die Erstellung einer Dokumentation der Vermessung bereits im Vorfeld. Diese sollte folgende Informationen beinhalten:
Zweckbestimmung. Warum wird die Nutzung vermessen?
Umfang: Welche Applikationen sind davon betroffen, welche nicht?
Berechtigungen: Wer darf wann auf welche Daten oder Reports zugreifen? Wer hat ein berechtigtes Interesse sie zu sehen und wer hat möglicherweise Interesse, darf die Daten aber nicht einsehen. In der Praxis bewährt hat sich das Vier-Augen-Prinzip für den Zugriff und die Auswertung der Daten. Wenn etwa vereinbart wird, dass die Daten nur ausgewertet werden dürfen, wenn ein Betriebsratsvertreter dabei ist.
Betriebsvereinbarung und Verfahrensanweisungen: Beides ist vor allem in großen Unternehmen sehr hilfreich, weil damit alle relevanten Informationen schriftlich festgehalten werden und klar ist, wie die Clientvermessung organisatorisch und technisch implementiert wird und wer die Daten bearbeiten und einsehen darf.

Ablauf der Durchführung
Die technischen Voraussetzungen und die Durchführung einer Nutzungsvermessung sind relativ einfach. Ein professionelles Client-Management-Tool erlaubt auf Basis einer fortlaufend automatisierten Softwareinventarisierung mit wenig Zusatzaufwand die Einrichtung einer Vermessung:

1. Festlegung der zu vermessenden Applikationen und Konfiguration im Client Management Tool.
2. Durchführung der Client-Vermessung über einen zuvor festgelegten Zeitraum. Empfehlenswert sind 90 bis 180 Tage. Für einen Zeitraum dieser Länge ergeben die Messungen ein relativ stabiles Bild über die Applikationsnutzung.
3. Analyse der gesammelten Daten im integrierten SAM Tool.

Maßnahmen und Optionen
Je nach Ergebnis der Vermessung bieten sich in der Regel verschiedene Maßnahmen zur Umsetzung der Kosteneinsparung an:

1) Deinstallation: Das ist die naheliegendste und essenziellste Reaktion. Wenn Anwendungen seit langer Zeit nicht benutzt wurden, könnten diese manuell oder automatisch entfernt werden. Damit werden entsprechend gebundene Lizenzen freigesetzt und fallen in den Pool zurück.
2) Softwarelandschaft reduzieren: Je nach Nutzungsverhalten könnte das Anwendungsportfolio konsolidiert und die Anzahl der Hersteller reduziert werden. Das verringert Komplexität im Lizenzmanagement sowie im Helpdesk. Außerdem verbessert sich die Verhandlungsposition mit jenen Herstellern, deren Produkte im Einsatz verbleiben.
3) Wartungsverträge optimieren: Wartungsverträge auf Lizenzen, die überhaupt nicht oder nur für ältere Produktversionen genutzt werden, könnten zum nächsten möglichen Zeitpunkt reduziert werden. Diese Maßnahme hängt jedoch davon ab, ob die Lizenz- und Wartungsbedingungen des Herstellers dies erlauben.
4) Kauf von Updates einschränken: Aus Gründen des technischen Supports werden für Anwendungen, die nicht unter Wartung stehen, immer wieder Updatelizenzen für die aktuelle Version beschafft. Wenn man dabei ungenutzte Installationen ausnimmt, kann der Umfang der einzukaufenden Lizenzen reduziert und Geld eingespart werden.
5) Rahmenverträge neu verhandeln: Werden Anwendungen nicht mehr in dem Ausmaß genutzt, wie ursprünglich angenommen, ist es sinnvoll Rahmenverträge neu zu bewerten. Mit einer taktischen Kündigung und Neuverhandlung lassen sich unter Umständen deutlich verbesserte Konditionen verhandeln. Das in das SAM Tool integrierte Vertragsmanagement benachrichtigt hierfür automatisch über anstehende Termine zur vorzeitigen Vertragsbeendigung.
6) Verkauf nicht mehr gebrauchter Lizenzen: Nach Urteilen des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) sowie des Bundesgerichtshofes (BGH) sei die Veräußerung bzw. der Erwerb von gebrauchten Softwarelizenzen unter bestimmten Bedingungen legal und rechtskräftig. Daher könnte es eine Option sein, nicht mehr benötigte Softwarelizenzen auf dem Gebrauchtmarkt zu versilbern.

Fazit
Die Vermessung der tatsächlichen Softwarenutzung war im deutschsprachigen Raum vor einigen Jahren noch ein sehr kritisch betrachtetes Instrument, den tatsächlichen Bedarf zu überprüfen. Dies hat sich in der Zwischenzeit stark geändert. Immer mehr Unternehmen nutzen die Gelegenheit, zahlreiche ungenutzte Installationen loszuwerden und Lizenzbestände freizusetzen. Hilfreich dabei ist nicht nur, wenn das Client Management eng mit dem Werkzeug für das Vertrags- und Lizenzmanagement verzahnt ist. Auch der Einsatz eines Servicekatalogs kann helfen, Software bedarfsorientierter bereitzustellen. Vorgesetzte prüfen die Notwendigkeit und erteilen die Genehmigung. Die Installation erfolgt dann vollautomatisch. Auch die „Rückgabe“ nicht mehr benötigter Software ist nur ein Mausklick für den Anwender.  Ein kleines Incentive könnte ihn womöglich für seine Ehrlichkeit belohnen. Werden Sie kreativ.


Über den Autor
Senior Product Manager Torsten Boch ist seit 2006 Produktmanager bei Matrix42 im Bereich „Compliance“ mit den Schwerpunkten License, Asset und Contract Management. Davor war er 15 Jahre als Entwickler, Berater und Projektleiter bei verschiedenen Unternehmen für die Gestaltung und den Einsatz von Standardsoftware verantwortlich. Er ist Diplom Betriebswirt mit einer Spezialisierung auf Steuer- und Handelsrecht sowie Bilanzierung und Buchführung.

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